Le 17 juin 2021, la Direction de la sécurité sociale a publié une instruction relative aux conditions d’application du caractère collectif et obligatoire du régime de santé et prévoyance en cas de suspension du contrat de travail. Elle a pris le soin de rappeler la différence entre les périodes indemnisées ou non par l’employeur et d’ajouter que les salariés mis en activité partielle ou en activité partielle de longue durée, bénéficient désormais des garanties frais de santé et ou prévoyance mises en place.
Il y a maintien obligatoire des garanties, au profit des salariés dont le contrat est suspendu pour la période au titre de laquelle ils bénéficient :
- D’un maintien total ou partiel du salaire ;
- D’indemnités journalières complémentaires financées au moins pour partie par l’employeur, qu’elles soient versées directement par l’employeur ou pour son compte par l’intermédiaire d’un tiers.
Par conséquent, le maintien est facultatif lorsque la période pendant laquelle le contrat est suspendu n’est pas indemnisée.
L’instruction de juin 2021, ajoute un 3ème cas de maintien obligatoire de garanties de protection sociale complémentaire (hors prestation de retraite complémentaire).
Il y a maintien obligatoire des garanties au profit des salariés dont le contrat est suspendu pour la période au titre de laquelle ils bénéficient d’un revenu de remplacement versé par l’employeur au titre :
- De l’activité partielle ou de l’activité partielle de longue durée ;
- De toute période de congé rémunérée par l’employeur (congé de reclassement, mobilité…).
L’instruction ajoute une précision sur la répartition du financement qui s’applique dans les cas du maintien obligatoire. Dans le cas d’une répartition entre employeur et salarié plus favorable pour les seuls salariés dont le contrat est suspendu, cela ne remet pas en cause le caractère collectif et obligatoire des garanties.
De plus, si l’acte instituant les garanties est muet sur l’assiette des cotisations et prestations, celle à retenir est le montant de l’indemnisation versée dans le cadre de la suspension du contrat de travail.
Le respect de ces garanties est une condition d’exonération de cotisations sociales des contributions patronales.
Par conséquent, les entreprises doivent procéder à une mise en conformité de leurs régimes de frais de santé et prévoyance dans le respect de la période transitoire prévue par la Direction de la sécurité sociale.
- Les organismes assureurs ont jusqu’au 31 décembre 2022 pour faire évoluer les contrats d’assurance, sous condition d’informer les assurés (entreprise et salariés) du maintien des garanties en lien avec l’instruction de juin 2021.
Nous ne pouvons que vous conseiller de vous rapprocher de votre organisme assureur, afin d’avoir une notice d’information sur la mise en conformité des documents, et de signer un avenant au contrat initial.
Les garanties relatives à la protection sociale complémentaire peuvent être mises en place selon différentes sources, chacune devant respecter le calendrier suivant :
- Les accords de branche, les accords d’entreprise ou les accords référendaires ont jusqu’au 31 décembre 2024 pour se mettre en conformité ;
- Dans le cadre d’une décision unilatérale de l’employeur (DUE), la date butoir est au 30 juin 2022 pour mettre le document à jour.
Attention, la mise à jour de votre DUE nécessite au préalable qu’elle soit dénoncée en respectant le délai de prévenance indiqué dans le document fondateur, avec en parallèle une information et consultation du comité social et économique.
Les étapes de la modification sont les suivantes :
- Respect du délai de prévenance ;
- Informer l’ensemble des salariés individuellement de la modification du document initial et des nouveautés qui seront intégrées. Vous faites un affichage dans l’entreprise et vous procédez par une information individuelle de chaque salarié via une liste d’émargement. Remettre également à chaque salarié de la même manière la notice d’information de l’assureur sur le nouveau contrat.
Notez que cette obligation calendaire ne résulte pas de la loi mais d’une instruction ministérielle qui pour information n’est pas opposable aux entreprises, mais attention, les contrôleurs URSSAF pourraient pleinement l’appliquer et considérer que vous n’avez pas fait la mise à jour dans les délais et que par conséquent, les exonérations ne seraient plus appliquées.
Si d’avance vous ne pouvez pas respecter le délai de prévenance, en cas de contrôle, il faut absolument apporter la preuve, que vous avez informé le CSE, que les salariés ont été informés individuellement de la mise en place d’un nouveau document et des modifications apportées. Que vous avez contacté votre assureur pour obtenir les notices d’information remises individuellement (garder la preuve de la remise) aux salariés.
