Pour l’exercice de votre activité vous êtes amené à conclure un certain nombre de contrats : contrat de bail commercial, contrat d’assurance, contrat de vente, contrat de fourniture de service, de location financière etc. De ces contrats découlent divers documents tels que les devis, factures et propositions commerciales.
Les contrats étant au cœur du fonctionnement de votre entreprise, il est fondamental de maitriser les différentes relations commerciales que vous tissez au fil du temps. Pour cela, il est nécessaire de maitriser le cycle de vie de vos contrats.
Le cycle de vie des contrats désigne les différentes étapes de la « vie » d’un contrat de sa négociation jusqu’à son terme.
La négociation :
La négociation (la phase précontractuelle) désigne les échanges préalables qui amèneront à la conclusion du contrat. Durant cette phase précontractuelle, vous discutez des modalités du contrat à venir avec votre futur partenaire, vous définissez ainsi l’objet, le prix, les prestations, etc.
Cependant, pour la conclusion de certains contrats, il n’est pas toujours possible de négocier l’ensemble des stipulations. En effet, des contrats tels que les contrats de fourniture de service (téléphonie, internet) ou d’assurance sont des contrats dit « d’adhésion » comportant des clauses non négociables et déterminées à l’avance. De la même manière, les conditions générales de vente disposent de stipulations qui s’imposent aux contractants.
Dans ce cas, n’hésitez pas à demander au démarcheur ou au commercial, de vous fournir une copie de leurs conditions générales afin que vous puissiez en prendre connaissance avant la conclusion du contrat.
De plus, si vous êtes une TPE de moins de 5 salariés et que la conclusion du contrat se fait à la suite d’un démarchage à domicile, le démarcheur est tenu d’une obligation précontractuelle d’information conformément à l’article L. 221-3 du Code de la consommation. Il est tenu de vous remettre d’office un exemplaire du contrat et ses conditions générales.
La rédaction et la relecture du contrat :
Les engagements négociés lors de la phase précontractuelle sont retranscrit dans un document écrit. C’est ce qui compose le contrat.
La phase de relecture du contrat est très importante et ne doit pas être négligée. Cette étape doit vous permettre de prendre connaissance de vos obligations et celles de votre co-contractant. Il s’agit de s’assurer que les engagements négociés lors de la phase contractuelle ont bien été intégrés dans le contrat final.
La signature du contrat :
Après avoir pris connaissance des stipulations du contrat, la signature apposée sur l’acte manifeste le consentement des parties aux obligations qui en découlent. La signature permet également d’identifier son auteur et constitue un élément de preuve en cas de litige.
La signature peut être effectuée par voie électronique via un procédé fiable d’authentification qui garantit l’intégrité du document.
Il est indispensable de conserver un exemplaire original de vos contrats.
L’exécution du contrat :
A compter de la prise d’effet du contrat, chaque partie est tenue d’exécuter les engagements dans les conditions fixées au contrat.
Il est important de s’assurer que les engagements sont bien respectés afin d’éviter les coûts supplémentaires engendrés par un manquement de vos obligations : frais d’impayés, clause pénale, etc.
La fin du contrat :
Au terme du contrat, la relation contractuelle prend fin, les parties ne sont plus liées.
Certains contrats à durée déterminée stipulent une tacite reconduction, permettant un renouvellement automatique du contrat à son terme initial. Il est donc important d’avoir connaissance des dates de fin de contrat, délais de préavis et période de la tacite reconduction.
| Conseils :
Il convient de mettre en place un outil de suivi adapté à votre activité pour avoir une visibilité sur vos engagements, identifier le nombre de contrat en cours, leur date d’échéance, délai de préavis. Pour vous aider à constituer votre propre outil de gestion de contrat, vous trouverez dans la rubrique « documents complémentaires » un modèle de fichier de suivi de contrat. Aussi, vous trouverez dans cette même rubrique un modèle de contrat et le descriptif des différentes clauses. |
