Guide pratique pour la gestion des contrats au sein d’une entreprise

Pour l’exercice de votre activité vous êtes amené à conclure un certain nombre de contrats : contrat de bail commercial, contrat d’assurance, contrat de vente, contrat de fourniture de service, contrat de location financière etc. De ces contrats découlent divers documents tels que les devis, factures et propositions commerciales.

Les contrats étant au cœur du fonctionnement de votre entreprise, il est fondamental de maitriser le cycle de vie de vos contrats.

Le cycle de vie des contrats désigne les différentes étapes de la « vie » d’un contrat de sa négociation jusqu’à son terme.

La négociation :

La négociation (la phase précontractuelle) désigne les échanges préalables qui amèneront à la conclusion du contrat. Durant cette phase, vous discutez des modalités du contrat à venir avec votre futur partenaire. Vous définissez ainsi l’objet, le prix, la nature des prestations ou du bien, etc.

Cependant, pour la conclusion de certains contrats, il n’est pas toujours possible de négocier l’ensemble des modalités. En effet, des contrats tels que les contrats de fourniture de service (téléphonie, internet) ou d’assurance sont des contrats dit « d’adhésion »  comportant des clauses non négociables et déterminées à l’avance par le prestataire. De la même manière, les conditions générales de vente prévoient des stipulations qui s’imposent aux acheteurs.

Dans ce cas, n’hésitez pas à demander au démarcheur ou au commercial, de vous fournir une copie de leurs conditions générales afin que vous puissiez en prendre connaissance avant la conclusion du contrat.

Sur ce sujet, vous pouvez consulter la note : les Conditions Générales de Vente des fournisseurs : enjeux et bonnes pratiques

De plus, si vous êtes une TPE de moins de 5 salariés et que la conclusion du contrat est réalisée à l’occasion d’un démarchage à domicile, le démarcheur est tenu d’une obligation précontractuelle d’information renforcée conformément à l’article L. 221-3 du Code de la consommation. Il est tenu de vous remettre d’office un exemplaire du contrat et ses conditions générales.

Pour plus d’informations : Les contrats conclus hors établissement et le droit de rétractation des TPE.

La rédaction et la relecture du contrat :

Les engagements négociés lors de la phase précontractuelle sont retranscrit dans un document écrit. L’ensemble des engagements compose le contrat.

Dès réception de l’exemplaire de votre contrat, il est impératif de le relire avant de procéder à la signature. Cette étape ne doit pas être négligée car, elle vous permet de prendre connaissance de vos obligations et celles de votre co-contractant.

Il s’agit également de s’assurer que les engagements négociés lors de la phase contractuelle ont bien été intégrés dans le contrat final.

La signature du contrat :

Après avoir pris connaissance des stipulations du contrat, la signature apposée sur l’acte manifeste le consentement des parties aux obligations qui en découlent.  La signature permet également d’identifier son auteur et constitue un élément de preuve en cas de litige.

La signature peut être effectuée par voie électronique via un procédé fiable d’authentification qui garantit l’intégrité du document.

Il est indispensable de conserver un exemplaire original de vos contrats.

L’exécution du contrat :

A compter de la prise d’effet du contrat, chaque partie est tenue d’exécuter les engagements dans les conditions fixées au contrat.

Il est important de s’assurer que les engagements sont bien respectés afin d’éviter les coûts supplémentaires engendrés par l’application de certaines clauses : frais d’impayés, clause pénale, pénalités de retard, etc.

♦ Que faire si vous constatez que votre co-contractant ne respecte pas ses engagements ?

 

Exemple : le fournisseur ou prestataire n’a pas exécuté ses obligations dans les délais ou à la date convenue ; il a exécuté partiellement ses engagements.

1. Consultez le contrat

Souvent, le contrat contient des clauses intitulées : « Obligations », « Résolution », « Responsabilités ».

Ces clauses déterminent à l’avance, les démarches à effectuer en cas d’inexécution du contrat par l’une des parties, les limites de la responsabilité de la partie défaillante et le cas échéant les modalités de résiliation du contrat.

Attention : Ne pas respecter la procédure prévue au contrat peut vous exposer à des pénalités. Face à l’inexécution d’une obligation par votre prestataire/ fournisseur, vérifiez toujours les clauses de votre contrat avant d’agir !

2. Appliquez scrupuleusement la procédure prévue au contrat

OU à défaut de précision dans le contrat, appliquez les procédures de droit commun prévues aux articles 1217 et suivants du Code civil :

• L’exception d’inexécution (articles 1219 et 1220 du Code civil) :

⇒ Suspendre l’exécution de son obligation, si l’autre partie n’exécute pas la sienne et que cette inexécution est suffisamment grave.

Ce mécanisme ne fonctionne que dans les contrats dits « synallagmatiques », c’est-à-dire les contrats contenant des engagements réciproques.

Exemple : dans le cadre d’un contrat de vente, l’acheteur s’engage à payer un prix, le vendeur s’engage à livrer le bien. Le vendeur peut suspendre la livraison du bien en cas de non-paiement de la commande.

L’exception d’inexécution ne peut être appliqué systématiquement. Il faut démontrer que l’inexécution de la partie défaillante est suffisamment grave.

Dans certains contrats, la procédure peut être inefficace voire contreproductive.

Exemple : dans le cadre d’un bail, si le bailleur n’exécute pas les travaux dont il a la charge, le locataire ne peut valablement suspendre le paiement de son loyer pour ce motif, au risque de s’exposer à une procédure d’expulsion, sauf à démontrer que l’inexécution des travaux lui cause une perte totale de jouissance du bien loué.

Nous vous déconseillons d’opposer une exception d’inexécution dans le cadre d’un contrat de bail.

• L’exécution forcée en nature (articles 1221 et 1222 du Code civil)

Le créancier peut, après mise en demeure, poursuivre l’exécution en nature ou faire exécuter lui-même l’obligation. Cette procédure vise à contraindre le débiteur à exécuter son obligation. L’exécution forcée est ordonnée par le juge et souvent assortie d’une astreinte, c’est-à-dire, le paiement d’une somme forfaitaire par jour de retard.

Exemple : un entrepreneur ne finit pas les travaux de rénovation. Le client peut exiger en justice l’achèvement du chantier.

 

Exemple : un vendeur refuse de livrer le bien, malgré le paiement du solde par l’acheteur, ce dernier peut demander, dans la mesure du possible, la délivrance forcée du bien.

Limites :

– la procédure s’effectue en 2 étapes :

1) le créancier doit adresser au débiteur une mise en demeure de s’exécuter dans un délai ;

2) Si la mise en demeure reste infructueuse, le créancier peut faire exécuter l’obligation.

– le juge peut refuser l’exécution forcée en cas d’impossibilité matérielle ou juridique (ex : le bien est détruit) ou s’il existe une disproportion manifeste entre le coût de la mesure pour le débiteur et son intérêt pour le créancier.

• La réduction du prix (article 1223 du Code civil)

Dans le cas de l’exécution partielle d’une obligation, le créancier (celui qui reçoit la prestation) peut, après mise en demeure et s’il n’a pas encore payer tout ou partie de la prestation, notifier au débiteur (celui qui exécute la prestation) sa décision d’en réduire de manière proportionnelle le prix.

Le débiteur doit accepter par écrit la décision de réduction de prix.

Cela suppose l’accord des parties. A défaut d’accord, le créancier peut demander la réduction de prix devant le juge.

Exemple : le fournisseur ne livre qu’une partie des produits commandés. Le client peut accepter la livraison partielle et mettre en demeure le fournisseur de livrer les produits manquants. Si la mise en demeure reste infructueuse, le client pourra solliciter la réduction du prix de la commande proportionnellement aux produits effectivement livrés.

• la résolution du contrat pour inexécution (article 1224 à 1230 du Code civil)

En l’absence de clause précisant les engagements dont l’inexécution entraine la résolution, le créancier peut, à ses risques et périls, résoudre le contrat par voie de notification.

Définition: le terme « résolution » désigne le fait de mettre fin au contrat pour l’avenir en replaçant les parties dans la situation dans laquelle elles étaient avant de s’engager. La résolution du contrat entraine la fin des engagements et la restitution des sommes ou biens reçus. Ex : l’acheteur rend la marchandise et le vendeur rembourse le prix.

La résolution se distingue de la « résiliation », un mécanisme utilisé dans le cas des contrats successifs tels que les abonnements et qui consiste à mettre fin au contrat pour l’avenir. La résiliation n’est pas forcément utilisée pour sanctionner une inexécution.

La résolution du contrat par notification prévue à l’article 1226 du Code de civil doit être appliquée avec la grande prudence et respecter les étapes :

Etape 1 : le créancier constate une inexécution suffisamment grave

Etape 2 : le créancier met en demeure le débiteur de satisfaire à son obligation, dans un délai raisonnable (de 8, 15, 30 jours en fonction de la nature de l’obligation).

Etape 3 : l’inexécution persiste, le créancier notifie au débiteur la résolution du contrat et les raison qui la motivent

Le débiteur peut à tout moment saisir le juge pour contester la résolution du contrat. Le créancier devra alors prouver la gravité de l’inexécution. 

Exemple : vous avez conclu un contrat qui ne contient aucune clause résolutoire, c’est-à-dire une stipulation qui détermine les engagements dont l’inexécution entraine la résolution. Mais, vous êtes confronté à une inexécution partielle ou totale de la part de votre prestataire.

 

Alors, avant de résoudre le contrat, il est impératif d’adresser au prestataire un courrier de mise en demeure soit en lettre recommandée avec accusé de réception soit par signification par un commissaire de justice.

 

Si à l’issue de la mise en demeure, il ne s’exécute pas ou ne répond pas à votre mise en demeure, vous pourrez résoudre le contrat.

 

Attention : la résolution par notification est effectuée à vos risques et périls. Avant d’engager cette procédure, il est fortement recommandé de rassembler tous les éléments de preuves permettant de démontrer la gravité de l’inexécution reprochée.

La fin du contrat :

Au  terme du contrat, la relation contractuelle prend fin, les parties ne sont plus liées.

Certains contrats à durée déterminée stipulent une tacite reconduction, permettant un renouvellement automatique du contrat à son terme initial. Il est donc important d’avoir connaissance des dates de fin de contrat, délais de préavis et période de la tacite reconduction.