Dans le cadre de votre activité, vous pouvez faire face à des retards de paiement ou des factures impayées. Ces situations ont un impact non négligeable sur votre trésorerie. Afin de maximiser vos chances d’obtenir un paiement rapide de vos factures, il est primordial de mettre en place une procédure de recouvrement amiable interne à votre entreprise.
Le recouvrement amiable désigne l’ensemble des actions mises en place par un créancier pour lui permettre de récupérer les sommes qui lui sont dues.
Le recouvrement amiable peut être effectué par le créancier lui-même ou par une société spécialisée. Sur ce dernier point, la FNA dispose d’un partenariat avec RECOUVRER.FR. Cette société spécialisée accompagne les professionnels dans le recouvrement de leurs créances. Pour plus d’informations, nous vous invitons à consulter cette note : Partenariat FNA – Recouvrer.fr.
En cas d’échec du recouvrement amiable, vous pouvez recourir au juge (recouvrement contentieux) via la procédure simplifiée de l’injonction de payer.
Quelque soit la qualité du client, professionnel ou particulier, nous vous présentons la procédure de recouvrement amiable pouvant être mise en place au sein de votre entreprise afin de mieux traiter les impayés :
- Les conditions préalables au recouvrement amiable d’une facture
- La mise en œuvre du recouvrement amiable
Définitions :
- le Créancier / le Débiteur :
De manière générale, le Créancier désigne la personne (physique ou morale) qui, en vertu d’une obligation, dispose d’un droit sur une autre personne (le Débiteur). Le Débiteur doit quelque chose au Créancier, le plus souvent le règlement d’une somme d’argent.
Dans le cadre de votre activité, vos débiteurs sont vos clients professionnels ou particuliers.
- La Créance :
La créance constitue la somme due par le client à l’égard de votre entreprise en contrepartie de la livraison d’un bien ou la fourniture d’une prestation.
Afin de pouvoir procéder au recouvrement d’une créance, il convient de réunir certaines conditions.
Les conditions à respecter avant le recouvrement amiable
Avant d’engager des démarches de recouvrement amiable d’une facture, il faut vérifier que la créance réunisse trois critères : certaine, liquide et exigible.
◊ la créance est « certaine » :
La créance est dite « certaine lorsqu’elle est incontestable et fondée juridiquement.
Dans le cadre de votre activité, la créance résulte de l’exécution d’obligations issues d’un contrat, tels que :
– un contrat de vente : bon de commande, conditions générales de vente ;
– un contrat de prestations de service : devis, ordre de réparation, conditions générales de réparation.
Afin de s’assurer que la créance revêt un caractère « certain », il est essentiel de matérialiser le lien contractuel en faisant signer au client un devis ou un bon de commande, AVANT l’édition de la facture et l’exécution des prestations.
En effet, si le client s’oppose au paiement de la facture, il vous appartiendra de prouver l’existence de cette créance.
En outre, en qualité de professionnel vous êtes tenu d’informer vos clients sur la nature des prestations, des caractéristiques des produits vendus et des tarifs appliqués. Pour prouver que ces informations ont bien été fournies au client, la signature d’un écrit est primordiale.
Pour plus d’informations : l’obligation d’informations précontractuelles, l’affichage des tarifs , l’ordre de réparation.
◊ la créance est « liquide » :
La créance est dite « liquide » lorsque son montant ou sa valeur est déterminée ou déterminable, notamment par l’établissement d’une facture.
◊ la créance est « exigible » :
La créance est dite « exigible » lorsque la date de paiement prévue est dépassée et que le délai de prescription n’est pas expiré.
Le délai de prescription désigne la période pendant laquelle il est possible de recourir à la justice pour exercer ses droits, tel que le paiement forcé de la créance.
Pour les actions entre professionnels, le délai est de 5 ans.
Pour les actions d’un professionnel contre un consommateur, le délai de prescription est réduit à 2 ans à compter de la date d’exigibilité de la facture.
Pour plus d’informations sur les délais de prescription : Les délais pour agir en justice.
La mise en œuvre du recouvrement amiable
- La relance
La relance n’est pas un acte obligatoire. Toutefois, elle peut avoir une certaine utilité lorsque le défaut de paiement provient d’une simple omission de la part du client. La relance permet de lui rappeler ses obligations.
Nous vous recommandons de relancer vos clients dès que vous constatez un retard de paiement et ce, quelque soit le profil : client professionnel, particulier, habituel ou occasionnel.
Parallèlement à la relance, vous devez veiller à éviter tout nouvel impayé et appliquer des mesures de précaution tels que : le refus de nouvelles commandes ou les conditionner à un paiement comptant.
Selon les situations, vous pouvez également exercer votre droit de rétention. Le droit de rétention est la faculté accordée à un créancier qui détient la chose de son débiteur, d’en refuser la délivrance jusqu’à complet paiement de sa créance.
Pour plus d’informations : Le droit de rétention.
⇒ Comment relancer un client défaillant ?
1 – Appeler le client
Vous pouvez procéder à un appel téléphonique en rappelant l’exécution des prestations, la facture et le montant demeuré impayé à l’échéance.
A l’issue de cet appel téléphonique, il convient toujours d’adresser un courriel au client afin de tracer les échanges par écrit, notamment si un nouveau délai de paiement est accordé.
2 – Envoyer un courriel et/ou un courrier de relance
Lorsque la relance par téléphone n’a pas produit d’effet, il est recommandé d’adresser une lettre de relance. Celle-ci peut être envoyée par lettre suivie ou par courriel. Ce dernier procédé permet de limiter toute contestation quant à la réception de la relance.
| Modèle de relance : |
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En-tête et coordonnées de l’entreprise Prénom et Nom du client Adresse du client
A …………. (lieu), le ………… (date)
Madame, Monsieur, Sauf erreur de notre part, la facture n°[référence] , d’un montant de [montant ] € TTC, demeure à ce jour impayée. Nous vous rappelons que cette facture, était payable au …[indiquez ici la date d’échéance mentionnée sur la facture]. Nous vous prions de procéder au règlement dans un délai ferme de ….[indiquez ici le délai stipulé dans vos CGV en cas d’impayé ou tout autre délai raisonnable] à compter de la réception de la présente relance. Vous trouverez ci-joint un exemplaire de cette facture pour rappel. Pour le cas où vous auriez effectué le règlement entre-temps, nous vous prions de ne pas tenir compte du présent courrier.
PJ : copie facture n°… [Signature]
Nom Fonction – Société |
⇒ Que faire si la relance reste sans effet ?
Si la facture n’est pas payée à l’issue de la relance, il convient d’adresser une mise en demeure.
- La mise en demeure
La mise en demeure est une interpellation formelle faite au débiteur qui n’a pas exécuté son obligation. La lettre de mise en demeure présente des avantages.
Il s’agit d’exiger l’exécution de l’obligation dans un délai précis. A défaut d’exécution dans le délai, le débiteur s’expose à des poursuites judiciaires.
En outre, cet acte permet de faire courir les intérêts de retard calculés au taux de l’intérêt légal (articles 1231-6 et 1344-1 du Code civil).
Attention : la mise en demeure n’interrompt pas le délai de prescription. Si le délai de prescription est amené à expirer dans les jours qui suivent, il est fortement recommandé d’opter pour une assignation en justice.
⇒ Comment effectuer une mise en demeure ?
La mise en demeure doit être adressée impérativement sous forme de lettre en recommandé avec avis de réception. Elle doit être dénuée de toute ambiguïté et contenir les mentions suivantes :
– date et lieu de la lettre,
– la mention « mise en demeure »,
– coordonnées du client d’une part et de l’entreprise d’autre part,
– un exposé du contexte et un rappel de l’obligation dont vous exigez l’exécution,
– un délai raisonnable d’exécution et la signature de l’expéditeur.
Nous vous proposons ci-dessous différents modèle de mise en demeure, selon le profil du client.
| Mise en demeure – Client Particulier |
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En-tête et coordonnées de l’entreprise Prénom et Nom du client Adresse du client
A … (lieu), le …. (date) Lettre adressée en RAR n° … [indiquez ici le numéro du recommandé] Objet : MISE EN DEMEURE Madame, Monsieur, Malgré nos relances en date du …, nous n’avons pas reçu le règlement de notre facture n° …[référence], du …[date de la facture]. Nous vous rappelons que cette facture était payable au …[indiquez ici la date d’échéance mentionnée sur la facture]. Nous ne pouvons subir un tel retard de paiement sans dommage. En conséquence, nous vous mettons en demeure de nous régler la somme de … € TTC, montant de notre facture. Nous vous précisons que la présente mise en demeure fait courir les intérêts moratoires, conformément à l’article 1344-1 du Code civil. À défaut de paiement sous huit jours à compter de la réception de la présente, nous nous verrons contraints d’engager une action judiciaire à votre encontre afin d’obtenir le règlement de notre facture et l’indemnisation de notre préjudice. [ à ajouter en cas de détention du véhicule et d’application de frais de gardiennage : « A compter du huitième jour ci-dessus indiqué, vous nous serez par ailleurs redevable de frais de garde, soit…€ par 24 heures, conformément au tarif en vigueur tel qu’affiché dans nos locaux »].
PJ : copie facture n°… [Signature] Nom Fonction – Société |
| Mise en demeure – Client Professionnel |
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En-tête et coordonnées de l’entreprise Prénom et Nom du client Adresse du client
A … (lieu), le …. (date) Lettre adressée en RAR n° … [indiquez ici le numéro du recommandé] Objet : MISE EN DEMEURE Madame, Monsieur, Malgré nos relances en date du …, nous n’avons pas reçu le règlement de notre facture n° …[référence], du …[date de la facture]. Nous vous rappelons que cette facture, d’un montant était payable au …[indiquez ici la date d’échéance mentionnée sur la facture]. Nous ne pouvons subir un tel retard de paiement sans dommage. En conséquence, nous vous mettons en demeure de nous régler la somme de … € TTC incluant : À défaut de paiement sous huit jours à compter de la réception de la présente, nous nous verrons contraints d’engager une action judiciaire à votre encontre afin d’obtenir le règlement de notre facture et l’indemnisation de notre préjudice. [ à ajouter en cas de rétention du véhicule et d’application de frais de gardiennage : « A compter du huitième jour ci-dessus indiqué, vous nous serez par ailleurs redevable de frais de garde, soit…€ par 24 heures, conformément au tarif en vigueur tel qu’affiché dans nos locaux »].
PJ : copie facture n°… [Signature] Nom Fonction – Société |
⇒ Que faire si la mise en demeure reste sans effet ?
Dans une telle situation, vous pouvez recourir à différentes procédures :
- La procédure simplifiée de recouvrement des petites créances :
Pour les créances inférieures à 5 000€, il est possible de saisir un commissaire de justice (ex-Huissier de Justice) aux fins d’obtenir le paiement d’une créance dans un délai réduit d’un mois.
Il s’agit d’une procédure participative à l’issue de laquelle un accord est conclu entre les parties.
Pour plus d’informations : Recouvrement amiable des petites créances par Commissaire de justice
- Le recours aux modes alternatifs de règlement des différends :
Si le montant de la créance est inférieur à 5 000€, ces procédures sont un préalable obligatoire à la saisine du juge.
Pour plus d’informations : Tentative de médiation obligatoire pour les litiges inférieurs à 5000 €
Dans les relations entre professionnelles, vous pouvez saisir le Médiateur des entreprises. Le Médiateur des entreprises s’adresse à tous les acteurs économiques, publics comme privés, qui rencontrent des difficultés dans leurs relations commerciales avec un partenaire (client / fournisseur).
- Le recouvrement contentieux :
Il existe deux procédures permettant de saisir le juge afin d’obtenir le paiement d’une créance, la procédure simplifiée de l’injonction de payer d’une part et l’assignation en paiement d’autre part.
L’assignation en paiement est une procédure contradictoire se déroulant devant le tribunal. Cela signifie que chacune des parties, le créancier et le débiteur, sont en mesure d’exposer leurs arguments.
Le tribunal va alors déterminer si la créance est justifiée. Dans l’affirmative, il indiquera comment le débiteur devra s’acquitter de sa dette.
