Durée de conservation des documents d’entreprise

Au cours de l’exercice de votre activité, vous êtes couramment amené à émettre ou à recevoir des documents qui doivent être conservés au minimum pendant un certain temps. Ce délai de prescription varie en fonction de la nature du document. L’administration peut effectuer un contrôle pour en vérifier la conservation.

Au cours de l’exercice de votre activité, vous êtes couramment amené à émettre ou à recevoir des documents qui doivent être conservés au minimum pendant un certain temps. Ce délai de prescription varie en fonction de la nature du document. L’administration peut effectuer un contrôle pour en vérifier la conservation.

Soyez vigilant dans l’archivage de vos documents professionnels

–        Pensez à définir une méthodologie d’archivage permettant de retrouver facilement vos documents.

–        N’hésitez pas à faire le point régulièrement avec votre comptable sur ce sujet.

Cette note vous présente les différents cas de figure d’archivage.

Document civil et commercial

Type de document Durée minimale de conservation Texte de référence
 

Contrat d’acquisition, de cession de biens immobiliers et fonciers

30 ans Art. 2227 du code civil
 

Contrat ou convention conclu dans le cadre d’une relation commerciale, correspondance commerciale, justificatif de transport de marchandises, ordre de réparation

5 ans art. L.110-4 du code de commerce
 

Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 €)

 

10 ans à partir de la livraison ou de la prestation

art. L.213-1 du code de la consommation
 

Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire…)

5 ans art. L.110-4 du code de commerce
 

Document de transport de marchandises

 

 

5 ans art. L.110-4 du code de commerce
Déclaration en douane

 

3 ans  

art. 16 du règlement européen n°2913/92 du Conseil du 12 octobre 1992

Police d’assurance, déclaration de sinistre  

2 ans à partir de la résiliation du contrat

 

art. L.114-1 du code des assurances
 

Livre de police

 

5 ans à compter de sa date de clôture Art. R.321-6 du code pénal
 

Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle)

5 ans à partir de la fin de la protection art. 2224 du code civil
 

Dossier d’un avocat

 

5 ans à partir de la fin du mandat

art. 2225 du code civil

 

Concernant les documents administratifs et judiciaires tels que : les jugements, les actes de transaction amiable homologuée, les documents relatifs aux biens apportés à la société, le jugement prononçant le redressement judiciaire ou la reprise ou la liquidation, sont à conserver à vie.

Pièce comptable

Type de document Durée minimale de conservation Texte de référence
 

Livre et registre comptable : livre journal, grand livre, livre d’inventaire…

 

10 ans à partir de la clôture de l’exercice

 

art. L.123-22 du code de commerce

 

Pièce justificative : bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur…

 

10 ans à partir de la clôture de l’exercice

 

art. L.123-22 du code de commerce

 

Compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe…)

 

10 ans à partir de la clôture de l’exercice

 

art. L.123-22 du code de commerce

 

Document fiscal

Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans à partir de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis.

Par exemple, les éléments concernant les revenus de 2013, déclarés en 2014, doivent être conservés jusqu’à fin 2019.

Attention : les délais sont portés à 10 ans en cas d’activité occulte : fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration, activité illicite…

Type d’impôt Durée minimale de conservation Texte de référence
 

Impôt sur le revenu et sur les sociétés

 

6 ans

Art. L102 B du Livre des procédures fiscales
Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel  

6 ans

Art. L102 B du Livre des procédures fiscales
 

Impôts sur les sociétés pour l’EIRL, des sociétés à responsabilité limitée

 

6 ans

Art. L102 B du Livre des procédures fiscales
 

Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l’audiovisuel public)

 

6 ans

 

Art. L102 B du Livre des procédures fiscales

 

Cotisation foncière des entreprises (CFE) et CVAE

 

6 ans

 

Art. L102 B du Livre des procédures fiscales

 

Taxes sur le chiffre d’affaires (TVA et taxes assimilées,…)

 

6 ans

 

Art. L102 B du Livre des procédures fiscales

 

Document pour une société commerciale

Type de document Durée minimale de conservation Texte de référence
 

Statuts d’une société, d’un GIE ou d’une association (le cas échéant, pièce modificative de statuts)

 

5 ans à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du RCS)

 

art. 2224 du code civil

 

Traité de fusion (il s’agit d’une opération de concentration entre 2 structures) et autre acte lié au fonctionnement de la société

 

5 ans

 

art. 2224 du code civil

 

Registre de titres nominatifs. Registre des mouvements de titres. Ordre de mouvement. Registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration.

 

5 ans à partir de la fin de leur utilisation

 

art. 2224 du code civil

 

Feuille de présence et pouvoirs. Rapport du gérant ou du conseil d’administration. Rapport des commissaires aux comptes.

 

3 derniers exercices

 

art. L.225-117 du code de commerce

 

Gestion du personnel

 

Type de document Durée minimale de conservation Texte de référence
 

Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique)

 

5 ans

 

art. L.3243-4 du code du travail

 

Registre unique du personnel

 

5 ans à partir du départ du salarié

 

art. R.1221-26 du code du travail

 

Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite…

 

5 ans

 

art. 2224 du code civil

 

Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires

 

3 ans

 

art. L.244-3 du code de la sécurité sociale et art. L.169 A du livre des procédures fiscales

 

Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait

 

3 ans

 

art. D.3171-16 du code du travail

 

Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation

 

1 an

 

art. D.3171-16 du code du travail

 

Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail

Vérification et contrôle du CHSCT

 

5 ans

 

art. D.4711-3 du code du travail

 

Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie

 

5 ans

 

art. D.4711-3 du code du travail

 

 

Gestion des déchets et des fluides frigorigènes

 

Type de document Durée minimale de conservation Texte de référence
 

Bordereau de suivi des déchets dangereux (BSDD)

 

5 ans

 

art. R541-45 du code de l’environnement

 

Registre de suivi des déchets dangereux et non dangereux

 

3 ans

 

art. R.541-43 du code de l’environnement

 

Fiche d’intervention sur un circuit de climatisation automobile (hors VHU)

 

5ans

 

Article R 543-82 du Code de l’environnement.

 

Attestations de la réalisation des  contrôles d’étanchéité et des réparations nécessaires pour les équipements contenant plus de 3 kg de fluide

 

5 ans

 

Article R 543-80 du Code de l’environnement