Au cours de l’exercice de votre activité, vous êtes couramment amené à émettre ou à recevoir des documents qui doivent être conservés au minimum pendant un certain temps. Ce délai de prescription varie en fonction de la nature du document. L’administration peut effectuer un contrôle pour en vérifier la conservation.
Soyez vigilant dans l’archivage de vos documents professionnels
| – Pensez à définir une méthodologie d’archivage permettant de retrouver facilement vos documents.
– N’hésitez pas à faire le point régulièrement avec votre comptable sur ce sujet. |
Cette note vous présente les différents cas de figure d’archivage.
Document civil et commercial
| Type de document | Durée minimale de conservation | Texte de référence |
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Contrat d’acquisition, de cession de biens immobiliers et fonciers |
30 ans | Art. 2227 du code civil |
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Contrat ou convention conclu dans le cadre d’une relation commerciale, correspondance commerciale, justificatif de transport de marchandises, ordre de réparation |
5 ans | art. L.110-4 du code de commerce |
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Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 €) |
10 ans à partir de la livraison ou de la prestation |
art. L.213-1 du code de la consommation |
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Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire…) |
5 ans | art. L.110-4 du code de commerce |
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Document de transport de marchandises
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5 ans | art. L.110-4 du code de commerce |
| Déclaration en douane
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3 ans |
art. 16 du règlement européen n°2913/92 du Conseil du 12 octobre 1992 |
| Police d’assurance, déclaration de sinistre |
2 ans à partir de la résiliation du contrat
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art. L.114-1 du code des assurances |
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Livre de police
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5 ans à compter de sa date de clôture | Art. R.321-6 du code pénal |
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Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle) |
5 ans à partir de la fin de la protection | art. 2224 du code civil |
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Dossier d’un avocat |
5 ans à partir de la fin du mandat |
art. 2225 du code civil |
Concernant les documents administratifs et judiciaires tels que : les jugements, les actes de transaction amiable homologuée, les documents relatifs aux biens apportés à la société, le jugement prononçant le redressement judiciaire ou la reprise ou la liquidation, sont à conserver à vie.
Pièce comptable
| Type de document | Durée minimale de conservation | Texte de référence |
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Livre et registre comptable : livre journal, grand livre, livre d’inventaire… |
10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
art. L.123-22 du code de commerce |
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Pièce justificative : bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur… |
10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
art. L.123-22 du code de commerce |
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Compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe…) |
10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
art. L.123-22 du code de commerce |
Document fiscal
Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans à partir de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis.
Par exemple, les éléments concernant les revenus de 2013, déclarés en 2014, doivent être conservés jusqu’à fin 2019.
Attention : les délais sont portés à 10 ans en cas d’activité occulte : fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration, activité illicite…
| Type d’impôt | Durée minimale de conservation | Texte de référence |
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Impôt sur le revenu et sur les sociétés |
6 ans |
Art. L102 B du Livre des procédures fiscales |
| Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel |
6 ans |
Art. L102 B du Livre des procédures fiscales |
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Impôts sur les sociétés pour l’EIRL, des sociétés à responsabilité limitée |
6 ans |
Art. L102 B du Livre des procédures fiscales |
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Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l’audiovisuel public) |
6 ans |
Art. L102 B du Livre des procédures fiscales |
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Cotisation foncière des entreprises (CFE) et CVAE |
6 ans |
Art. L102 B du Livre des procédures fiscales |
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Taxes sur le chiffre d’affaires (TVA et taxes assimilées,…) |
6 ans |
Art. L102 B du Livre des procédures fiscales |
Document pour une société commerciale
| Type de document | Durée minimale de conservation | Texte de référence |
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Statuts d’une société, d’un GIE ou d’une association (le cas échéant, pièce modificative de statuts) |
5 ans à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du RCS) |
art. 2224 du code civil |
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Traité de fusion (il s’agit d’une opération de concentration entre 2 structures) et autre acte lié au fonctionnement de la société |
5 ans |
art. 2224 du code civil |
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Registre de titres nominatifs. Registre des mouvements de titres. Ordre de mouvement. Registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration. |
5 ans à partir de la fin de leur utilisation |
art. 2224 du code civil |
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Feuille de présence et pouvoirs. Rapport du gérant ou du conseil d’administration. Rapport des commissaires aux comptes. |
3 derniers exercices |
art. L.225-117 du code de commerce |
Gestion du personnel
| Type de document | Durée minimale de conservation | Texte de référence |
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Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique) |
5 ans |
art. L.3243-4 du code du travail |
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Registre unique du personnel |
5 ans à partir du départ du salarié |
art. R.1221-26 du code du travail |
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Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite… |
5 ans |
art. 2224 du code civil |
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Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires |
3 ans |
art. L.244-3 du code de la sécurité sociale et art. L.169 A du livre des procédures fiscales |
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Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait |
3 ans |
art. D.3171-16 du code du travail |
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Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation |
1 an |
art. D.3171-16 du code du travail |
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Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail Vérification et contrôle du CHSCT |
5 ans |
art. D.4711-3 du code du travail |
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Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie |
5 ans |
art. D.4711-3 du code du travail |
Gestion des déchets et des fluides frigorigènes
| Type de document | Durée minimale de conservation | Texte de référence |
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Bordereau de suivi des déchets dangereux (BSDD) |
5 ans |
art. R541-45 du code de l’environnement |
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Registre de suivi des déchets dangereux et non dangereux |
3 ans |
art. R.541-43 du code de l’environnement |
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Fiche d’intervention sur un circuit de climatisation automobile (hors VHU) |
5ans |
Article R 543-82 du Code de l’environnement. |
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Attestations de la réalisation des contrôles d’étanchéité et des réparations nécessaires pour les équipements contenant plus de 3 kg de fluide |
5 ans |
Article R 543-80 du Code de l’environnement |
