La déclaration préalable à l’embauche – DPAE

Vous avez trouvé la « perle rare » votre embauche est imminente, mais un certain nombre de formalités ou déclarations obligatoires vous incombent, dont la DPAE.

Vous ne savez pas comment procéder et vous voulez en savoir plus sur son utilité.

On vous dit tout …

Pour rappel

La Déclaration nominative préalable à l’embauche est une procédure de déclaration systématique et nominative pour chaque salarié que l’employeur a l’intention d’embaucher. Elle a été créée afin de lutter contre le travail clandestin par la loi du 31 décembre 1991.

Tout employeur (personnes physiques ou morales) doit déclarer pour l’ensemble de ses recrutements, l’embauche de tout salarié (quelle que soit la nature ou la durée du contrat), au moyen de la déclaration nominative préalable à l’embauche à l’Urssaf. Articles L.1221-10 à L.1221-12 et R.1221-1 à R.1221-13 du Code du travail.

Dans les faits, cette déclaration vous permet de réaliser 5 actions en une seule fois, car il s’agit d’une mesure de simplification de vos obligations déclaratives.

Comment procéder ?

Les informations à fournir pour la déclaration :

  • Dénomination sociale ou nom et prénoms de l’employeur, code APE, adresse de l’employeur, numéro du système d’identification du répertoire des entreprises et de leurs établissements ainsi que le service de santé au travail dont l’employeur dépend s’il relève du régime général de sécurité sociale ;
  • Nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance du salarié, ainsi que son numéro national d’identification, s’il est déjà immatriculé à la Sécurité sociale ;
  • Date et heure d’embauche ;
  • Nature, durée du contrat ainsi que la durée de la période d’essai éventuel pour les CDI et les CDD dont le terme ou la durée minimale excède 6 mois ;
  • Attention, la DPAE doit être établie dans les 8 jours précédant la date d’embauche ou de prise d’effet d’un nouveau contrat ; toutefois, lorsqu’elle est transmise par lettre recommandée avec AR, elle doit être envoyée au plus tard le dernier jour précédant l’embauche (cachet de la poste faisant foi). L’envoi électronique est à privilégier, il est obligatoire depuis le 1er octobre 2014 pour les entreprises du régime général qui ont accompli plus de 50 DPAE au cours de l’année civile.

Sachez qu’il a été jugé que commet le délit de travail dissimulé, l’employeur qui ne procède pas aux déclarations obligatoires auprès des organismes de protection sociale. A titre d’exemple cela a été retenu concernant un employeur n’ayant pas déclaré ses salariés auprès d’organismes de protection sociale préalablement à leur embauche comme l’exige l’article L. 1221-10 du code du travail et qui avait effectué cette déclaration postérieurement à leur embauche, après la période d’essai. Cass. crim., 20 janv. 2015, n° 14-80.532, n° 7614 F – P + B + I.

Une DPAE tardive est une DPAE qui n’a pas été faite dans les 8 jours précédant l’embauche du salarié.

Pour quels salariés ?

Vous n’avez pas à faire de DPAE pour :

  • Les stagiaires (non-salariés) ;
  • Les adhérents au titre emploi service entreprise, au Titre firmes étrangères, et au chèque emploi associatif.

Pour quel type de contrat ?

  • Pour tous contrats : CDD / CDI ; contrat de professionnalisation, contrat d’apprentissage ;

Attention, en cas de contrat successifs chez le même employeur, comme une succession de CDD sans interruption, ou la transformation d’un contrat d’apprentissage en CDI, il n’y pas de renouvellement de la DPAE à faire.

Quelles formalités permet d’accomplir la DPAE ?

  • L’immatriculation de l’employeur au régime général de sécurité sociale ;
  • L’immatriculation du salarié à la caisse primaire d’assurance-maladie : permet aux services de l’USAF d’attribuer un numéro de sécurité sociale aux salariés assurés pendant toute leur carrière. La plupart du temps les salariés soumis à la DPAE ont déjà un numéro de sécurité sociale. Cette déclaration permet aux salariés d’être rattachés à la CPAM qui couvre différentes prestations (soins, handicap …), mais aussi un rattachement à une CARSAT (qui gère les droits à la retraite.
  • L’affiliation de l’employeur au régime d’assurance-chômage ;
  • La demande d’adhésion à un service de santé au travail ;
  • La demande de visite d’information et de prévention.

Notez qu’elle permet également d’établir la liste des salariés embauchés pour le pré établissement de la DADS.

Les sanctions en cas de non-déclaration ?

Si vous n’effectuez pas de DPAE les sanctions applicables sont les suivantes :

  • Sanctions civiles redressement URSSAF : qui correspond au paiement du total des cotisations de sécurité sociale qui aurait dû être versées si déclaration faite, auquel s’ajoute une majoration.
  • Sanctions administratives : pénalité égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti en cas de non déclaration ou de déclaration tardive ;
  • Sanctions pénales : une DPAE tardive dans le cadre d’un litige ou d’absence volontaire de DPAE constitue un délit de travail dissimulé par dissimulation d’emploi salarié. Elle constitue un délit pénal de travail dissimulé faisant partie de la catégorie de travail illégal.

Par conséquent, vous pouvez être condamné par le tribunal correctionnel à une peine cumulative de :

  • 45 000 € d’amende et 3 ans d’emprisonnement pour une personne physique ;
  • 225 000 € d’amende et un placement sous surveillance judiciaire pour une personne morale.

ATTENTION : le montant de l’amende et le nombre d’années d’emprisonnement sont supérieurs si le travail dissimulé concerne notamment un mineur : 75 000 € d’amende et 5 ans d’emprisonnement.

Il existe également des peines complémentaires comme :

  • L’interdiction d’exercer une activité professionnelle pendant 5 ans ;

  • La diffusion, pendant 1 an, du jugement prononçant la sanction pénale dans une liste noire présente sur le site internet du ministère du travail ;

  • Des sanctions administratives peuvent également être prononcées : la suppression des aides publiques pendant 5 ans maximum ; le remboursement des aides publiques perçues pendant 12 mois ; la fermeture de l’entreprise pendant une durée de 3 mois maximum, ordonnée par le préfet.

Peut on régulariser une déclaration tardive ?

Il est possible de régulariser en contactant l’URSSAF, mais vous n’êtes pas à l’abris d’une sanction.

Les obligations de l’employeur vis-à-vis du salarié

Vous devez remettre au salarié une copie de déclaration préalable à l’embauche ou de l’accusé de réception reçu de l’organisme de recouvrement. Cette obligation de remise est considérée comme satisfaite dès lors que le salarié dispose d’un contrat de travail écrit, accompagné de la mention de l’organisme destinataire de la déclaration.

Attention, en cas de contrôle de l’administration, vous devez être en mesure de présenter l’accusé de réception de la déclaration adressé par l’Urssaf, qui doit être conservé jusqu’à l’établissement de la DADS. Si vous ne l’avez pas encore reçu, les éléments permettant de vérifier que vous avez procédé à la déclaration : avis de bonne réception de la télécopie ou double de la lettre d’envoi et récépissé postal. A défaut, vous risquez une amende prévue pour les contraventions de 4ème classe.

A savoir : s’il s’agit d’une première DPAE et si l’embauche ne se concrétise pas (le salarié n’est pas venu …), vous devez en informer votre Urssaf rapidement, afin d’interrompre l’ouverture de votre compte employeur.

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