Embauche d’un salarié majeur : les formalités à effectuer

L’embauche d’un salarié, quelles que soient la nature et la durée du contrat, donne lieu à différentes formalités obligatoires. Certaines catégories de salariés ou situations particulières (apprentis, …) nécessitent des formalités supplémentaires non évoquées ici.

Déclaration préalable à l’embauche (DPAE)

La DPAE doit obligatoirement être effectuée, au plus tôt 8 jours avant l’embauche et au plus tard avant la mise au travail effective du salarié. Elle concerne tout type de contrat (CDD ou CDDI), à temps plein ou partiel, apprentis et contrat de professionnalisation compris, seuls les stagiaires ne sont pas soumis à la DPAE. 

Elle permet de remplir en une seule formalité, vos obligations en matière d’embauche : l’immatriculation de l’employeur et du salarié à la Sécurité sociale ; l’affiliation du salarié au régime d’assurance chômage ; l’adhésion à un service de prévention et de santé au travail ; la demande de visite d’information et de prévention ou d’examen médical d’aptitude.

Vous devez la transmettre :

  • Obligatoirement par voie électronique pour l’embauche du 1er salarié,  ou si vous avez adressé plus de 50 DPAE au cours de l’année civile précédente, sur le site Net entreprises ;
  • Par envoi du Cerfa 14738*01, en recommandé avec avis de réception (ou télécopie), au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l’embauche. L’Urssaf adresse un récépissé accusant réception de la déclaration mentionnant les informations enregistrées dans les 5 jours suivant la réception de la DPAE.

Cette formalité n’est pas à accomplir pour les stagiaires et les intérimaires, ni pour les utilisateurs du Titre emploi-service entreprise. En cas de succession de CDD ou d’un CDD transformé en CDI vous n’avez pas à faire une nouvelle DPAE.

Gardez précieusement l’accusé de réception de la DPAE qui pourra vous êtes demandé par les agents de contrôle (URSAFF, inspection du travail…).

La DPAE doit obligatoirement contenir un certain nombre de mentions obligatoires :

  • Nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale du salarié ;
  • Dénomination sociale de l’entreprise, adresse, code APE, numéro de SIRET et le service de santé au travail dont elle dépend ;
  • Date et heure d’embauche, la nature, la durée du contrat ainsi que la durée de la période d’essai éventuelle.

Le salarié ne se présente pas à son poste le jour prévu, que faut il faire ? Si l’embauche ne se concrétise pas, vous devez en informer  votre Urssaf rapidement, afin d’interrompre l’ouverture de votre compte employeur.

Déclaration complémentaire

En plus de la DPAE, l’employeur effectue une déclaration préalable des personnes recrutées, par lettre recommandée, adressée à l’inspection du travail dans les cas suivants :

  • Dans les établissements industriels et commerciaux, toute personne qui se propose d’occuper du personnel pour la première fois, doit, sous peine d’une amende, en avertir l’inspection du travail préalablement à l’embauche.
  • Lors d’une nouvelle embauche dans un établissement qui a cessé d’employer du personnel pendant 6 mois au moins ;
  • Lors de la déclaration de modification de l’entreprise (changement d’exploitant, d’industrie ou de commerce, ou transfert géographique).

Affiliation auprès de la caisse de retraite complémentaire

Vous devez effectuer l’affiliation du nouveau salarié auprès d’IRP AUTO :  Alliance Professionnelle Retraite Agirc et Arrco, pour tous les salariés non cadres, cadres ou agents de maîtrise des services de l’automobile.

Inscription sur le registre unique du personnel

Tout salarié nouvellement embauché doit être inscrit sur le registre unique du personnel. Cette formalité doit également être effectuée pour les travailleurs temporaires, les travailleurs mis à disposition par un groupement d’employeurs. Les stagiaires sont inscrits dans une partie spécifique du registre du personnel.

Médecine du travail : visite d’information et de prévention 

Vous devez organiser une visite d’information et de prévention (VIP) (elle remplace la visite d’embauche) dans les 3 mois suivants la prise de poste quels que soient le contrat de travail et la durée de celui-ci.

Pour en savoir plus synthèse visites médicales

Elle est obligatoire avant l’embauche pour :

  • Le travailleur de nuit ; 
  • Le jeune travailleur de moins de 18 ans.

Pour les travailleurs affectés à un poste présentant des risques particuliers pour leur santé ou leur sécurité bénéficiant d’un suivi individuel renforcé (SIR), ils doivent avoir un examen médical effectué par le médecin du travail avant l’affectation sur le poste.

Cas de dispense :

  • Lorsque le salarié a bénéficié d’une VIP dans les 5 ans précédant son embauche et qu’il occupe un emploi identique à celui qu’il a quitté
  • Le délai de 5 ans  est réduit à  3 ans pour les travailleurs de nuit, les travailleurs handicapés, les travailleurs titulaires d’une pension d’invalidité et les travailleurs relevant d’un suivi individuel renforcé.

Établissement ou mise à jour du document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP)

Obligatoire à partir d’un salarié quel que soit le type de son contrat. Il répertorie tous les dangers pour la sécurité et la santé des salariés, analyse les risques et liste les moyens de prévention mis en place ou à mettre en place.

Il doit être mis à jour au minimum une fois par an, sauf pour les entreprises de moins de 11 salariés dans certains cas.

Établissement d’un contrat de travail 

Un contrat de travail écrit est obligatoire pour certains types de contrat, notamment :

  • Le contrat de travail à durée déterminée ;
  • Le contrat de travail à temps partiel ;
  • Le contrat d’apprentissage ;
  • Le contrat de professionnalisation.

Concernant le contrat de travail à durée indéterminée, si le code du travail ne le rend pas obligatoire, la Convention collective nationale des Services de l’Automobile impose un contrat écrit (articles 2.03 et 4.02). Par conséquent, quel que soit le type de contrat de travail, vous devez rédiger un contrat de travail écrit.

Documents à remettre au salarié à son arrivée

  • Contrat de travail ; 
  • Copie de la déclaration préalable à l’embauche ou de l’accusé de réception délivré par l’Urssaf ;
  • Information relative à la protection sociale complémentaire (prévoyance) applicable dans l’entreprise : donnée pouvant figurer dans le contrat de travail ; 
  • Information relative à la complémentaire santé applicable dans l’entreprise et remise des documents à remplir pour l’affiliation et/ou de la demande de dispense ;
  • Note d’information sur le traitement des données personnelles (RGPD) ;
  • Livret d’accueil de sécurité élaboré par les partenaires sociaux livret de sécurité ;
  • Livret d’épargne salariale lorsqu’il existe un dispositif d’épargne salariale dans l’entreprise ;
  • Toute information spécifique à l’organisation du travail dans l’entreprise.

Affichages obligatoires

Vous avez la possibilité depuis octobre 2016 de choisir, pour communiquer certaines informations, la remise en main propre contre décharge plutôt que l’affichage 

Dans ce cas, vous devez notamment remettre :

  • Le Règlement intérieur, s’il existe (obligatoire dès 50 salariés) ; 
  • Textes de loi relatifs à l’égalité de rémunération entre les femmes et les hommes ;
  • Textes relatif au harcèlement moral et au harcèlement sexuel ; 
  • Texte relatif à la lutte contre la discrimination à l’embauche.

Pour en savoir plus affichage obligatoire – affichage à l’attention du personnel

Informations et formation

  • Information du salarié qu’il bénéficie tous les 2 ans d’un entretien professionnel avec son employeur afin d’évaluer ses perspectives d’évaluation professionnelle, notamment en termes de qualification et d’emploi. Il n’est pas destiné à évaluer son travail. Le mieux est d’insérer l’information dans le contrat de travail. Attention la convention collective des services de l’automobile indique en son article ARTICLE 1.21 – FORMATION PROFESSIONNELLE – d – « L’entreprise doit assurer à chaque salarié un entretien professionnel dans l’année suivant l’embauche, puis tous les deux ans »
  • Information du salarié relative à la sécurité : il s’agit de l’informer sur les précautions à prendre afin d’assurer sa propre sécurité et celles des autres, mais également sur l’utilisation des EPI fournis.

Présentation du DUER (document unique d’évaluation des risques) et du livret d’accueil de sécurité.

  • Formation à la sécurité en cours de période d’essai : la formation doit être renforcée si le salarié est exposé à des travaux dangereux.

Utilisation des fiches de poste HSE (hygiène sécurité, environnement) et des équipements de protection.

Constitution du dossier personnel du salarié

Avec notamment :

  • Contrat de travail ;
  • La fiche de poste ;
  • Copie de la pièce d’identité ; 
  • Permis de conduire si nécessaire par rapport au poste occupé ; 
  • Attestation Sécurité Sociale ; 
  • Autorisation de travail pour les salariés étrangers ; 
  • Eventuelle demande de dispense d’affiliation à la complémentaire santé de l’entreprise ;
  • Copie des diplômes, des attestations diverses (climatisation, véhicules électriques, etc.) ;
  • Preuve de la remise d’outils de travail tels que caisse à outils, clé de vestiaire, vêtements de travail, téléphone ou ordinateur portables, etc. 

Jeunes salariés

Article 1.19 de la Convention collective nationale des services de l’automobile 

La qualité de l’accueil des jeunes, surtout lors du premier emploi, étant une condition essentielle de leur bonne insertion, l’employeur devra :

  • Présenter au jeune les principaux rouages de l’entreprise ;
  • Faire un commentaire des engagements réciproques contenus dans la lettre d’embauche ou le contrat de travail ;
  • Faire un commentaire du règlement intérieur lorsqu’il en existe, et en particulier des consignes de sécurité ;
  • Désigner une personne qualifiée pour accompagner effectivement le jeune; ce rôle est normalement confié à un tuteur ou, dans le cas du contrat de formation en alternance, au maître d’apprentissage.

Toute entreprise devra procéder, une fois par an, à un entretien spécifique du chef d’entreprise ou de son représentant, avec tout jeune en formation dans l’entreprise sous contrat de formation en alternance.

Autres documents dans la même catégorie :

Comment choisir le bon intitulé de poste

Le licenciement pour inaptitude professionnelle (AT ou maladie pro) – sans reclassement

Le forfait annuel en jours

Les aides à l’embauche

Charges sociales année 2024

Convention collective des services de l’automobile – Janvier 2024

Tarification des accidents du travail / maladies professionnelles 2024

Le refus par un salarié d’une proposition de CDI à l’issue d’un CDD ou d’une mission d’intérim

SMIC au 1er Janvier 2024

La loi partage de la valeur et la PPV

Le licenciement pour inaptitude d’origine non professionnelle avec reclassement

Le registre unique du personnel

Activation du plan « catastrophes et intempéries » et du dispositif d’activité partielle pour les entreprises sinistrées

La déclaration préalable à l’embauche – DPAE

Droit aux congés payés pendant un arrêt maladie (professionnel ou non) : Jurisprudence du 13 septembre 2023 une bombe à retardement pour l’employeur !

Le règlement intérieur (RI) dans l’entreprise

Convention collective des services de l’automobile – Août 2023

Jurisprudence : la forme de la preuve du paiement du salaire ?

La surveillance post exposition des salariés – soyez vigilants

Guide URSSAF du déclarant 2023

Tout savoir sur l’obligation de loyauté et de fidélité du salarié 

Renforcement de la protection des salariés ayant un enfant malade

Revalorisation des salaires minima au 1er août 2023

Embaucher un salarié étranger : quelles démarches ?

Convention collective des services de l’automobile – Juillet 2023

La réforme des lycées professionnels et l’entreprise

SMIC au 1er mai 2023

La présomption de démission en cas d’abandon de poste

Réforme des retraites au 1er septembre 2023

Revalorisation des salaires minima au 1er mai 2023

Revalorisation des salaires minima au 1er janvier 2022

Loi DDADUE : les mesures en droit social

Notification de licenciement absences répétées et désorganisation de l’entreprise

Le dispositif « emplois francs » est de nouveau prolongé

Jurisprudence : informer oralement le salarié de l’envoi de la notification de licenciement : bonne ou mauvaise idée ?

Le passeport de prévention

Le bulletin de paie version 2024

Modèle mise à pied à titre disciplinaire

RGPD et recrutement – Guide CNIL

Tarification des accidents du travail / maladies professionnelles 2023

Charges sociales année 2023

Les titres restaurant

Convention collective des services de l’automobile – Janvier 2023

SMIC au 1er janvier 2023

Revalorisation des salaires minima au 1er janvier 2023

La démission du salarié

Organisez les fêtes de fin d’année en toute sérénité

Loi Rixain : depuis le 26 décembre 2022, interdiction de verser le salaire d’un salarié sur le compte d’un tiers

La majoration tarification de la cotisation accidents du travail abrogée par le décret du 28 décembre 2023

Protocole de rupture amiable d’un CDD

Jurisprudence : attention à la possible requalification de l’astreinte en temps de travail effectif

Le compte AT / MP : nouveau délai pour inscription jusqu’au 11/12/2023

Comment gérer les ponts en entreprise

Gérer le décès d’un salarié

Le service « suivi DSN »

Réponse suite démission

Jurisprudence : absence prolongée pour maladie et désorganisation de l’entreprise – Cassation 6 juillet 2022

La clause de dédit formation

Jurisprudence : la procédure de précision des motifs de licenciement est-elle obligatoire ?

Convention collective des services de l’automobile – 30 Août 2022

La prime de partage de la valeur (ex PEPA)

Le contrat de travail à durée déterminée

Le paquet législatif pouvoir d’achat

SMIC au 1er aout 2022

CCNSA Juillet 2022

L’ANFA lance Innovauto.org

Auto-entrepreneur : attention au risque de requalification en CDI

Les aides aux alternants prolongées en 2022

Le reçu pour solde de tout compte

Risques professionnels : découvrez les subventions de l’Assurance Maladie

Accords d’entreprise et / ou décision unilatérale employeur

La réforme du statut du conjoint collaborateur au 1er janvier 2022

Le calcul du salaire des vendeurs

La maternité

L’accès temporaire au capital de fin de carrière pour les salariés prenant une retraite anticipée pour carrière longue

La mise en conformité de l’acte de mise en place du régime de protection sociale complémentaire

Le certificat de travail

Contrat de travail à durée déterminée (à terme précis) – Temps partiel

SMIC au 1er mai 2022

La journée de solidarité

La période d’essai

Convocation entretien préalable à sanction disciplinaire pouvant aller jusqu’au licenciement, avec mise à pied conservatoire

Contribution unique à la formation professionnelle et à l’alternance 2022

Contrat de travail à durée indéterminée – CDI

Synthèse des visites médicales

Fusion des documents Avis arrêt de travail, Certificat médical spécifique AT- MP

Convocation à entretien préalable à une éventuelle mesure pouvant aller jusqu’au licenciement

Nouvelle présentation du bulletin de paie version 2022

Tarification des accidents du travail / maladies professionnelles 2022

Mise en œuvre du titre mobilité à partir du 1er janvier 2022

Charges sociales année 2022

Revalorisation des salaires minima au 23 juillet 2022

SMIC au 1er janvier 2022

Déclaration du statut de conjoint collaborateur

Convocation entretien préalable à sanction

Egalité professionnelle – femmes – hommes

Chèques cadeaux – bons d’achat

La retraite progressive des salariés et des indépendants au 1er septembre 2023

La mise à la retraite du salarié et la mise à la retraite d’office

Départ à la retraite anticipée pour carrière longue

Guide pratique de l’aide à l’embauche des alternants – janvier 2024

Modèle document unilatéral – APLD

Activité partielle de longue durée – APLD

L’indemnité inflation

Convocation entretien préparatoire en vue d’une rupture conventionnelle

Le pouvoir disciplinaire de l’employeur

Le précis de l’apprentissage

Mise à disposition de cabinets d’aisance

Chauffage des locaux

Douches : obligatoires ou non ?

Les lavabos en entreprise

Les vestiaires dans l’entreprise

Durée légale et durée maximale du travail

Le temps de trajet

Le temps d’habillage

La clause de non concurrence

Epargne salariale, intéressement, participation

Résiliation des contrats de complémentaires santé (mutuelle)

Avenant dans le cadre d’un temps partiel thérapeutique

Le licenciement pour inaptitude d’origine non professionnelle – sans obligation de reclassement

Le cumul emploi retraite (salariés – indépendants) au 1er septembre 2023

Le SMIC au 1er octobre 2021

Déclaration et reconnaissance d’un accident du travail – accident du travail mortel

Contribution à la formation professionnelle : acompte à régler avant le 15/09/2021

Le Capital de fin de carrière

Soyez prudent dans la gestion d’un abandon de poste

Le bulletin officiel de la sécurité sociale – BOSS

Le solde de tout compte

Temps partiel thérapeutique – reconnaissance – mise en place

Trame entretien professionnel

Trame entretien annuel d’évaluation

La modification du contrat de travail

Les conséquences de la sous – qualification d’un salarié

La visite médicale de reprise et de pré reprise, et le rendez vous de liaison depuis la loi santé au travail

Le compte épargne temps

Travaux interdits et réglementés – emploi jeunes de 15 à 18 ans

Procédure de licenciement pour inaptitude non professionnelle sans reclassement

Modèle notification de licenciement pour faute grave dans le cas d’un abandon de poste

Aide au financement du permis de conduire des apprentis

Gérer les addictions en entreprise

Charges sociales au 1er janvier 2021

Convention collective – janvier 2022

Conditions légales de départ à la retraite

La nécessité de remplacer un salarié absent

Le dispositif de prime exceptionnelle de pouvoir d’achat – PEPA – « Prime Macron »

Les opérateurs de compétence (OPCO) – L’OPCO Mobilités

L’entretien professionnel – L’entretien d’état des lieux récapitulatif

Les heures supplémentaires relatives au travail des vendeurs

L’astreinte

Heures supplémentaires

Réduction du temps de travail et contrat de travail

Repos quotidien et repos hebdomadaire

Indemnisation suite indisponibilité maladie, accident du travail, du salarié cadre

Arrêt maladie, accident de travail – ouvriers – employés – agents de maîtrise

Usage d’entreprise – engagement unilatéral de l’employeur

La gestion sanitaire des vagues de chaleur

Congés payés et maladie

Congés payés synthèse

Minima garantis 2021

Le temps de pause et de restauration

Travail de nuit

Travail le dimanche

Modèle de mise en demeure de présomption de démission en cas d’abandon de poste

Modèle convocation entretien préalable à sanction disciplinaire pouvant aller jusqu’au licenciement

La médaille d’honneur du travail

Convention collective services de l’automobile – CCNSA – Avril 2021

L’interdiction de vapoter

L’interdiction de fumer

Affichage consigne incendie

Tarification accidents du travail / maladie professionnelles 2021

Les nouveaux critères de prise en charge du FAFCEA pour 2021

Contributions à la formation professionnelle et la taxe d’apprentissage 2020-2021

Aide à l’embauche : l’opération « emploi franc+ » et le dispositif « emploi franc »

Les attestations Pôle Emploi évoluent

L’aide exceptionnelle à l’embauche des alternants prolongée en 2024

Le report des visites médicales et examens médicaux des salariés

Le congé de paternité et d’accueil de l’enfant

FNE formation

Offre de contrat de travail ou promesse de contrat de travail

La vidéosurveillance / la géolocalisation

SMIC AU 1ER JANVIER 2018

Salaires minima conventionnels 2018 au 1er Janvier 2018

Revalorisation du SMIC au 1er janvier 2021

Reçu pour solde de tout compte

Licenciement pour motif économique

Le licenciement pour inaptitude d’origine professionnelle (suite AT ou maladie pro) – avec reclassement

Les réunions à distance du CSE pendant l’état d’urgence sanitaire

Elections des représentants au CSE MAJ 2021

Calendrier électoral CSE

Les Sanctions disciplinaires

Discrimination sur l’apparence physique au travail

Questionnaire Accords d’entreprise et actions spécifiques

Lettre fédérale n° 10-19 Questionnaire accord d’entreprise et actions spécifiques

Covid19 – Arrêts de travail simplifiés 2020

L’année 2020 et le casse-tête des entretiens professionnels

Compte personnel de formation (C.P.F)

Jobs d’été

Modèle Accord annualisation du temps de travail

Voiture de service ou véhicule de fonction – Avantage en nature

Modèle convention forfait jours

Modèle compte-rendu entretien professionnel bilan 6 ans

Modèle de clause de confidentialité

Indemnité de congés payés

Fermeture de l’entreprise pour congés

Congé parental d’éducation

Congé Maternité et indemnités journalières pour les travailleuses indépendantes

RPCS dispenses d’affiliation

Modèle DUE frais santé

Rupture du contrat d’apprentissage

Rémunération du contrat de professionnalisation

Rémunération du contrat d’apprentissage

Rupture de la période d’essai de l’apprenti par l’employeur

Emploi des jeunes de 15 à moins de 18 ans

Congé pour examen accordé aux apprentis

Les registres obligatoires et conseillés en entreprise

Affichages ou diffusions obligatoires

Affichage obligatoire à l’attention du personnel

Affichage harcèlement

Affichage Egalité professionnelle hommes femmes

Les vêtements de travail et le temps d’habillage

Charges sociales janvier 2018

Bulletin de paie simplifié janv 2018

SMIC au 1er janvier 2017

Salaires minima au 1er janvier 2017

SMIC au 1er janvier 2016

Salaires minima au 1er janvier 2016

SMIC au 1er janvier 2015

Salaires minima au 1er janvier 2015

RGPD Note d’information aux salariés traitement des données personnelles

RGPD Note d’information aux salariés

RGPD Lettre confidentialité du salarié amené à manipuler des données à caractère personnel

Jours fériés et congés payés

Contrat d’apprentissage

Contrat apprentissage ou professionnalisation

Affichage égalité de rémunération hommes femmes

retour à l’accueil de la base documentaire