Embauche d’un salarié majeur : Les formalités à effectuer

L’embauche d’un salarié, quelles que soient la nature et la durée du contrat, donne lieu à différentes formalités obligatoires. Certaines catégories de salariés ou situations particulières (apprentis, …) nécessitent des formalités supplémentaires non évoquées ici.

Déclaration préalable à l’embauche (DPAE)

La DPAE doit obligatoirement être effectuée, au plus tôt 8 jours avant l’embauche et au plus tard avant la mise au travail effective du salarié. 

Elle peut se faire :

  • soit par voie électronique (obligatoire si plus de 50 DPAE dans l’année),
  • soit en remplissant le formulaire (Cerfa 14738*01) et en le transmettant par télécopie ou par lettre recommandée avec avis de réception.

L’Urssaf adresse un récépissé accusant réception de la déclaration mentionnant les informations enregistrées dans les 5 jours suivant la réception de la DPAE.

Elle n’est pas à faire si vous utilisez le Titre emploi-service entreprise (Tese), et pour les stagiaires .

Notez le : gardez précieusement l’accusé de réception de la DPAE qui pourra vous êtes demandé par les agents de contrôle (URSAFF, inspection du travail…).

Déclaration complémentaire

En plus de la DPAE, l’employeur effectue une déclaration préalable des personnes recrutées, par lettre recommandée, adressée à l’inspection du travail dans les cas suivants :

  • Dans les établissements industriels et commerciaux, toute personne qui se propose d’occuper du personnel pour la première fois, doit, sous peine d’une amende, en avertir l’inspection du travail préalablement à l’embauche.
  • Lors d’une nouvelle embauche dans un établissement qui a cessé d’employer du personnel pendant 6 mois au moins ;
  • Lors de la déclaration de modification de l’entreprise (changement d’exploitant, d’industrie ou de commerce, ou transfert géographique)

Affiliation auprès d’une caisse de retraite complémentaire

Vous devez effectuer l’affiliation du nouveau salarié auprès d’IRP AUTO Retraite ARRCO pour les salariés ou IRP AUTO Retraite AGIRC pour les salariés agents de maîtrise ou cadres.

Inscription sur le registre unique du personnel

Tout salarié nouvellement embauché doit être inscrit sur le registre unique du personnel. Cette formalité doit également être effectuée pour les travailleurs temporaires, les travailleurs mis à disposition par un groupement d’employeurs. Les stagiaires sont inscrits dans une partie spécifique du registre du personnel.

Médecine du travail : visite d’information et de prévention (VIP)

Vous devez organiser une visite d’information et de prévention (VIP) (elle remplace la visite d’embauche) dans les 3 mois suivants la prise de poste quels que soient le contrat de travail et la durée de celui-ci.

Elle est obligatoire avant l’embauche pour :

  • Le travailleur de nuit
  • Le jeune travailleur de moins de 18 ans

Pour les travailleurs affectés à un poste présentant des risques particuliers pour leur santé ou leur sécurité bénéficiant d’un suivi individuel renforcé (SIR), ils doivent avoir un examen médical effectué par le médecin du travail avant l’affectation sur le poste.

Cas de dispense :

  • Lorsque le salarié a bénéficié d’une VIP dans les 5 ans précédant son embauche et qu’il occupe un emploi identique à celui qu’il a quitté
  • Le délai de 5 ans  est réduit à  3 ans pour les travailleurs de nuit, les travailleurs handicapés, les travailleurs titulaires d’une pension d’invalidité et les travailleurs relevant d’un suivi individuel renforcé.

Établissement ou mise à jour du document unique d’évaluation des risques (DUER)

Obligatoire à partir d’un salarié quel que soit le type de son contrat.

Il répertorie tous les dangers pour la sécurité et la santé des salariés, analyse les risques et liste les moyens de prévention mis en place ou à mettre en place.

Il doit être mis à jour au minimum une fois par an.

Établissement d’un contrat de travail écrit

Un contrat de travail écrit est obligatoire pour certains types de contrat, notamment :

  • Le contrat de travail à durée déterminée ;
  • Le contrat de travail à temps partiel ;
  • Le contrat d’apprentissage ;
  • Le contrat de professionnalisation.

Concernant le contrat de travail à durée indéterminée, si le code du travail ne le rend pas obligatoire, la Convention collective nationale des Services de l’Automobile impose un contrat écrit (articles 2.03 et 4.02). 

Donc, quel que soit le type de contrat de travail, vous devez rédiger un contrat de travail écrit.

Documents à remettre au salarié à son arrivée

  • Contrat de travail ; 
  • Copie de la déclaration préalable à l’embauche ou de l’accusé de réception délivré par l’Urssaf ;
  • Information relative à la protection sociale complémentaire (prévoyance) applicable dans l’entreprise : donnée pouvant figurer dans le contrat de travail ; 
  • Information relative à la complémentaire santé applicable dans l’entreprise et remise des documents à remplir pour l’affiliation et/ou de la demande de dispense ;
  • Note d’information sur le traitement des données personnelles (RGPD) ;
  • Livret d’accueil de sécurité ;
  • Livret d’épargne salariale lorsqu’il existe un dispositif d’épargne salariale dans l’entreprise ;
  • Toute information spécifique à l’organisation du travail dans l’entreprise.

Affichages obligatoires

Vous avez la possibilité depuis octobre 2016 de choisir, pour communiquer certaines informations, la remise en main propre contre décharge plutôt que l’affichage 

Dans ce cas, vous devez notamment remettre :

  • Le Règlement intérieur, s’il existe (obligatoire dès 50 salariés) ; 
  • Textes de loi relatifs à l’égalité de rémunération entre les femmes et les hommes ;
  • Textes relatif au harcèlement moral et au harcèlement sexuel  ; 
  • Texte relatif à la lutte contre la discrimination à l’embauche

Informations et formation

  • Information du salarié qu’il bénéficie tous les 2 ans d’un entretien professionnel avec son employeur afin d’évaluer ses perspectives d’évaluation professionnelle, notamment en termes de qualification et d’emploi. Il n’est pas destiné à évaluer son travail. Le mieux est d’insérer l’information dans le contrat de travail. Attention la convention collective des services de l’automobile indique en son article ARTICLE 1.21 – FORMATION PROFESSIONNELLE – d – « L’entreprise doit assurer à chaque salarié un entretien professionnel dans l’année suivant l’embauche, puis tous les deux ans » ; 
  • Information du salarié relative à la sécurité : il s’agit de l’informer sur les précautions à prendre afin d’assurer sa propre sécurité et celles des autres.

Présentation du DUER (document unique d’évaluation des risques) et du livret d’accueil de sécurité.

  • Formation à la sécurité en cours de période d’essai : la formation doit être renforcée si le salarié est exposé à des travaux dangereux.

Utilisation des fiches de poste HSE (hygiène sécurité, environnement) et des équipements de protection.

Constitution du dossier personnel du salarié

Avec notamment :

  • Contrat de travail ;
  • La fiche de poste ;
  • Copie de la pièce d’identité ; 
  • Permis de conduire si nécessaire par rapport au poste occupé ; 
  • Attestation SS ; 
  • Autorisation de travail pour les salariés étrangers ; 
  • Eventuelle demande de dispense d’affiliation à la complémentaire santé de l’entreprise ;
  • Copie des diplômes, des attestations diverses (climatisation, véhicules électriques, etc.) ;
  • Preuve de la remise d’outils de travail tels que caisse à outils, clé de vestiaire, vêtements de travail, téléphone ou ordinateur portables, etc. 

Jeunes salariés (article 1.19 de la Convention collective nationale)

  1. a) Accueil des jeunes

La qualité de l’accueil des jeunes, surtout lors du premier emploi, étant une condition essentielle de leur bonne insertion, l’employeur devra :

  • présenter au jeune les principaux rouages de l’entreprise ;
  • faire un commentaire des engagements réciproques contenus dans la lettre d’embauche ou le contrat de travail ;
  • faire un commentaire du règlement intérieur lorsqu’il en existe, et en particulier des consignes de sécurité ;
  • désigner une personne qualifiée pour accompagner effectivement le jeune; ce rôle est normalement confié à un tuteur ou, dans le cas du contrat de formation en alternance, au maître d’apprentissage.

Toute entreprise devra procéder, une fois par an, à un entretien spécifique du chef d’entreprise ou de son représentant, avec tout jeune en formation dans l’entreprise sous contrat de formation en alternance.

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