Il permet de suivre l’évolution du personnel dans chaque établissement de l’entreprise et par conséquent, de lutter contre le travail dissimulé. Il doit être tenu dans tous les établissements où sont employés des salariés (quel que soit l’effectif de l’entreprise), c’est un outil de contrôle des mouvements du personnel – Article L 1221-13 du Code du travail.
Pour quelle entreprise ?
Dès l’embauche du premier salarié (CCD/CDI/alternance/contrat aidé) ou l’arrivée d’un stagiaire, le chef d’entreprise a l’obligation de tenir un registre du personnel par établissement. Les salariés sont inscrits dans le registre dès leur embauche et dans leur ordre d’arrivée. Les stagiaires le sont également, dans une partie spécifique du registre.
Si l’entreprise comporte plusieurs établissements où sont occupés des salariés, un registre unique du personnel doit être tenu dans chaque établissement.
Son contenu
Ce registre peut être tenu sur un support numérique dans le respect de la RGPD et après information du CSE si existant, ou un support papier.
Les mentions suivantes doivent figurer dans l’ordre d’embauchage :
- Identification du salarié : nom, prénoms, date de naissance, sexe, nationalité ;
- Carrière : l’emploi, la qualification, les dates d’entrée et de sortie de l’entreprise ;
- Type de contrat – mentions particulières : contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, contrat d’insertion professionnelle, contrat à durée déterminée, travail à temps partiel, mise à disposition par un groupement d’employeurs, mise à disposition par une entreprise de travail temporaire (intérim) avec l’adresse de l’ETT ;
- Pour les travailleurs étrangers devant posséder un titre autorisant l’exercice d’une activité salariée : le type et le numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail ;
- Pour les stagiaires : nom et prénoms, dates de début et de fin du stage, nom et prénoms du tuteur, lieu de présence du stagiaire, sont à indiquer dans une partie spécifique, dans l’ordre d’arrivée ;
- Pour les salariés protégés : la date de demande d’autorisation : pour un licenciement par exemple.
Sachez-le : si une même personne est embauchée avec des contrats successifs, il est nécessaire, pour chaque contrat d’indiquer sur une nouvelle ligne du registre, la date d’entrée et de sortie correspondantes.
Le registre unique du personnel est tenu à la disposition du comité social et économique (CSE), de l’inspection du travail et des agents de l’URSSAF.
Les mentions portées sur le registre unique du personnel doivent être conservées pendant 5 ans à partir du départ du salarié ou du stagiaire de l’établissement. Par conséquent, tant que le délai de 5 ans n’est pas écoulé pour tous les salariés inscrits sur le registre, il faut le conserver. Tout ce qui est noté dans le registre doit l’être d’une manière indélébile.
En cas de modification dans l’état civil (qualité ou statut) d’un salarié, postérieure à l’embauche, il faut ajouter au fur et à mesure les mentions modificatives.
Qui peut avoir accès au registre ?
Il doit être tenu constamment à la disposition des agents chargés de veiller à l’application du Code du travail et de la Sécurité sociale (inspection du travail / URSSAF). Les membres du CSE ont également accès au registre du personnel.
Sanctions en cas de non tenue du registre par l’employeur
Vous êtes passible d’une amende pour les contraventions de 4ème classe correspondant à 750 euros mais qui pour information est multipliée par le nombre de salariés concernés – Article R 1227-7 du Code du travail.
En cas de contrôle de l’inspection du travail, vous pouvez être condamné pour obstacle au contrôle (délit d’entrave). La peine encourue est d’un an d’emprisonnement et de 37 500 euros d’amende – Article L 8114- 1 du Code du travail.
