Modèle de note d’information à remettre à chaque salarié, dans le cas de traitement de ses données personnelles.
Pour information dans les entreprises de moins de 250 salariés, le délégué à la protection des données (DPO) n’est pas obligatoire, mais la CNIL conseille d’en nommer un , souvent le représentant de l’employeur dans les petites entités.
Information du salarié
Madame, Monsieur,
Dans le cadre de la gestion du personnel et de la paie, nous sommes amenés à collecter vos données personnelles (ex : nom, prénom, adresses, numéro de téléphone…). Elles font l’objet d’un traitement dont le responsable est (ajouter le nom et les coordonnées de l’entreprise).
Mme ou M. (nom et coordonnées) est la personne référente sur le sujet.
Ces données personnelles ne seront traitées ou utilisées que dans la mesure où cela est nécessaire pour :
– exécuter votre contrat de travail :
⬥utilisation de vos coordonnées bancaires pour vous verser votre salaire ;
⬥utilisation de votre adresse postale pour vous envoyer des courriers ;
⬥utilisation de votre numéro de téléphone et votre adresse mail professionnels pour pouvoir vous joindre pendant le temps de travail ;
⬥utilisation de vos nom, prénom et coordonnées professionnelles pour mettre à votre disposition des équipement informatiques et/ou de télécommunications ;
⬥ à compléter si nécessaire
– répondre à une obligation légale et/ou réglementaire :
⬥ utilisation de vos noms, prénoms, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale pour la DPAE (déclaration préalable à l’embauche), et la DSN (déclaration sociale nominative) auprès de l’URSSAF ;
⬥utilisation de votre situation matrimoniale et du nombre d’enfants pour vous inscrire aux régimes prévoyance et frais de santé ;
Vos informations personnelles seront conservées aussi longtemps que nécessaire à l’exécution de votre contrat, à l’accomplissement par l’entreprise de ses obligations légales et réglementaires et à l’exercice des prérogatives lui étant reconnues par la loi et la jurisprudence.
Pendant toute la durée de conservation de vos données personnelles, nous mettons en place tous les moyens visant à assurer leur confidentialité et leur sécurité, de manière à empêcher leur endommagement, effacement ou accès par des tiers non autorisés.
L’accès aux données personnelles est strictement limité aux salariés de l’entreprise, habilités à les traiter en raison de leurs fonctions.
Les informations recueillies pourront éventuellement être communiquées à des tiers liés à l’entreprise par contrat pour l’exécution de tâches sous-traitées nécessaires à la gestion de votre contrat (ex. la société X qui sous-traite la paie). Il est précisé que, dans le cadre de l’exécution de leurs prestations, les tiers n’ont qu’un accès limité aux données et ont l’obligation de les utiliser en conformité avec les dispositions de la législation applicable en matière de protection des données personnelles.
Les destinataires des données sont intégralement situés au sein de l’Union européenne.
[Si les données sont amenées à être transférées en dehors de l’UE, en informer le salarié et lui préciser les garanties prises afin de sécuriser les données : adoption de clauses types de protection validées par la CNIL, adoption d’un code de conduite, obtention d’une certification CNIL, etc.].
Conformément aux dispositions légales et règlementaires applicables, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification, de portabilité et d’effacement de vos données ou encore de limitation du traitement.
Vous pouvez également, pour des motifs légitimes, vous opposer au traitement des données vous concernant.
Vous pouvez, sous réserve de la production d’un justificatif d’identité valide, exercer vos droits en contactant (préciser les modalités : par mail, par courrier… et insérer les nom et coordonnées du service ou de la personne compétente).
En cas de difficulté en lien avec la gestion de vos données personnelles, vous pouvez contacter la Commission nationale de l’informatique et des libertés (plus d’informations sur www.cnil.fr).
Le (date)
(Signature du chef d’entreprise) (signature du salarié)
