Le Code Pénal impose à toutes personnes dont « l’activité professionnelle comporte la vente d’objets mobiliers usagés ou acquis à des personnes autres que celles qui les fabriquent ou en font le commerce » à tenir un livre de police.
Les vendeurs de véhicules et/ou de pièces d’occasions doivent tenir un tel registre.
Les formalismes à respecter
Déclaration préalable en préfecture
Le professionnel qui vend des biens d’occasion doit effectuer une déclaration préalable à la préfecture ou à la sous-préfecture, ou encore, à la Préfecture de police de Paris.
La déclaration préalable comporte :
- Les nom et prénoms du déclarant ;
- Sa date et son lieu de naissance ;
- Sa nationalité ;
- Le lieu d’exercice habituel de sa profession ;
- Le statut de l’entreprise ainsi qu’un extrait d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés.
Il lui est alors délivré un récépissé de déclaration qu’il doit présenter lors des contrôles des autorités compétentes (Police, Gendarmerie, Douanes, DDPP, Services fiscaux…).
En cas de changement d’établissement principal, le déclarant devra en informer le commissariat de police ou, à défaut, la mairie du lieu qu’il quitte, mais aussi celle du lieu où il s’installe.
Faire parapher son Livre de Police :
Le livre de Police doit être coté et paraphé par le Commissaire de police ou, à défaut, par le Maire de la commune où est situé l’établissement ouvert au public. Si le professionnel possède plusieurs établissements ouverts au public, il doit tenir un registre pour chacun d’eux.
Comment le remplir et combien de temps le conserver ?
Le code pénal précise que les mentions figurant sur le registre sont inscrites à l’encre indélébile, sans blanc, sans rature ni abréviation. Il doit être conçu de manière à ce que les feuilles soient inamovibles.
Le registre doit être conservé pendant un délai de cinq ans à compter de sa date de clôture.
La FNA préconise de faire figurer TOUS les biens d’occasions en stock, c’est-à-dire les véhicules en déclaration d’achat, ainsi que les dépôts-vente sur le registre et ce, qu’ils aient ou non été acquis auprès d’un particulier. En effet, en cas de contrôle, il sera plus facile démontrer leur l’origine.
Livre de Police numérique (nouveauté au 1er janvier 2021) :
La tenue du registre au moyen d’un traitement automatisé de données à caractère personnel (livre de police numérique) dispense de la tenue d’un registre physique coté et paraphé.
Le traitement automatisé garantit l’intégrité, l’intangibilité et la sécurité des données enregistrées.
La durée de conservation des données est de dix ans à compter de leur enregistrement dans le traitement.
Le livre de police numérique doit répondre aux spécifications techniques suivantes :
- Afin de garantir l’intégrité, l’intangibilité et la sécurité des données enregistrées, le traitement automatisé doit être conforme à la norme ISO 14641-1 : « Archivage électronique – spécifications relatives à la conception et à l’exploitation des systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes ;
- Les consultations du traitement automatisé font l’objet d’un enregistrement comprenant l’identifiant du consultant, la date, l’heure et l’objet de la consultation. Ces informations sont conservées pendant un délai d’un an.
Si vous utilisez le livre de police numérique, vérifiez auprès de votre fournisseur que ce dernier respecte bien les obligations ci-dessus et contienne toutes les mentions obligatoires listées ci-dessous.
Le contenu du livre de police :
- Numéro d’ordre sur chaque objet
Chaque objet exposé à la vente ou détenu en stock est affecté d’un numéro d’ordre.
Le numéro d’ordre est porté sur le registre et figure de manière apparente sur chaque objet ou lot d’objets
- Date de l’achat ou du dépôt
- Description précise de l’objet
Le décret n°2012-99 du 26 janvier 2012 a renforcé la liste des informations à faire figurer concernant l’objet :
Devront être notés :
- La nature ;
- La provenance ;
- La description des objets acquis ou détenus, en vue de la vente ou de l’échange ;
- La description de chaque objet comprend ses caractéristiques ainsi que les noms, signatures, monogrammes, lettres, chiffres, numéros de série, emblèmes et signes de toute nature apposés sur lui et qui servent à l’identifier ;
Ainsi, pour un véhicule automobile ou motocycle : marque ; type, numéro dans la série du type ; numéro d’immatriculation ; couleur ; année, kilométrage, provenance du véhicule, signe distinctif, etc…
Attention : les véhicules mis en dépôt-vente chez un professionnel doivent être inscrits dans le registre de police.
- Identité des personnes
Personnes Physiques :
- Les noms, prénoms, qualité et domicile de chaque personne qui a vendu, apporté à l’échange ou remis en dépôt en vue de la vente un ou plusieurs objets,
- La nature, le numéro et la date de délivrance de la pièce d’identité produite par la personne physique qui a réalisé la vente, l’échange ou le dépôt, avec l’indication de l’autorité qui l’a établie.
Personne Morale :
- La dénomination et le siège de celle-ci
- Les noms, prénoms, qualité et domicile du représentant de la personne morale qui a effectué l’opération pour son compte, avec les références de la pièce d’identité produite.
- Prix
- Le prix d’achat et le mode de règlement de chaque objet ou lot d’objets,
- Ou, en cas d’échange, d’acquisition à titre gratuit ou de dépôt en vue de la vente, une estimation de la valeur vénale de chaque objet ou lot d’objets.
Les sanctions
Celui qui omet de tenir un registre de police, ou qui n’y porte pas toutes les mentions requises, est considéré comme un receleur. Il est passible d’un emprisonnement de 6 mois maximum et/ ou d’une amende maximale de 30 000 €.
Est puni d’une contravention de 3e classe (jusqu’à 450€ d’amende) :
- Le défaut de déclaration préalable à la préfecture ou de présentation du récépissé de déclaration lors des contrôles.
- Le fait de ne pas faire figurer de manière apparente sur l’objet exposé à la vente ou détenu en stock le numéro d’ordre correspondant.
- Le fait de ne pas faire parapher le livre de police papier.
- Le fait de tenir un livre de police numérique ne garantissant pas l’intégrité, l’intangibilité et la sécurité des données enregistrées.
Est puni d’une contravention de 5e classe (1500€ d’amende ou 3 000€ en cas de récidive) :
- Le fait de ne pas procéder à la déclaration préalable du livre de police papier en préfecture, au commissariat ou à la mairie selon les cas.
- Le fait de recevoir à titre gratuit ou onéreux un objet de la part d’un mineur sans le consentement exprès des père / mère / tuteurs.
Pour aller plus loin : La FNA propose un livre de police papier (pour le commander, contactez-nous). Veillez à bien inscrire la nature, le numéro et la date de délivrance de la pièce d’identité produite par la personne physique qui a réalisé la vente, l’échange ou le dépôt, avec l’indication de l’autorité qui l’a établie dans la case correspondant au vendeur.
Vous devez sinon, vous procurer un livre de police respectant le modèle de l’arrêté du 15 mai 2020 (téléchargez le dans « documents complémentaires » ci-dessous).
