Notion de coffre-fort numérique
Dans le contexte de digitalisation accrue de la gestion des dossiers SIV et de la lutte contre les fraudes massives, les professionnels habilités sont désormais dans l’obligation de détenir un coffre-fort numérique.
Le coffre-fort numérique est un service d’archivage électronique sécurisé proposé par différents prestataires certifiés permettant de conserver notamment les dossiers d’immatriculation sur une durée déterminée tout en garantissant leur intégrité, leur confidentialité, et leur traçabilité notamment en cas de contrôle.
L’accès au coffre-fort numérique est strictement contrôlé via des identifiants individuels.
Un document stocké dans un coffre-fort numérique conforme a une valeur juridique équivalente au papier, à condition de respecter certaines normes (voir infra).
Utilisation du coffre-fort
Pour les professionnels de l’automobile habilités, le coffre-fort numérique devient une obligation afin de conserver et tracer toutes les démarches effectuées dans le SIV.
Il existe un délai d’enregistrement des pièces justificatives dans le coffre-fort numérique : elles doivent être déposées au plus tard le lendemain de l’enregistrement de la télétransmission de l’opération dans le SIV.
En cas de contrôle administratif, les préfectures doivent bénéficier d’un accès à distance et à tout moment, à votre coffre-fort numérique, et ce sans vous prévenir. Lors de ce contrôle, un échantillon de dossiers peut être contrôlé aléatoirement.
Aussi, le Ministère a précisé que les modalités d’accès au coffre-fort numérique par l’administration doivent être définies avec le prestataire de service proposant le coffre-fort numérique. La préfecture de rattachement doit avoir un accès continu au coffre-fort numérique.
Toutes les pièces justificatives constituant le dossier d’immatriculation doivent être archivées dans le coffre-fort numérique, y compris les formulaires CERFA, les déclarations de cession et d’achat. Les pièces justificatives diffèrent selon l’opération réalisée. Elles sont prévues par l’arrêté du 9 février 2009 (https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000020237165)
Les dossiers d’immatriculation sont archivés par le professionnel de l’automobile pour une durée de cinq ans, au terme de laquelle ce dernier les détruit.
Les dossiers des opérations réalisées avant le 1er août 2026 peuvent être conservées sous format papier uniquement. Il est également possible pour le professionnel d’ajouter ces dossiers au coffre-fort numérique s’il le souhaite.
Choix du prestataire
Les services de l’Etat exigent que le coffre-fort numérique respecte a minima la norme NF Z42-020 : garantie d’intégrité des documents. A ce jour, tout produit conforme à la norme Z42-020 est accepté par le Ministère.
En cas de changement de prestataire de coffre-fort numérique, le professionnel habilité doit en informer sa préfecture de rattachement, selon les canaux de communication prévus par la préfecture.
D’autres normes existent, mais à notre connaissance, il n’y a pas une obligation de cumuler toutes les normes (ISO 27001 : sécurité des systèmes d’information ; NF Z42-026 : conformité de la numérisation ; NF 203 (AFNOR) : certification globale du coffre-fort ; Règlement eIDAS : identification électronique fiable ; …).
Pour les professionnels de l’automobile, ces normes sont essentielles pour garantir la recevabilité des documents en cas de contrôle ou de litige.
Vous pouvez retrouver la liste des prestataires proposant le coffre-fort numérique en cliquant sur le lien suivant : https://www.francenum.gouv.fr/guides-et-conseils/pilotage-de-lentreprise/dematerialisation-des-documents/comment-securiser-le
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Le partenaire concentrateur Nextlane avec lequel la FNA a signé une convention propose également une solution de coffre-fort numérique conforme à la norme NF Z42-020 : https://www.nextlane.com/fr/product/coffre-fort-numerique/ Leurs offres Si vous utilisez ou avez souscrit à MiSIV (concentrateur) : – L’accès à la plateforme coffre-fort numérique est intégré ; – Les récépissés de démarches télétransmises avec MiSIV se chargent directement dans le coffre-fort numérique. Les pièces justificatives sont déposées ; -Tarif : 1,80€ le Mo – Offre actuelle de lancement 20% de remise sur le forfait souscrit (sans limite de temps) + remise de volume selon engagement (à voir directement avec le service commercial. Si vous utilisez et souscrivez au coffre-fort numérique uniquement : -Accès à la plateforme coffre-fort numérique à 9€ HT / mois ; -Tarif : 1,80€ le Mo –Offre de lancement actuelle à 20% de remise sur le forfait souscrit (sans limite de temps) + remise de volume selon engagement ; A noter, tous les clients MiSIV (concentrateur) peuvent bénéficier depuis le 1er mai 2026 et en plus des conditions ci-dessus : – De la mise en place d’un forfait coffre-fort numérique adapté à vos consommations SIV moyennes ; |
