Si dans le cadre de ses fonctions un de vos salariés utilise un véhicule de l’entreprise, n’oubliez pas d’y consacrer un article dans son contrat de travail, ou faire un avenant si le contrat initial n’en fait pas mention. Mais attention, soyez précis !
La différence entre le véhicule de fonction et de service
Le véhicule de fonction ne doit pas être confondu avec le véhicule de service. En effet, la différence tient essentiellement à l’utilisation que le salarié peut en faire. Et une erreur pourrait vous coûter un redressement de cotisations sociales.
Bien entendu, si le salarié bénéficie d’un véhicule de service ou de fonction, ce dernier doit être identifié et appartenir à l’entreprise employeur.
⇨ La voiture de fonction est une voiture mise à la disposition du salarié par l’employeur de façon permanente. Le salarié peut dès lors utiliser son véhicule de fonction à des fins professionnelles mais aussi à des fins personnelles et dans ce cas il conserve le libre usage du véhicule le soir, les week-ends, et durant ses congés payés.
Le véhicule de fonction est considéré comme un avantage en nature et doit être déclaré comme tel, c’est-à-dire soumis à cotisations sociales.
⇨ Le véhicule de service, quant à lui, est le véhicule qui ne peut être utilisé par le salarié que dans le cadre professionnel. Le véhicule doit donc être restitué par le salarié à la fin de la journée de travail. Certains employeurs tolèrent néanmoins son utilisation pour les trajets domicile travail. Le salarié ne peut pas l’utiliser après sa journée de travail, les week-ends et durant ses congés payés.
En conséquence, vous n’avez pas à acquitter de charges sociales sur cette mise à disposition.
Une seconde différence s’applique en ce qui concerne le droit des salariés : la suppression d’un véhicule de fonction nécessite une modification du contrat de travail, que le salarié est en droit de refuser. De plus, cette suppression est considérée comme une sanction pécuniaire et doit conduire à une revalorisation salariale si un accord est trouvé.
L’employeur peut en revanche retirer la voiture de service au salarié sans condition ni compensation financière.
L’avantage en nature
Un véhicule de fonction est considéré un avantage en nature. Par conséquent, si vous mettez à disposition de votre salarié une voiture de fonction, vous devrez déclarer un montant et verser des cotisations sociales (salariales et patronales) identiques à celles d’un salaire.
Vous avez le choix entre un montant forfaitaire ou sur la base des dépenses réelles. L’option choisie (forfait ou valeur réelle) est prise pour une année entière et vous pourrez modifier cette option en fin d’exercice.
Concernant l’usage du véhicule de fonction par vos salariés pour leur trajet domicile / travail
L’avantage en nature résultant de la mise à disposition permanente d’un véhicule
L’utilisation privée d’un véhicule mis à la disposition du salarié de façon permanente constitue un avantage en nature, qu’il s’agisse d’un véhicule dont l’employeur est propriétaire ou locataire, ou d’un véhicule dont l’employeur acquiert la propriété dans le cadre de location avec option d’achat (BOSS, Avantages en nature, § 560 et s.).
Il y a mise à disposition à titre permanent du véhicule chaque fois que les circonstances de fait permettent au salarié d’utiliser un véhicule professionnel à titre privé (en dehors du temps de travail, samedis, dimanches, jours fériés et pendant les congés).
La mise à disposition permanente par un employeur, à certains de ses salariés (non sédentaires), de véhicules automobiles dont la société assure entièrement la charge et dont les intéressés se servent tout au long de la journée pour leurs déplacements professionnels, mais aussi le matin pour se rendre du domicile au lieu de travail et le soir pour en revenir, constitue un avantage en nature. En effet, cette pratique « a pour résultat de permettre aux bénéficiaires de faire l’économie de frais de transport qu’ils devaient normalement assumer pour se rendre au lieu de travail et en revenir ».
Il faut aller plus loin dans le raisonnement, notamment sur l’utilisation « permanente ou non du véhicule ».
Seule l’utilisation privée d’un véhicule mis à disposition du salarié de façon permanente constitue un avantage en nature.
A contrario, si l’utilisation du véhicule est limitée à une utilisation uniquement professionnelle dans le cadre du trajet domicile/lieu de travail, aucun avantage en nature n’est constitué par l’économie réalisée par le salarié.
Il n’y aura pas d’avantage en nature si vous arrivez à prouver en tant qu’employeur que :
- L’utilisation du véhicule est nécessaire à l’exercice de l’activité professionnelle du salarié ;
- Le véhicule n’est pas mis à disposition de manière permanente, et ne peut donc être utilisé à des fins personnelles ;
- Le salarié ne peut pas utiliser les transports en commun, soit parce que le trajet domicile/lieu de travail n’est pas desservi, soit parce que le trajet est mal desservi en raison des conditions ou d’horaires particuliers de travail.
Circ. DSS/SDFSS/5B n° 2003-07, 7 janv. 2003, § 2.4 : BO min. emploi et solidarité, n°03-04 (abrogée depuis le 1er avril 2021) Circ. DSS/SDFSS/5B n° 2005/389, 19 août 2005, question n° 33 : BSS, n° 09-05 (abrogée depuis le 1er avril 2021) BOSS-AN-580
La non-utilisation du véhicule pendant les repos hebdomadaires ou les congés résulte soit d’une interdiction, soit de la restitution du véhicule. Circ. DSS/SDFSS/5B n° 2005/389, 19 août 2005, question nos 13, 14 et 16 : BSS, n° 09-05 (abrogée depuis le 1er avril 2021) BOSS-AN-570
Dans cette hypothèse, l’administration considère que l’utilisation du véhicule pendant la semaine (trajet domicile/lieu de travail) constitue le prolongement des déplacements professionnels effectués à l’aide du véhicule dans le cadre de l’activité professionnelle.
- Si la restitution du véhicule lors de chaque repos hebdomadaire est mentionnée dans un document écrit, l’administration tolère que la valeur de l’avantage ne soit pas réintégrée dans l’assiette des cotisations de sécurité sociale.
- Si le salarié dispose en permanence d’un véhicule et qu’un document écrit (règlement intérieur, circulaire professionnelle, courrier papier ou électronique) lui interdit de l’utiliser pendant le repos hebdomadaire et durant la période des congés payés, l’administration considère que le salarié l’utilise à des fins professionnelles. Dans cette hypothèse, elle estime qu’il n’y a pas d’usage privé du véhicule et donc pas d’avantage en nature à réintégrer dans l’assiette de cotisations sociales.
Ci-joint le lien du boss (bulletin officiel de la sécurité sociale) Avantages en nature et frais professionnels
Voici les barèmes (les coûts s’entendent TTC) :
Selon la méthode forfaitaire
| Véhicule acheté |
Véhicule en location (avec ou sans option d’achat) |
|
| 5 ans et moins | Plus de 5 ans | |
| L’employeur ne prend pas en charge le carburant | ||
| 9 % du prix d’achat du véhicule | 6 % du prix d’achat du véhicule |
30 % du cout global pour la location (location, entretien, assurance). L’évaluation est plafonnée à celle qui résulte de la règle applicable au véhicule acheté |
| L’employeur prend en charge le carburant | ||
| 9 % du prix d’achat du véhicule PLUS les frais de carburant
OU 12 % du prix d’achat du véhicule |
6 % du prix d’achat du véhicule PLUS les frais de carburant
OU 9 % du prix d’achat du véhicule |
30 % du cout global pour la location (location, entretien, assurance) PLUS les frais de carburant. OU 40 % du cout global pour la location (location, entretien, assurance) PLUS les frais de carburant. L’évaluation est plafonnée à celle qui résulte de la règle applicable au véhicule acheté |
Selon la méthode des dépenses réelles
| Véhicule acheté | Véhicule en location (avec ou sans option d’achat) | |
| 5 ans et moins | Plus de 5 ans | |
| L’employeur ne prend pas en charge le carburant | ||
| 20% prix d’achat + assurance + entretien |
10% prix d’achat +assurance + entretien |
Coût global de la location + entretien + assurance |
| Avantage en nature = résultat obtenu * (total kms à usage privé/total kms au total) | ||
| L’employeur prend en charge le carburant | ||
| 20% prix d’achat + assurance + entretien + frais essence pour usage privé. | 10% prix d’achat + assurance + entretien + frais essence pour usage privé. | Coût global de la location + entretien + assurance + frais essence pour usage privé. |
| Avantage en nature = résultat obtenu * (total kms à usage privé/total kms au total) | ||
Véhicules électriques
L’avantage en nature pour l’utilisation d’une voiture électrique est différent (Arrêté du 21 mai 2019 modifiant l’article 3 de l’arrêté du 10 décembre 2002 relatif à l’évaluation des avantages en nature en vue du calcul des cotisations de Sécurité sociale en ce qu’il concerne la mise à disposition de véhicules électriques par l’employeur).
Communiqué BOSS du 8 décembre 2022.
Mise à disposition, à compter du 1er janvier 2020, d’une borne de recharge pour les véhicules électriques et hybrides. : lorsque l’employeur met à disposition d’un salarié, une borne de recharge de véhicules fonctionnant au moyen de l’énergie électrique entre le 1er janvier 2020 et le 31 décembre 2024, l’avantage en nature découlant de l’utilisation de cette borne à des fins personnelles est évalué à 0 €.
Mise à disposition, à compter du 1er janvier 2020, d’un véhicule fonctionnant exclusivement au moyen de l’énergie électrique : lorsque l’employeur met à disposition d’un salarié, entre le 1er janvier 2020 et le 31 décembre 2024, un véhicule fonctionnant exclusivement au moyen de l’énergie électrique :
- Les frais d’électricité payés par l’employeur n’entrent pas en compte dans le calcul de l’avantage en nature ;
- Un abattement de 50 % est à effectuer sur l’avantage en nature dans sa globalité. Le montant de cet abattement est plafonné à 1.800 € par an.
Lorsque l’employeur calcule l’avantage en nature sur la base d’un forfait, pour un véhicule loué (avec ou sans option d’achat), l’évaluation est effectuée sur la base de 30 % du coût global annuel comprenant la location, l’entretien et l’assurance du véhicule puisque les frais d’électricité ne sont pas pris en compte dans le calcul de l’avantage en nature.
Voici trois exemples : (source URSSAF)
|
Dépenses calculées au réel |
Dépenses calculées sur la base d’un forfait | Dépenses calculées sur la base d’un forfait |
| Véhicule loué : coût de la location : 3 000 € /an. Entretien : 1 000 € /an. Assurance : 1 000 € /an. |
Total : 5 000 € /an.
Application de l’abattement de 50 % : 5 000 x 50 % = 2 500 €
Plafonnement de l’abattement à 1 800 € /an.
La valeur de l’avantage en nature est de 5 000 – 1 800 = 3 200 €.
Les frais d’électricité ne sont pas pris en compte. Véhicule acheté : 20 000 € et âgé de moins de 5 ans.
Le forfait appliqué est de 9 % du coût d’achat : 9 % x 20 000 = 1 800 €.
Application de l’abattement de 50 % : 1 800 x 50 % = 900
La valeur de l’avantage en nature est de 1 800 – 900 = 900 €
Les frais d’électricité ne sont pas pris en compte. Véhicule loué : cout global annuel (location, entretien et assurance) : 12 000 € /an.
Le forfait appliqué est de 30 % du coût global annuel
12 000 x 30 % = 3 600 €
Application de l’abattement de 50 % :
3 600 x 50 % = 1 800 €.
La valeur de l’avantage en nature est de 3 600 – 1 800 = 1 800 €.
Les frais d’électricité ne sont pas pris en compte.
Avantage en nature et bulletin de paie
L’avantage en nature doit être clairement indiqué sur le bulletin de salaire.
De plus, il est intégré dans la base de calcul :
– du taux horaire des heures supplémentaires ;
– de l’indemnité de congés payés ;
– du salaire à maintenir par l’employeur en cas de maladie, maternité, accident du travail si l’avantage n’est pas conservé pendant cette période ;
– de l’indemnité compensatrice de préavis non effectué ;
– des indemnités de licenciement ou de mise en retraite.
Dans la pratique, le montant de l’avantage en nature apparaît deux fois sur la fiche de paie (montant identique) : une première fois pour l’ajouter au salaire brut (sur une ligne distincte), une seconde fois pour le déduire du net à payer avant impôt.
Pour ce qui est des heures supplémentaires, les avantages en nature entrent dans le calcul du taux horaire des heures supplémentaires avant majoration. Leur valeur doit être divisée par le nombre d’heures normales effectuées.
Exemple de calcul du taux horaire des heures supplémentaires
Un salarié est payé 15 € par heure pour 35 heures hebdomadaires. En complément, il bénéficie d’un avantage en nature évalué à 250 €.
Le taux horaire avant majoration de l’heure supplémentaire se calcule ainsi : 15 + (250 / 151,67) = 16,648 €
Ce taux sera ensuite majoré de 25 ou 50 % selon la nature de l’heure supplémentaire.
Notez le : on peut constater que l’aspect financier n’est pas à négliger dans le choix de l’attribution d’une voiture « de service » ou d’une voiture « de fonction ».
D’autant que la suppression d’un véhicule de fonction nécessite une modification du contrat de travail, que le salarié est en droit de refuser. En outre, cette suppression est considérée comme une sanction pécuniaire et doit conduire à une revalorisation salariale si un accord est trouvé.
L’employeur peut en revanche retirer la voiture de service au salarié sans condition ni compensation financière.
Le salarié cause un accident de la circulation impliquant un véhicule de fonction, qui doit payer ?
Lorsqu’un salarié cause un accident avec le véhicule mis à disposition par la société alors qu’il est en mission, il n’est pas tenu de prendre à sa charge les dommages causés au véhicule, ni même la franchise d’assurance.
Il en va ainsi même s’il existe, dans le contrat de travail, une clause prévoyant qu’en cas d’accident responsable ou sans tiers identifié survenu avec le véhicule fourni par l’entreprise au salarié, le salarié paiera une franchise: cette clause est nulle et non avenue, c’est-à-dire que l’on fait comme si elle n’existait pas, sauf pour l’employeur à prouver la faute lourde du salarié (intention de nuire) – Cour de Cassation sociale du 6 mai 2009, pourvoi n° 07-44485, du 30 septembre 2014, n° 13-20082.
Ce n’est pas non plus au salarié d’indemniser la victime de cet accident mais bien à l’entreprise, sauf pour l’employeur à prouver que le salarié est sorti des limites de la mission qui lui était confiée.
Les infractions au code de la route
Rappelons que la Loi n° 2016-1547 du 18 novembre 2016 (article 34) oblige les entreprises à fournir le nom du conducteur en cas d’infraction commise par un salarié ou un client au volant d’un véhicule de société. Le chef d’entreprise doit fournir les coordonnées du conducteur responsable de l’infraction dans un délai de 45 jours à compter de la date d’envoi ou de remise de la contravention.
