Voiture de service ou véhicule de fonction – Avantage en nature

Avantage en nature

Si dans le cadre de ses fonctions un de vos salariés utilise un véhicule de l’entreprise, n’oubliez pas d’y consacrer un article dans son contrat de travail, ou faire un avenant à son contrat de travail si son contrat initial n’en fait pas mention. Mais attention, soyez précis !

Le véhicule de fonction ne doit pas être confondu avec le véhicule de service. En effet, la différence tient essentiellement à l’utilisation que le salarié peut en faire. Et une erreur pourrait vous coûter un redressement de cotisations sociales !

Bien entendu, si le salarié bénéficie d’un véhicule de service ou de fonction, ce dernier doit être identifié et appartenir à l’entreprise employeur.

  La voiture de fonction est une voiture mise à la disposition du salarié par l’employeur de façon permanente. Le salarié peut dès lors utiliser son véhicule de fonction à des fins professionnelles mais aussi à des fins personnelles : il conserve le libre usage du véhicule le soir, les week-ends, et durant ses congés payés.

Le véhicule de fonction est considéré comme un avantage en nature et doit être déclaré comme tel, c’est-à-dire soumis à cotisations sociales.

  Le véhicule de service, quant à lui, est le véhicule qui ne peut être utilisé par le salarié que dans le cadre professionnel. Le véhicule doit donc être restitué par le salarié à la fin de la journée de travail. Certains employeurs tolèrent néanmoins son utilisation pour les trajets domicile-travail. Le salarié ne peut pas l’utiliser après sa journée de travail, les week-ends et durant ses congés payés.

Une seconde différence s’applique en ce qui concerne le droit des salariés : la suppression d’un véhicule de fonction nécessite une modification du contrat de travail, que le salarié est en droit de refuser. De plus, cette suppression est considérée comme une sanction pécuniaire et doit conduire à une revalorisation salariale si un accord est trouvé.

L’employeur peut en revanche retirer la voiture de service au salarié sans condition ni compensation financière.

    Véhicule de fonction = avantage en nature

Par conséquent, si vous mettez à disposition de votre salarié une voiture de fonction, vous devrez déclarer un montant et verser des cotisations sociales (salariales et patronales) identiques à celles d’un salaire.

Vous avez le choix entre un montant forfaitaire ou sur la base des dépenses réelles. L’option choisie (forfait ou valeur réelle) est prise pour une année entière et vous pourrez modifier cette option en fin d’exercice.

Voici les barèmes (les coûts s’entendent TTC) :

Selon la méthode forfaitaire

Véhicule acheté

Véhicule en location 

(avec ou sans option d’achat)

5 ans et moins Plus de 5 ans
L’employeur ne prend pas en charge le carburant :
9% du prix d’achat du véhicule 6% du prix d’achat du véhicule 30% du cout global pour la location (location, entretien, assurance).

L’évaluation est plafonnée à celle qui résulte de la règle applicable au véhicule acheté

L’employeur prend en charge le carburant :
9% du prix d’achat du véhicule PLUS les frais de carburant

OU

12% du prix d’achat du véhicule

6% du prix d’achat du véhicule PLUS les frais de carburant

OU

9% du prix d’achat du véhicule

30% du cout global pour la location (location, entretien, assurance) PLUS les frais de carburant.

OU

40% du cout global pour la location (location, entretien, assurance) PLUS les frais de carburant.

L’évaluation est plafonnée à celle qui résulte de la règle applicable au véhicule acheté

Selon la méthode des dépenses réelles 

Véhicule acheté Véhicule en location (avec ou sans option d’achat)
5 ans et moins Plus de 5 ans
L’employeur ne prend pas en charge le carburant
20% prix d’achat + assurance
+ entretien
10% prix d’achat +assurance
+ entretien
Coût global de la location + entretien
+ assurance
Avantage en nature = résultat obtenu * (total kms à usage privé/total kms au total)
L’employeur prend en charge le carburant
20% prix d’achat + assurance + entretien + frais essence pour usage privé. 10% prix d’achat + assurance + entretien + frais essence pour usage privé. Coût global de la location + entretien + assurance + frais essence pour usage privé.
Avantage en nature = résultat obtenu * (total kms à usage privé/total kms au total)
Véhicules électriques

L’avantage en nature pour l’utilisation d’une voiture électrique est différent (Arrêté du 21 mai 2019 modifiant l’article 3 de l’arrêté du 10 décembre 2002 relatif à l’évaluation des avantages en nature en vue du calcul des cotisations de Sécurité sociale en ce qu’il concerne la mise à disposition de véhicules électriques par l’employeur).

Les services de l’URSSAF ont publié les modalités de chiffrage des avantages en nature d’un véhicule électrique (publication du 18 novembre 2019).

Mise à disposition, à compter du 1er janvier 2019, d’une borne de recharge pour les véhicules électriques et hybrides :

Lorsque l’employeur met à disposition d’un salarié, une borne de recharge de véhicules fonctionnant au moyen de l’énergie électrique entre le 1er janvier 2019 et le 31 décembre 2022, l’avantage en nature découlant de l’utilisation de cette borne à des fins personnelles est évalué à 0 €.

Mise à disposition, à compter du 1er janvier 2020, d’un véhicule fonctionnant exclusivement au moyen de l’énergie électrique :

Lorsque l’employeur met à disposition d’un salarié, entre le 1er janvier 2020 et le 31 décembre 2022, un véhicule fonctionnant exclusivement au moyen de l’énergie électrique :

  • les frais d’électricité payés par l’employeur n’entrent pas en compte dans le calcul de l’avantage en nature ;
  • un abattement de 50 % est à effectuer sur l’avantage en nature dans sa globalité. Le montant de cet abattement est plafonné à 1.800 € par an.

Lorsque l’employeur calcule l’avantage en nature sur la base d’un forfait, pour un véhicule loué (avec ou sans option d’achat), l’évaluation est effectuée sur la base de 30 % du coût global annuel comprenant la location, l’entretien et l’assurance du véhicule puisque les frais d’électricité ne sont pas pris en compte dans le calcul de l’avantage en nature.

Voici trois exemples : (source URSSAF)

Dépenses calculées au réel

Dépenses calculées sur la base d’un forfait Dépenses calculées sur la base d’un forfait
Véhicule loué : coût de la location : 3 000 € /an.
Entretien : 1 000 € /an.
Assurance : 1 000 € /an.

Total : 5 000 € /an.
Application de  l’abattement de 50 % 
5 000 x 50 % = 2500€

Plafonnement de  l’abattement à 1 800 € /an.
La valeur de l’avantage en nature est de 5 000 – 1 800 = 3 200 €. 

Les frais d’électricité ne sont pas pris en compte. Véhicule acheté :  20 000 € et âgé de moins de 5 ans.
Le forfait appliqué est de 9 % du coût d’achat : 9 % x 20 000 =  1 800 €.

Application de  l’abattement de 50 % :

1 800 x 50 % =  900

La valeur de l’avantage en nature est de 1 800 – 900 = 900 €.

Les frais d’électricité ne sont pas pris en compte. Véhicule loué : cout  global annuel (location, entretien et  assurance) : 12 000 € /an.
Le forfait appliqué est de 30 % du coût global annuel
12 000 x 30 % = 3 600 €

Application  de  l’abattement de 50 % :
3 600 x 50 % = 1 800 €.

La valeur de l’avantage en nature est de 3 600 – 1 800 = 1 800 €. 

Les frais d’électricité ne sont pas pris en compte. 

 Avantage en nature et bulletin de paie

L’avantage en nature doit être clairement indiqué sur le bulletin de salaire.

De plus, il est intégré dans la base de calcul :

–  du taux horaire des heures supplémentaires ; 

–  de l’indemnité de congés payés ; 

–  du salaire à maintenir par l’employeur en cas de maladie, maternité, accident du travail si l’avantage n’est pas conservé pendant cette période ;

–  de l’indemnité compensatrice de préavis non effectué ; 

–  des indemnités de licenciement ou de mise en retraite.

Dans la pratique, le montant de l’avantage en nature apparaît deux fois sur la fiche de paie (montant identique): une première fois pour l’ajouter au salaire brut (sur une ligne distincte), une seconde fois pour le déduire du net à payer avant impôt.

Pour ce qui est des heures supplémentaires, les avantages en nature entrent dans le calcul du taux horaire des heures supplémentaires avant majoration. Leur valeur doit être divisée par le nombre d’heures normales effectuées.

Exemple de calcul du taux horaire des heures supplémentaires

Un salarié est payé 15 € par heure pour 35 heures hebdomadaires. En complément, il bénéficie d’un avantage en nature évalué à 250 €.

Le taux horaire avant majoration de l’heure supplémentaire se calcule ainsi : 15 + (250 / 151,67) = 16,648€

Ce taux sera ensuite majoré de 25 ou 50% selon la nature de l’heure supplémentaire.

Notez le : on peut constater que l’aspect financier n’est pas à négliger dans le choix de l’attribution d’une voiture « de service » ou d’une voiture « de fonction ».

D’autant que la suppression d’un véhicule de fonction nécessite une modification du contrat de travail, que le salarié est en droit de refuser. En outre, cette suppression est considérée comme une sanction pécuniaire et doit conduire à une revalorisation salariale si un accord est trouvé.

L’employeur peut en revanche retirer la voiture de service au salarié sans condition ni compensation financière.

Le salarié cause un accident de la circulation impliquant un véhicule de fonction, qui doit payer ?

Lorsqu’un salarié cause un accident avec le véhicule mis à disposition par la société alors qu’il est en mission, il n’est pas tenu de prendre à sa charge les dommages causés au véhicule, ni même la franchise d’assurance.

Il en va ainsi même s’il existe, dans le contrat de travail, une clause prévoyant qu’en cas d’accident responsable ou sans tiers identifié survenu avec le véhicule fourni par l’entreprise au salarié, le salarié paiera une franchise: cette clause est nulle et non avenue, c’est-à-dire que l’on fait comme si elle n’existait pas, sauf pour l’employeur à prouver la faute lourde du salarié (intention de nuire) – Cour de Cassation sociale du 6 mai 2009, pourvoi n° 07-44485, du 30 septembre 2014, n° 13-20082.

Ce n’est pas non plus au salarié d’indemniser la victime de cet accident mais bien à l’entreprise, sauf pour l’employeur à prouver que le salarié est sorti des limites de la mission qui lui était confiée.

Infractions au code de la route

Rappelons que la Loi n° 2016-1547 du 18 novembre 2016 (article 34) oblige les entreprises à fournir le nom du conducteur en cas d’infraction commise par un salarié ou un client au volant d’un véhicule de société. Le chef d’entreprise doit fournir les coordonnées du conducteur responsable de l’infraction dans un délai de 45 jours à compter de la date d’envoi ou de remise de la contravention.

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