Notion de coffre-fort numérique
Dans le contexte de digitalisation accrue de la gestion des dossiers SIV et de la lutte contre les fraudes massives, les professionnels habilités sont désormais dans l’obligation de détenir un coffre-fort numérique.
Le coffre-fort numérique est un service d’archivage électronique sécurisé proposé par différents prestataires certifiés permettant de conserver notamment les dossiers d’immatriculation sur une durée déterminée tout en garantissant leur intégrité, leur confidentialité, et leur traçabilité notamment en cas de contrôle.
L’accès au coffre-fort numérique est strictement contrôlé via des identifiants individuels.
Un document stocké dans un coffre-fort numérique conforme a une valeur juridique équivalente au papier, à condition de respecter certaines normes (voir infra).
Utilisation du coffre-fort
En cas de contrôle administratif, les préfectures peuvent avoir accès à votre coffre-fort numérique. Lors de ce contrôle, un échantillon de dossiers peut être contrôlé et il existe un délai de transmission des pièces justificatives dans le coffre-fort numérique : elles doivent être déposées au plus tard le lendemain de la demande de la préfecture.
La FNA a demandé des indications complémentaires concernant les modalités de contrôle, et plus précisément si les préfectures sont habilitées à demander les identifiants du coffre-fort numérique des professionnels en cas de contrôle, le Ministère doit revenir vers nous dans les meilleurs délais afin de nous le préciser.
Les dossiers d’immatriculation sont archivés par le professionnel de l’automobile pour une durée de cinq ans, au terme de laquelle ce dernier les détruit.
Choix du prestataire
Le choix d’un coffre-fort numérique ne peut se faire sans vérification des certifications suivantes :
- NF Z42-020 : garantie d’intégrité des documents
- ISO 27001 : sécurité des systèmes d’information
- NF Z42-026 : conformité de la numérisation
- NF 42-025 : gestion des bulletins de paie
- NF 203 (AFNOR) : certification globale du coffre-fort
- Règlement eIDAS : identification électronique fiable
- Agrément SIAF : conservation d’archives publiques
Pour les professionnels de l’automobile, ces normes sont essentielles pour garantir la recevabilité des documents en cas de contrôle ou de litige.
Vous pouvez retrouver la liste des prestataires proposant le coffre-fort numérique en cliquant sur le lien suivant : https://www.francenum.gouv.fr/guides-et-conseils/pilotage-de-lentreprise/dematerialisation-des-documents/comment-securiser-le
Le partenaire concentrateur Nextlane avec lequel la FNA a signé une convention propose également une solution de coffre-fort numérique : https://www.nextlane.com/fr/product/coffre-fort-numerique/
