Si dans le cadre de ses fonctions un de vos salariés utilise un véhicule de l’entreprise, n’oubliez pas d’y consacrer un article dans son contrat de travail, ou faire un avenant si le contrat initial n’en fait pas mention. Sachez que la mise à disposition d’un véhicule de fonction est considéré comme un avantage en nature dont l’évaluation a été modifiée par l’arrêté du 25 février 2025.

La différence entre le véhicule de fonction et de service

Le véhicule de fonction ne doit pas être confondu avec le véhicule de service. En effet, la différence tient essentiellement à l’utilisation que le salarié peut en faire. Et une erreur pourrait vous coûter un redressement de cotisations sociales.

Bien entendu, si le salarié bénéficie d’un véhicule de service ou de fonction, ce dernier doit être identifié et appartenir à l’entreprise employeur.

⇨  La voiture de fonction est une voiture mise à la disposition du salarié par l’employeur de façon permanente. Le salarié peut dès lors utiliser son véhicule de fonction à des fins professionnelles mais aussi à des fins personnelles et dans ce cas il conserve le libre usage du véhicule le soir, les week-ends, et durant ses congés payés.

Le véhicule de fonction est considéré comme un avantage en nature et doit être déclaré comme tel, c’est-à-dire soumis à cotisations sociales.

⇨  Le véhicule de service, quant à lui, est le véhicule qui ne peut être utilisé par le salarié que dans le cadre professionnel. Le véhicule doit donc être restitué par le salarié à la fin de la journée de travail. Certains employeurs tolèrent néanmoins son utilisation pour les trajets domicile travail. Le salarié ne peut pas l’utiliser après sa journée de travail, les week-ends et durant ses congés payés.

En conséquence, vous n’avez pas à acquitter de charges sociales sur cette mise à disposition.

Une seconde différence s’applique en ce qui concerne le droit des salariés : la suppression d’un véhicule de fonction nécessite une modification du contrat de travail, que le salarié est en droit de refuser. De plus, cette suppression est considérée comme une sanction pécuniaire et doit conduire à une revalorisation salariale si un accord est trouvé.

L’employeur peut en revanche retirer la voiture de service au salarié sans condition ni compensation financière.

L’avantage en nature

Un véhicule de fonction est considéré comme un avantage en nature. Par conséquent, si vous mettez à disposition de votre salarié une voiture de fonction, vous devrez déclarer un montant et verser des cotisations sociales (salariales et patronales) identiques à celles d’un salaire.

Vous avez le choix entre un montant forfaitaire ou sur la base des dépenses réelles. L’option choisie (forfait ou valeur réelle) est prise pour une année entière et vous pourrez modifier cette option en fin d’exercice.

Concernant l’usage du véhicule de fonction par vos salariés pour leur trajet domicile / travail

L’avantage en nature résultant de la mise à disposition permanente d’un véhicule 

L’utilisation privée d’un véhicule mis à la disposition du salarié de façon permanente constitue un avantage en nature, qu’il s’agisse d’un véhicule dont l’employeur est propriétaire ou locataire, ou d’un véhicule dont l’employeur acquiert la propriété dans le cadre de location avec option d’achat (BOSS, Avantages en nature, § 560 et s.).

Il y a mise à disposition à titre permanent du véhicule chaque fois que les circonstances de fait permettent au salarié d’utiliser un véhicule professionnel à titre privé (en dehors du temps de travail, samedis, dimanches, jours fériés et pendant les congés).

La mise à disposition permanente par un employeur, à certains de ses salariés (non sédentaires), de véhicules automobiles dont la société assure entièrement la charge et dont les intéressés se servent tout au long de la journée pour leurs déplacements professionnels, mais aussi le matin pour se rendre du domicile au lieu de travail et le soir pour en revenir, constitue un avantage en nature. En effet, cette pratique « a pour résultat de permettre aux bénéficiaires de faire l’économie de frais de transport qu’ils devaient normalement assumer pour se rendre au lieu de travail et en revenir ».

Il faut aller plus loin dans le raisonnement, notamment sur l’utilisation « permanente ou non du véhicule ».

Seule l’utilisation privée d’un véhicule mis à disposition du salarié de façon permanente constitue un avantage en nature.

A contrario, si l’utilisation du véhicule est limitée à une utilisation uniquement professionnelle dans le cadre du trajet domicile/lieu de travail, aucun avantage en nature n’est constitué par l’économie réalisée par le salarié.

Il n’y aura pas d’avantage en nature si vous arrivez à prouver en tant qu’employeur que :

• L’utilisation du véhicule est nécessaire à l’exercice de l’activité professionnelle du salarié ;
• Le véhicule n’est pas mis à disposition de manière permanente, et ne peut donc être utilisé à des fins personnelles ;
• Le salarié ne peut pas utiliser les transports en commun, soit parce que le trajet domicile/lieu de travail n’est pas desservi, soit parce que le trajet est mal desservi en raison des conditions ou d’horaires particuliers de travail.

Circ. DSS/SDFSS/5B n° 2003-07, 7 janv. 2003, § 2.4 : BO min. emploi et solidarité, n°03-04 (abrogée depuis le 1^er avril 2021) Circ. DSS/SDFSS/5B n° 2005/389, 19 août 2005, question n° 33 : BSS, n° 09-05 (abrogée depuis le 1^er avril 2021) BOSS-AN-580

La non-utilisation du véhicule pendant les repos hebdomadaires ou les congés résulte soit d’une interdiction, soit de la restitution du véhicule. Circ. DSS/SDFSS/5B n° 2005/389, 19 août 2005, question n^os 13, 14 et 16 : BSS, n° 09-05 (abrogée depuis le 1^er avril 2021) BOSS-AN-570

Dans cette hypothèse, l’administration considère que l’utilisation du véhicule pendant la semaine (trajet domicile/lieu de travail) constitue le prolongement des déplacements professionnels effectués à l’aide du véhicule dans le cadre de l’activité professionnelle.

• Si la restitution du véhicule lors de chaque repos hebdomadaire est mentionnée dans un document écrit, l’administration tolère que la valeur de l’avantage ne soit pas réintégrée dans l’assiette des cotisations de sécurité sociale.
• Si le salarié dispose en permanence d’un véhicule et qu’un document écrit (règlement intérieur, circulaire professionnelle, courrier papier ou électronique) lui interdit de l’utiliser pendant le repos hebdomadaire et durant la période des congés payés, l’administration considère que le salarié l’utilise à des fins professionnelles. Dans cette hypothèse, elle estime qu’il n’y a pas d’usage privé du véhicule et donc pas d’avantage en nature à réintégrer dans l’assiette de cotisations sociales.

Pour en savoir plus : Bulletin officiel de la sécurité sociale Avantages en nature et frais professionnels

ATTENTION : L’Arrêté du 25 février 2025 relatif à l’évaluation des avantages en nature pour le calcul des cotisations de sécurité sociale des salariés affiliés au régime général réforme les modalités de l’évaluation forfaitaire pour les véhicules mis à disposition à compter du 1er février 2025, et maintient les règles dérogatoires jusqu’à la fin 2027 pour les véhicules fonctionnant exclusivement à l’énergie électrique et pour l’avantage lié à la mise à disposition de bornes de recharge.

Augmentation des évaluations forfaitaires pour les véhicules mis à disposition à partir du 1er février 2025

Le texte fait la différence entre les véhicules mis à disposition jusqu’au 31 janvier 2025 et ceux mis à disposition à compter du 1er février 2025.

Par conséquent, 2 règles d’évaluation forfaitaires vont coexister en fonction de la mise à disposition. Pour rappel : le véhicule est considéré mis à la disposition du salarié à compter de la date d’attribution fixée par l’accord conclu entre l’employeur et le salarié.

1) Véhicule acheté par l’entreprise et mis à disposition jusqu’au 31 janvier 2025

Il faut appliquer les anciennes règles d’évaluation forfaitaire.

Exemple : un véhicule est acheté par l’entreprise et attribué au salarié avant le 1er février 2025, bénéficie des dispositions applicables antérieures. Si le véhicule est restitué et mis à disposition à un autre salarié en mai 2025, les règles de la mise à disposition au 1er février  2025 seront applicables.

2) Véhicule loué par l’entreprise à partir du 1er février 2025 

Pour les véhicules mis à disposition à compter du 1er février 2025, les pourcentages concernant les règles d’évaluation forfaitaires sont modifiés. 

Pour les véhicules loués ou en location avec option d’achat :

• Si l’employeur ne prend pas en charge le carburant, l’évaluation est faite sur la base de 50% du cout global annuel comprenant la location, l’entretien et l’assurance du véhicule ;
• Si l’employeur paye le carburant du véhicule, l’avantage est évalué soit en ajoutant au pourcentage de 50 % l’évaluation des dépenses de carburant à partir des frais réellement engagés, soit suivant un forfait global de 67 % du cout global annuel comprenant la location, l’entretien, l’assurance du véhicule et le carburant.

3) Pour les véhicules achetés et mis à disposition à compter du 1er février 2025, le barème d’évaluation forfaitaire est le suivant

• véhicule acheté sans prise en charge du carburant : évaluation faite sur la base de 15 % du cout d’achat pour les véhicules de 5 ans et plus et 10 % du cout d’achat pour les autres ;
• véhicule acheté avec prise en charge par l’employeur des frais de carburant : évaluation faite sur la base 20 % du cout d’achat pour les véhicule de 5 ans et plus et 15 % du cout d’achat pour les autres

Sachez que l’évaluation ne peut pas avoir pour effet de porter le montant de l’avantage en nature à un niveau supérieur à celui qui aurait été évalué si l’employeur avait acheté le véhicule. Le prix de référence du véhicule retenu pour cette évaluation est le prix d’achat TTC du véhicule par le loueur, après prise en copte du rabais consenti le cas échéant, dans la limite te de 30% du prix conseillé, par le constructeur pour la vente du véhicule au jour du début du contrat. En conséquence, les loueurs et crédit bailleur doivent communiquer aux entreprises locataires les éléments nécessaires pour appliquer cette règle.

Barèmes d’évaluation (les coûts s’entendent TTC)

au 1er février 2025 

Selon la méthode forfaitaire

Selon la méthode des dépenses réelles 

Véhicules électriques

• Les bornes de recharges 

Les dispositions applicables depuis le 1er janvier 2020, sont prolongées jusqu’au 31 décembre 2027. Concernant la mise à disposition d’une borne de recharge pour les véhicules électriques et hybrides par l’employeur depuis le 1er janvier 2020 jusqu’au 31 décembre 2027, l’avantage en nature découlant de l’utilisation de cette borne à des fins personnelles est évalué à 0 €.

Lorsque l’employeur met à la disposition du salarié une borne de recharge électrique, ou prend en charge tout ou partie des coûts liés à l’utilisation de cette borne, l’avantage en nature qui résulte de l’utilisation de cette borne par le salarié à titre privé est évalué différemment selon que la borne est installée ou non sur le lieu de travail.

Selon l’arrêté de février 2025, lorsque la borne est installée sur le lieu de travail, l’avantage en nature devrait être évalué à hauteur d’un montant nul, y compris pour les frais d’électricité.

Lorsque la borne est installée en dehors du lieu de travail, deux  situations seraient envisagées.

En cas de prise en charge par l’employeur de tout ou partie des frais relatifs à l’achat et à l’installation d’une borne de recharge :

• Lorsque la mise à disposition de la borne cesse à la fin du contrat de travail, cette prise en charge serait exclue de l’assiette des cotisations et contributions sociales ;

• Lorsque la borne est installée au domicile du salarié et n’est pas retirée à la fin du contrat de travail, cette prise en charge serait exclue de l’assiette des cotisations et contributions sociales dans la limite de 50 % des dépenses réelles que le salarié aurait dû engager pour l’achat et l’installation de la borne, dans la limite de 1 043,50 € en 2025 (75 % des dépenses réelles que le salarié aurait dû engager, dans la limite de 1 565,20 € en 2025 si la borne a plus de 5 ans.

En cas de prise en charge par l’employeur de tout ou partie des autres frais liés à l’utilisation d’une borne de recharge électrique (frais d’entretien ou de maintenance) ou du coût d’un contrat de location d’une telle borne (hors frais d’électricité), cette prise en charge serait exclue de l’assiette des cotisations et contributions sociales dans la limite de 50 % du montant des dépenses réelles que le salarié aurait dû engager.

• Voitures 100 % électriques éligibles à l’éco score

L’arrêté du 25 février 2025 comporte toujours des règles de faveur dérogatoires. Il s’agit d’un abattement pour les véhicules fonctionnant exclusivement au moyen de l’énergie électrique jusqu’au 31 décembre 2027, avec toujours 2 règles d’évaluation en fonction de la date de mise à disposition. 

1) Pour les véhicules 100% électrique mis à la disposition du salarié du 1er janvier 2020 jusqu’au 31 janvier 2025, les dispositions transitoires sont prolongées

Les dépenses prises en compte pour calculer l’avantage en nature constitué par la mise à disposition du salarié d’un véhicule électrique (hors véhicule hybride), que ce soit sur une base réelle ou une base forfaitaire sont :

• Les frais d’électricité payés par l’employeur n’entrent pas en compte dans le calcul de l’avantage en nature pour la recharge du véhicule ;
• Un abattement de 50 % est à effectuer sur l’avantage en nature dans sa globalité, plafonné à 2 000,30 € en 2025 (revalorisé tous les ans).

2) Pour les véhicules 100% électrique mis à la disposition du salarié entre le 1er février 2025 et le 31 décembre 2027

Le régime est différent selon que l’évaluation se fait sur une base réelle ou forfaitaire. 

• L’évaluation de l’avantage en nature basé sur la valeur réelle, prend toujours en compte un abattement de 50 %, dans la limite de 2 000,30 € en 2025 ;
• L’évaluation de l’avantage en nature sur une base forfaitaire prend en compte un abattement de 70 %, dans la limite de 4 582 € au 1er janvier 2025.

3) Pour être éligible à l’abattement 

Le véhicule 100 % électrique mis à disposition des salarié au 1er février 2025 doit remplir une condition spécifique de score environnemental permettant le bénéfice du bonus écologique.

La condition d’éco score est vérifiée le jour de la mise à disposition du véhicule.

Si le véhicule n’est pas éligible à l’éco score minimal, l’évaluation de l’avantage en nature, au réel ou au forfait, est effectuée sans tenir compte de l’abattement.

Avantage en nature et bulletin de paie

L’avantage en nature doit être clairement indiqué sur le bulletin de salaire.

De plus, il est intégré dans la base de calcul :

–  du taux horaire des heures supplémentaires ; 

–  de l’indemnité de congés payés ; 

–  du salaire à maintenir par l’employeur en cas de maladie, maternité, accident du travail si l’avantage n’est pas conservé pendant cette période ;

–  de l’indemnité compensatrice de préavis non effectué ; 

–  des indemnités de licenciement ou de mise en retraite.

Dans la pratique, le montant de l’avantage en nature apparaît deux fois sur la fiche de paie (montant identique) : une première fois pour l’ajouter au salaire brut (sur une ligne distincte), une seconde fois pour le déduire du net à payer avant impôt.

Pour ce qui est des heures supplémentaires, les avantages en nature entrent dans le calcul du taux horaire des heures supplémentaires avant majoration. Leur valeur doit être divisée par le nombre d’heures normales effectuées.

Exemple de calcul du taux horaire des heures supplémentaires

Un salarié est payé 15 € par heure pour 35 heures hebdomadaires. En complément, il bénéficie d’un avantage en nature évalué à 250 €.

Le taux horaire avant majoration de l’heure supplémentaire se calcule ainsi : 15 + (250 / 151,67) = 16,648 €

Ce taux sera ensuite majoré de 25 ou 50 % selon la nature de l’heure supplémentaire.

Notez le : on peut constater que l’aspect financier n’est pas à négliger dans le choix de l’attribution d’une voiture « de service » ou d’une voiture « de fonction ».

D’autant que la suppression d’un véhicule de fonction nécessite une modification du contrat de travail, que le salarié est en droit de refuser. En outre, cette suppression est considérée comme une sanction pécuniaire et doit conduire à une revalorisation salariale si un accord est trouvé.

L’employeur peut en revanche retirer la voiture de service au salarié sans condition ni compensation financière.

Le salarié cause un accident de la circulation impliquant un véhicule de fonction, qui doit payer ?

Lorsqu’un salarié cause un accident avec le véhicule mis à disposition par la société alors qu’il est en mission, il n’est pas tenu de prendre à sa charge les dommages causés au véhicule, ni même la franchise d’assurance.

Il en va ainsi même s’il existe, dans le contrat de travail, une clause prévoyant qu’en cas d’accident responsable ou sans tiers identifié survenu avec le véhicule fourni par l’entreprise au salarié, le salarié paiera une franchise: cette clause est nulle et non avenue, c’est-à-dire que l’on fait comme si elle n’existait pas, sauf pour l’employeur à prouver la faute lourde du salarié (intention de nuire) – Cour de Cassation sociale du 6 mai 2009, pourvoi n° 07-44485, du 30 septembre 2014, n° 13-20082.

Ce n’est pas non plus au salarié d’indemniser la victime de cet accident mais bien à l’entreprise, sauf pour l’employeur à prouver que le salarié est sorti des limites de la mission qui lui était confiée.

Les infractions au code de la route

Rappelons que la Loi n° 2016-1547 du 18 novembre 2016 (article 34) oblige les entreprises à fournir le nom du conducteur en cas d’infraction commise par un salarié ou un client au volant d’un véhicule de société. Le chef d’entreprise doit fournir les coordonnées du conducteur responsable de l’infraction dans un délai de 45 jours à compter de la date d’envoi ou de remise de la contravention.