Depuis 2009, les professionnels peuvent être habilités par le Ministère de l’intérieur pour télétransmettre dans le système d’immatriculation des véhicules (SIV) des données liées à l’immatriculation des véhicules.
Les conventions d’habilitation prévoient que le professionnel habilité doit « prévoir l’archivage des dossiers d’opérations d’immatriculation (pièces justificatives) de véhicules neufs et d’occasion pendant une durée minimum de 5 ans*, à partir de la date de demande d’immatriculation ».
*A l’exception des pièces dont la règlementation en vigueur fixe une durée d’archivage supérieure (notamment certains professionnels doivent conserver ces pièces justificatives 10 ans pour leur comptabilité).
Passé ce délai, ces archives peuvent donc être détruites.
Destruction : quel procédé utiliser ?
Une instruction signée le 18 mai 2017 par le délégué interministériel à la sécurité routière, vise à préciser :
- les règles applicables pour la destruction des archives conservées par les professionnels et arrivées au terme de leur durée d’utilité administrative (DUA),
- ainsi que les modalités permettant d’autoriser un archivage numérique des dossiers.
Vous pouvez télécharger cette instruction ci-dessous dans documents complémentaires.
Modalité de destruction des archivages des professionnels habilités
Les professionnels habilités peuvent procéder à la destruction des dossiers ayant atteint la fin de leur durée d’utilité administrative de 5 ans. L’instruction précise que cette durée se calcule en années révolues.
Exemple : les dossiers produits en 2009 sont éliminables depuis 2015, ceux de 2010 depuis 2016, etc.
Ces dossiers contenant des données à caractère personnel, l’instruction souligne que leur destruction physique doit être effectuée de manière à garantir la confidentialité de ces informations, sous peine de sanctions pénales.
Selon l’instruction, il convient de recourir à un procédé de dilacération pour garantir la non-lisibilité des informations.
Attention : si l’opération est confiée à un prestataire, ce dernier doit prendre les mêmes engagements et fournir un procès-verbal de destruction.
Pour chaque lot détruit, les professionnels habilités doivent remplir une attestation de destruction conforme au modèle joint en annexe de l’instruction. Une liste des dossiers détruits doit être jointe à l’attestation, précisant les numéros d’immatriculation concernés.
Les attestations doivent être conservées par le professionnel durant la période d’habilitation et sont restituées à la préfecture de rattachement à l’issue de cette période.
Les préfectures peuvent effectuer des vérifications du respect de ces dispositions :
- soit par sondage, dans le cadre de leur plan de contrôle annuel,
- soit à l’occasion d’un contrôle sur un signalement en lien avec le référent fraude départemental.
Attention : En cas de problème dans la gestion de la destruction de ces dossiers par des professionnels habilités, les services préfectoraux peuvent procéder à des suspensions ou des retraits d’habilitation.
Modalité d’archivage numérique des dossiers
L’instruction autorise l’archivage des pièces justificatives sous format électronique par les professionnels habilités. Pour ce type d’archivage, il faut alors que :
- L’outil de conservation des documents électroniques relève au moins soit du coffre-fort numérique tel que défini dans la norme NF Z 42 020, soit d’un outil de gestion électronique de documents (GED) conforme au référentiel général de gestion des archives.
- Dans le cadre d’un stock d’archives déjà existantes sur support papier, les documents physiques peuvent être détruits avant expiration de leur DUA, après leur numérisation dans les règles de l’art sous le contrôle et selon une procédure validée par le directeur des archives départementales territorialement compétent.
