Au regard de la crise sanitaire que nous vivons, le gouvernement modifie les textes afin de les adapter au contexte. C’est la raison pour laquelle il a décidé de réactiver les réunions à distance du Comité social et économique au travers de son décret N°2020 – 1513 du 3 décembre 2020 – JO du 4 décembre 2020.https://www.legifrance.gouv.fr/download/file/dQZ1SfRwlknYxBD7sUlKTIuky5TKiWOBUy2E5TQQFyI=/JOE_TEXTE

Rappel historique : 

Lors de la première période d’état d’urgence, l’ordonnance n° 2020-389 du 1er avril 2020 avait autorisé le recours à la visioconférence, mais aussi à la conférence téléphonique et à la messagerie instantanée pour les réunions du C.S.E de manière illimitée, même en l’absence d’accord. 

C’était une réelle nouveauté liée au problématique due au confinement car pour information, en temps normal les réunions du C.S.E par visioconférence ne sont autorisées que 3 fois dans l’année (art. L. 2315-4 du code du travail).

Malgré tout, on peut déroger à la règle des 3 réunions annuelles, par la conclusion d’un accord d’entreprise ou un accord conclu entre l’employeur et la majorité des élus titulaires. Ces accords peuvent interdire le recours à la visioconférence, comme prévoir qu’un certain nombre voire toutes les réunions, sont organisées en visioconférence. 

La règle de droit commun de 3 réunions par an, s’appliquera de nouveau à compter du 15 février 2021, sauf nouvelles décisions du gouvernement. 

Attention, depuis le 5 décembre 2020, et ce jusqu’au 14 février 2021 (fin de l’état d’urgence), le gouvernement permet la réactivation des réunions à distance du comité social et économique pendant l’état d’urgence sanitaire avec quelques exceptions.

En quoi cela consiste-t-il ? 

Durant toute cette période, les réunions à distance sont autorisées et ce, d’une manière illimitée pour l’ensemble des réunions du C.S.E, après information de l’employeur auprès des membres. 

Les réunions à distance comprennent : 

• la Visio conférence qui n’est plus limitée à 3 réunions par an ; 
• les réunions par conférence téléphonique ;
• la messagerie instantanée, uniquement en cas d’impossibilité de recourir à la visioconférence ou à la conférence téléphonique ou lorsqu’un accord d’entreprise le prévoit.

Selon quelles modalités : 

Quel que soit le dispositif technique choisit, il doit permettre : l’identification des membres ainsi que leur participation effective en assurant la retransmission continue et simultanée du son des délibérations. A noter qu’aucun des dispositifs ne fait obstacle aux suspensions de séance.

• la réunion est prévue en conférence téléphonique : 

Elle doit se dérouler conformément aux étapes prévues à l’article D. 2315-1 du code du travail, relatif au recours à la visioconférence : vérification que l’ensemble des membres a accès à des moyens techniques satisfaisant, vote en simultanée.

Si un vote à bulletin secret est nécessaire : il doit répondre aux conditions prévues par l’alinéa 3 de l’article D. 2315-1 du code du travail, relatif à la visioconférence : garantie du secret de l’identité et de la confidentialité des données transmises. 

Le président de l’instance informe ses membres de la tenue de la réunion en conférence téléphonique. 

• la réunion est prévue par messagerie instantanée :

Si vote à bulletin secret, application de l’article D. 2315-1 du code du travail.

En outre, le président doit préciser la date et l’heure de son début ainsi que la date et l’heure à laquelle interviendra au plus tôt sa clôture.

Comme pour la conférence téléphonique, le dispositif technique mis en œuvre garantit l’identification de ses membres, ainsi que leur participation effective en assurant la communication instantanée des messages écrits au cours des délibérations. 

Les débats sont clos par un message du président de l’instance qui ne peut intervenir avant l’heure limite fixée pour la clôture de la délibération

Le vote a lieu de manière simultanée. Les participants disposent d’une durée identique pour voter à compter de l’ouverture des opérations de vote indiquée par le président de l’instance.

Au terme du délai fixé pour l’expression des votes, le président de l’instance adresse les résultats à l’ensemble de ses membres.

Nouveauté prévue par l’ordonnance n° 2020-1441 du 25 novembre 2020 – https://www.legifrance.gouv.fr/loda/article_lc/LEGIARTI000042566294/2020-11-27/

Limites au principe dérogatoire instaurées par l’ordonnance à la différence de celle d’avril 2020. 

En effet, les élus peuvent s’opposer à la réunion à distance sur certains thèmes sensibles soit : 

• la procédure de licenciement collectif prévue au chapitre III du titre III du livre II de la première partie du code du travail ;
• la mise en œuvre des accords de performance collective mentionnés à l’article L. 2254-2 du même code (APC) ;
• la mise en œuvre des accords portant rupture conventionnelle collective mentionnés à l’article L. 1237-19 du même code (RCC) ;
• la mise en œuvre du dispositif spécifique d’activité partielle prévu à l’article 53 de la loi du 17 juin 2020 susvisée (APLD).

Cette possibilité n’est ouverte qu’à la majorité de ceux appelés à y siéger, cela comprend les élus titulaires ou les suppléants remplaçant un titulaire absent pour cette réunion.

Ils peuvent s’y opposer, au plus tard vingt-quatre heures avant le début de la réunion à distance pour les informations et consultations sur les sujets sensibles vus plus haut. 

Sous quelle forme : les textes étant muets sur le sujet, on peut penser qu’un mail des membres s’y opposant avec leur signature pourrait suffire. 

Il faut malgré tout garder à l’esprit que la règle du présentiel pour les réunions du Comité social et économique est la norme. 

Sont concernées les entreprises dont l’effectif atteint au moins 11 salariés pendant 12 mois consécutifs (article L 2311-2 du Code du travail). Si, pour un mois donné, l’effectif de l’entreprise passe sous le seuil de 11 salariés, le décompte des 12 mois consécutifs repart de zéro.

 La mise en place du Comité Social et Economique (CSE) est concrétisée par les élections professionnelles, qui se déroulent dans les mêmes conditions que pour les anciennes institutions représentatives du personnel, avec toutefois quelques nouveautés.

Cette note présente, étape par étape, le déroulement des élections des représentants du personnel.

Quand procéder aux élections pour mettre en place le Comité Social et Economique (CSE) ?

⮲  Le CSE constitue l’instance unique de représentation du personnel dans l’entreprise, il se substitue aux « délégués du personnel » dans les entreprises d’au moins 11 salariés, et aux trois instances, « délégués du personnel », « comité d’entreprise » et « comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail » ou, le cas échéant, à la délégation unique du personnel ou à l’instance regroupée, dans les entreprises d’au moins 50 salariés.

Le CSE doit être mis en place dans toutes les entreprises d’au moins 11 salariés au plus tard le 31 décembre 2019.

⮲  La date de la 1re mise en place du CSE varie selon la présence ou non de représentants du personnel (DP, CE, CHSCT) et la date de fin de leur mandat.

Attention ! Si le terme de leurs mandats se situe après 2019, l’employeur doit néanmoins organiser les élections en 2019, puisque le CSE doit être mis en place avant le 1er janvier 2020.

Rappel des règles relatives à l’organisation des élections

Une fois que l’entreprise a atteint le seuil des 11 salariés pendant 12 mois consécutifs, l’employeur est tenu de prendre l’initiative d’organiser les élections, hier de délégués du personnel, aujourd’hui du comité social et économique (CSE).

Pour rappel, le décompte de l’effectif s’opère selon les règles du Code du travail (art L 1111-2) : les CDI temps plein sont pris en compte intégralement dans l’effectif, les CDD au prorata de leur temps de présence au cours des 12 mois précédents (sauf remplacement d’un salarié absent), et les salariés à temps partiel sont pris en compte au prorata de leur temps de travail tout type de contrat confondu.

Il faut également organiser les élections lorsque les mandats des représentants du personnel arrivent à échéance, tous les quatre ans, ou à l’échéance des mandats si une durée inférieure a été fixée.

Les élections se font en deux tours : le 1er tour est consacré aux candidats présentés par les organisations syndicales (délégués syndicaux), un 2ème tour est organisé à défaut de délégués syndicaux (candidats ou élus).

Les élections ont lieu pendant le temps de travail (sauf accord contraire entre l’employeur et les organisations syndicales).

L’élection a lieu au scrutin secret sous enveloppe ou par vote électronique. Le vote par correspondance est retenu par exception quand il est prévu par le protocole pré-électoral.

Nombre de membres à élire en fonction des effectifs de l’entreprise (extrait du tableau) :

Cas des entreprises ayant plusieurs établissements : 

Article 1.07 –b) de la convention collective : DIALOGUE SOCIAL DANS L’ENTREPRISE (Avenant n° 85 du 24 mai 2018)

(Extrait) : Lorsque l’entreprise comporte au moins deux établissements, un CSE central et des CSE d’établissement sont institués.

L’existence d’établissements distincts, leur nombre et leur périmètre sont déterminés par accord d’entreprise ou, à défaut, par accord entre l’employeur et le CSE, ou à défaut, par décision unilatérale de l’employeur.

L’accord d’entreprise reconnaissant l’existence d’établissements distincts peut prévoir la mise en place de représentants de proximité, dont il fixe le nombre, les attributions, les modalités de désignation et de fonctionnement.

Etape 1 : Informer le personnel du projet d’élections de représentants du personnel au CSE « par tout moyen permettant de conférer date certaine » (affichage, informations sur l’intranet, courriel…).

Le document diffusé au personnel précise les dates, heures et lieux des élections envisagées pour le premier tour des élections, qui doit se tenir au plus tard le 90e jour après cette information, qu’il s’agisse d’une première élection ou d’un renouvellement (article L 2314-4 du Code du travail).

Si l’employeur n’agit pas, il peut être invité à le faire par un syndicat ou un salarié. Dans ce cas, il est tenu d’engager la procédure d’organisation des élections dans le mois qui suit la réception de la demande (article L 2314-8 du code du travail). Le salarié qui a saisi son employeur d’une telle demande bénéficie d’une protection contre le licenciement si son initiative est confirmée par un syndicat (article L 2411-6 du Code du travail).

Après l’établissement d’un procès-verbal de carence (à défaut de candidature ou de quorum au 1er tour), une nouvelle demande d’organiser des élections ne peut intervenir qu’après un délai de six mois.

Etape 2: Informer par courrier recommandé AR les organisations syndicales et les inviter à négocier un protocole d’accord préélectoral

Quelles organisations syndicales contacter ?

• Les organisations syndicales représentatives ayant constitué une section syndicale dans l’entreprise, ainsi que les syndicats affiliés à une organisation syndicale représentative au niveau national et interprofessionnel y sont également invités par courrier : CFDT, CFTC, FO, CFE-CGC, FTM-CGT. En cas de réponse, un protocole préélectoral sera établi et fixera les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales entre l’employeur et les organisations syndicales.

Le courrier d’invitation doit être envoyé au minimum un mois avant la date des élections puisque le protocole doit laisser un mois entre sa signature et l’organisation du scrutin.

NB : les Syndicats ne sont pas obligés de répondre. Ils se présenteront ou ne se présenteront pas au rendez-vous.

► A quel moment informer ?

Dans le cas d’un renouvellement, l’invitation des organisations syndicales aux négociations préélectorales doit être envoyée deux mois avant l’expiration des mandats des représentants en exercice. Par ailleurs, le 1er tour des élections doit avoir lieu dans la quinzaine précédant l’expiration des mandats.

Cette invitation doit parvenir aux syndicats au moins 15 jours avant la première réunion de négociation préélectorale.

Etape 3: Établir les listes électorales

Conditions pour être électeur

Sont électeurs, les salariés (CDD ou CDI) :

• âgés d’au moins 16 ans,
• ayant travaillé au moins 3 mois dans l’entreprise,
• n’ayant pas fait l’objet d’une condamnation privative du droit de vote

Les apprentis et stagiaires remplissant ces conditions peuvent être électeurs, bien qu’ils ne soient pas pris en compte dans l’effectif de l’entreprise.

Conditions pour être éligible (candidat) 

Sont éligibles, les salariés (CDD ou CDI) :

• âgés d’au moins 18 ans,
• ayant travaillé au moins un an dans l’entreprise, à l’exception des conjoint, partenaire pacsé, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs ou alliés au même degré de l’employeur.
• n’ayant pas encouru de condamnation privative de droit de vote

Les salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l’une de ces entreprises. Ils choisissent celle dans laquelle ils font acte de candidature.

► Si aucun salarié ne s’est porté candidat aux élections, l’employeur doit-il poursuivre le processus électoral ?

La réponse diffère selon l’effectif de l’entreprise.

  Dans les entreprises dont l’effectif est compris entre 11 et 20 salariés, lorsqu’aucun salarié ne s’est porté candidat aux élections dans les 30 jours suivant la diffusion de l’information par l’employeur au personnel de l’organisation prochaine des élections, ce dernier est dispensé d’inviter les organisations syndicales à négocier le protocole d’accord préélectoral. Le processus électoral s’achève, les élections professionnelles n’ont pas à être organisées (art. L. 2314-5). L’employeur établit à cette date un procès-verbal de carence.

  Dans les entreprises de plus de 20 salariés, l’employeur doit inviter les organisations syndicales à négocier un protocole d’accord pré-électoral. A l’issue du processus électoral, si aucune personne ne s’est portée candidate ni au premier tour ni au second tour, un procès-verbal de carence est établi.

Le 1er tour des élections est réservé aux listes présentées par les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise. 

Les listes de candidats doivent être composées pour chaque collège électoral : collège ouvriers employés et collège cadre, dès lors qu’au moins 25 cadres sont dénombrés dans l’entreprise. Les listes doivent comporter un nombre de femmes et d’hommes correspondant à la part de femmes et d’hommes inscrits sur la liste électorale, dans le collège au sein duquel elles se présentent (L 2314-30 du code du travail). Le non-respect de cette obligation pourrait faire l’objet d’un recours devant le juge judiciaire.

A défaut de collèges distincts (cadres et non-cadres), les candidats sont regroupés en un « collège unique ».

Le 2nd tour des élections est libre et ouvert à l’ensemble des salariés répondant aux conditions d’éligibilité.

Etape 4 : Mettre en place le 1er tour de scrutin

Les élections des représentants du personnel se font au scrutin de listes à deux tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne. Il est procédé à des votes séparés pour les représentants titulaires et les représentants suppléants, dans chacune des catégories professionnelles formant des collèges électoraux.

Il incombe à l’employeur de désigner un bureau de vote, dès l’annonce du 1er tour des élections, pour chacun des collèges.

Le bureau de vote est chargé de la surveillance du bon déroulement du scrutin, du dépouillement du scrutin, de la proclamation des résultats et de l’établissement du procès-verbal des élections des représentants du personnel au CSE.

Le 1er tour des élections est réservé aux listes établies par les organisations syndicales qui ont été invitées à négocier le protocole préélectoral.

L’élection a lieu au scrutin secret sous enveloppe ou par vote électronique.

Le 1er tour n’est retenu que si le quorum est atteint : il faut que le nombre de votants soit au moins égal à la moitié des électeurs inscrits.

⮲  Ne sont pas comptabilisés comme votants les bulletins blancs, nuls ou panachés.

Etape 5 : Mettre en place le 2nd  tour de scrutin

Organisé dans les 15 jours suivant le 1er tour, le 2nd  tour est ouvert à toutes les candidatures qu’elles soient ou non présentées par une organisation syndicale.

Etape 6: Dépouiller et attribuer des sièges de représentants du personnel aux listes en présence

Chaque liste se voit attribuer autant de sièges que le nombre de voix recueilli contient de fois le quotient électoral. Le quotient électoral est égal au nombre total des suffrages valablement exprimés par les électeurs du collège, divisé par le nombre de sièges à pourvoir.

Lorsqu’il n’a été pourvu aucun siège ou qu’il reste des sièges à pourvoir, les sièges restants sont attribués sur la base de la plus forte moyenne.

A cet effet, le nombre de voix obtenu par chaque liste est divisé par le nombre augmenté d’une unité des sièges déjà attribués à la liste. Les différentes listes sont classées dans l’ordre décroissant des moyennes obtenues. Le premier siège non pourvu est attribué à la liste ayant la plus forte moyenne.

Il est procédé successivement à la même opération pour chacun des sièges non pourvus jusqu’au dernier.

Lorsque deux listes ont la même moyenne et qu’il ne reste qu’un siège à pourvoir, ce siège est attribué à la liste qui a le plus grand nombre de voix.

Lorsque deux listes ont recueilli le même nombre de voix, le siège est attribué au plus âgé des deux candidats susceptibles d’être élus.

Etape 7 : Désigner les élus au sein de chaque liste

Les élus sont désignés dans l’ordre de présentation de la liste à l’exception du cas où le nombre de ratures faites sur le nom d’un candidat est égal ou supérieur à 10% des suffrages valablement exprimés en faveur de la liste sur laquelle il figure. La désignation des élus se fait alors en fonction du nombre de voix obtenu par chaque candidat.

Etape 8 : Proclamer les résultats des élections 

Il appartient au bureau de vote de proclamer oralement les résultats des élections des représentants du personnel en nommant les élus avec le nombre de voix obtenues par chacun.

Etape 9 : Etablir et transmettre le procès-verbal des élections

Le procès-verbal des élections est dressé par le bureau de vote.

L’employeur doit, dans les 15 jours, transmettre le(s) formulaire(s) Cerfa[1] par voie dématérialisée ou par courrier postal.

[1]  Disponibles sur www.elections-professionnelles.travail.gouv.fr

NB : Le numéro de convention collective (IDCC) à indiquer pour les Services de l’automobile est le : 1090

Procès-verbal des élections des titulaires et  Procès-verbal des élections des suppléants 

1 exemplaire est envoyé au Centre de traitement des élections professionnelles à l’adresse suivante : CTEP  –  TSA 79104  –  76934 ROUEN CEDEX 9

Les envois à l’inspection du travail ne sont plus nécessaires, ils seront effectués par le CTEP.

1 copie du procès-verbal est envoyé à chaque syndicat ayant présenté une liste de candidats et/ou  ayant participé à la négociation du protocole d’accord pré-électoral.

Procès-verbal de carence : 1 exemplaire est envoyé au Centre de traitement des élections professionnelles à l’adresse suivante : CTEP  –  TSA 79104  –  76934 ROUEN CEDEX 9

1 exemplaire est envoyé à l’inspection du travail (toujours obligatoire en cas de carence totale).

Informer également les salariés par voie d’affichage des résultats des élections, obligatoire pour les PV de carence.

Durée des mandats

Les membres de la délégation du personnel du Comité social et économique sont élus pour quatre ans (article L 2314-33 du Code du travail). Cette durée peut réduite à 2 ou 3 ans par accord d’entreprise.

Le nombre de mandats successifs est fixé à trois, excepté pour les entreprises de moins de 50 salariés ou sauf accord collectif dérogatoire.

Les fonctions de ces membres prennent fin par le décès, la démission, la rupture du contrat de travail, la perte des conditions requises pour être éligible. Ils conservent leur mandat en cas de changement de catégorie professionnelle.

Le mandat des représentants de proximité, des représentants syndicaux au CSE, des délégués syndicaux et des représentants de section syndicale prennent fin en même temps que celui des membres élus du CSE.

*******************************

Pour vous aider dans la mise en place du CSE, nous vous conseillons de consulter les documents suivants disponibles dans notre base documentaire FNA

• Ministère du Travail: 100 questions/réponses sur le CSE
• Calendrier électoral avec retro planning