Faisant suite à la modification des conditions d’habilitation au SIV depuis le 1er août 2026, les professionnels étaient dans l’attente de la publication des nouvelles conventions d’habilitation.
L’objectif de cette réforme est de sécuriser davantage le système d’immatriculation des véhicules, de limiter les risques de fraude et de garantir que seuls des professionnels fiables et effectivement actifs puissent accéder au SIV.
Les conventions et leurs annexes sont désormais disponibles
sur France Titre sous ce lien.
Pour tout savoir sur les nouvelles conditions d’habilitation, cliquez ici.
Vous trouverez ci-dessous une synthèse des conventions d’entreprise et d’établissement. Nous vous invitons toutefois à lire en détail et attentivement ces conventions.
Convention d’entreprise et convention d’établissement : quelle différence ?
Chaque entreprise doit signer deux niveaux d’habilitation :
- Une convention d’entreprise, conclue entre l’entreprise siège (porteur de la convention) et le préfet compétent.
Elle identifie les établissements autorisés à solliciter une habilitation, les modes d’accès au SIV qu’ils peuvent utiliser. L’entreprise doit également veiller au bon usage de l’habilitation par l’ensemble de ses établissements. La convention d’entreprise doit lister ses établissements souhaitant être habilités.
- Une convention d’établissement, conclue pour chacun des établissements autorisés à accéder au SIV lié à l’entreprise principale. La convention d’établissement est celle qui encadre concrètement l’utilisation du SIV par chaque établissement habilité. C’est principalement dans cette convention que figurent les obligations opérationnelles à respecter lors des démarches d’immatriculation. L’habilitation définitive n’est acquise qu’après la signature de la convention d’établissement.
En cas d’établissement unique, les deux conventions (entreprise + établissement) sont signées en même temps.
La convention d’entreprise ne permet donc pas, à elle seule, de télétransmettre des opérations dans le SIV. Elle organise et encadre les habilitations des établissements qui lui sont rattachés.
Cette distinction est importante : le porteur de la convention d’entreprise a des obligations propres et doit veiller au bon usage de l’habilitation par ses établissements, tandis que chaque établissement reste responsable du respect des règles applicables aux opérations qu’il réalise.
Le lien entre ces deux niveaux est indissociable : si la convention d’entreprise est suspendue ou résiliée, toutes les conventions d’établissement qui y sont rattachées se retrouvent suspendues ou résiliées de plein droit.
Cette réforme permet de mieux identifier les responsabilités respectives de l’entreprise et de chacun de ses établissements tout en renforçant le contrôle des accès au SIV par les préfectures locales.
Focus 1 – Vous êtes porteur de la convention d’entreprise (SIREN)
Vous êtes responsable du pilotage de l’habilitation au niveau de l’entreprise
La convention d’entreprise identifie les établissements que l’entreprise autorise à solliciter une habilitation et les modes d’accès au SIV qu’ils pourront utiliser. En tant qu’établissement principal, vous pouvez consulter l’activité d’immatriculation de l’ensemble des établissements habilités de l’entreprise.
Le rôle du porteur de la convention ne s’arrête pas à cette organisation initiale.
Vous devez veiller au bon usage de l’habilitation par vos établissements.
L’entreprise s’engage expressément à veiller au bon usage de l’habilitation par les établissements qui lui sont rattachés.
Elle doit également veiller :
- à ce que les installations permettant l’accès au SIV soient conformes aux spécifications techniques ;
- à ce que les modes d’accès au SIV soient utilisés conformément aux règles prévues ;
- et notamment à ce que ces accès soient utilisés uniquement par les gérants ou préposés déclarés à la préfecture.
En pratique : le porteur de la convention d’entreprise doit donc conserver une vision et une maîtrise de la manière dont ses différents établissements utilisent le SIV.
Il ne peut pas considérer que chaque établissement gère son habilitation de manière totalement autonome.
Vous devez maintenir à jour la situation de l’entreprise
Tout changement concernant les informations déclarées dans la convention doit être signalé au préfet dans un délai de 15 jours ouvrés.
Cela concerne notamment :
– l’adresse ou la raison sociale ;
– les établissements autorisés ;
– les modes d’accès autorisés ;
– le dirigeant ;
– l’activité de l’entreprise ;
– les coordonnées de contact.
Selon la modification, un avenant ou une nouvelle convention devra être signé.
Vous devez répondre aux demandes de contrôle
Le porteur de la convention d’entreprise s’engage à répondre à toute demande écrite des services du ministère de l’Intérieur dans le cadre du suivi et du contrôle des professionnels habilités dans un délai de 10 jours ouvrés.
Attention : les conventions de vos établissements peuvent avoir des conséquences sur votre convention d’entreprise
Il existe une véritable interdépendance entre les deux niveaux.
Lorsque toutes les conventions d’établissement rattachées à l’entreprise sont suspendues, la convention d’entreprise est elle-même suspendue de plein droit.
De même, lorsque toutes les conventions d’établissement sont résiliées, la convention d’entreprise est résiliée de plein droit.
À retenir pour le porteur du SIREN :
La convention d’entreprise n’est pas une simple convention « chapeau ». Vous avez une responsabilité de pilotage, de surveillance et de mise à jour de l’habilitation au niveau de l’ensemble de l’entreprise. Vous devez notamment savoir quels établissements sont habilités, qui utilise le SIV et selon quels modes d’accès.
Focus 2 – Vous êtes un établissement habilité rattaché à l’entreprise (SIRET)
Vous êtes responsable des opérations réalisées sous votre habilitation
La convention d’établissement permet concrètement à l’établissement de télétransmettre des opérations d’immatriculation dans le SIV. Elle comporte donc des obligations beaucoup plus opérationnelles.
Vous devez sécuriser chaque dossier d’immatriculation
Le professionnel doit notamment :
– demander les pièces justificatives nécessaires à l’immatriculation ;
– disposer des mandats signés ;
– vérifier l’identité du client et les pièces justificatives ;
– vérifier que les documents devant être signés le sont effectivement (manuscrit ou au moyen d’une signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié) ;
– et, en cas de doute sur l’authenticité des justificatifs, réaliser la démarche par voie électronique sur le site de France Titre.
En principe, l’opération est réalisée en présence du client et après vérification des pièces originales. La réalisation à distance sur la base de pièces dématérialisées n’est prévue qu’à titre exceptionnel lorsque l’activité exercée par le professionnel le justifie.
Vous devez maîtriser strictement les personnes qui accèdent au SIV
Les modes d’accès au SIV doivent être utilisés uniquement par les dirigeants, associés ou préposés déclarés à la préfecture.
Pour les professionnels utilisant le formulaire WEB (clé SIV), le certificat numérique est limité à un certificat par personne physique réalisant les télétransmissions. Tout changement concernant les certificats déclarés doit être signalé au préfet dans un délai de 3 jours ouvrés.
Un accès SIV ne doit donc jamais être considéré comme un accès collectif de l’établissement pouvant être librement partagé entre salariés.
Vous devez archiver les dossiers pendant 5 ans
L’ensemble des justificatifs constituant chaque dossier d’immatriculation doit être conservé pendant 5 ans.
La convention prévoit un archivage dématérialisé sécurisé au moyen d’un coffre-fort numérique conforme aux normes de sécurité, et permettant aux services du ministère de l’Intérieur d’accéder aux dossiers à distance.
Tout changement de prestataire de coffre-fort doit être signalé à la préfecture dans un délai de 3 jours ouvrés. À l’issue de la période de conservation, les règles de destruction prévues par la convention doivent être respectées et les attestations de destruction conservées.
Vous devez maintenir votre situation à jour auprès de la préfecture
Dans un délai de 15 jours ouvrés, l’établissement doit notamment signaler :
– tout changement de SIRET, d’adresse ou de raison sociale ;
– tout changement de gérant ;
– toute évolution de son activité ;
– tout changement de mode d’accès ;
– tout changement concernant les préposés réalisant les télétransmissions ;
– tout changement de coordonnées de contact.
Ce dernier point doit faire l’objet d’une vigilance particulière : la liste des personnes autorisées à intervenir dans le SIV doit rester à jour.
Vous devez pouvoir justifier vos opérations lors d’un contrôle
L’établissement doit répondre aux demandes des services du ministère de l’Intérieur dans un délai de 10 jours ouvrés.
Il peut notamment lui être demandé de présenter les dossiers et pièces justificatives correspondant aux opérations d’immatriculation réalisées.
Vous devez également vous tenir informé et formé
La convention prévoit que le professionnel doit s’informer sur la réglementation applicable, les responsabilités encourues, la protection des données et les bonnes pratiques.
Il doit prendre connaissance des ressources d’information et de formation mises à sa disposition et peut être invité par le préfet à fournir une attestation sur l’honneur certifiant qu’il a pris en compte ces outils pédagogiques. Le centre de formation CFPA France propose une formation à distance d’une journée sur le SIV.
Le non-respect de ces obligations peut entraîner la suspension de votre habilitation
La convention prévoit la possibilité de suspendre ou résilier l’habilitation notamment en cas :
– de non-respect des obligations réglementaires ou conventionnelles ;
– de négligence ;
– de démarche frauduleuse.
En situation d’urgence, une suspension immédiate peut intervenir sans procédure contradictoire préalable.
Surtout, en cas de risque pour l’intégrité du SIV, le ministère peut suspendre l’habilitation à titre conservatoire jusqu’à la sécurisation de l’accès, là encore sans procédure contradictoire préalable.
À retenir pour l’établissement (SIRET) :
Votre numéro d’habilitation vous donne accès au SIV mais vous rend également responsable du respect quotidien des règles attachées à cet accès : qui se connecte, comment les dossiers sont contrôlés, comment ils sont conservés et comment l’accès au SIV est sécurisé.
Un fonctionnement à deux niveaux qui impose une organisation interne
La nouvelle architecture des conventions impose finalement une vigilance partagée :
- Au niveau du SIREN, le porteur de la convention d’entreprise doit piloter et surveiller les habilitations de ses établissements.
- Au niveau du SIRET, chaque établissement doit sécuriser concrètement l’utilisation de son habilitation et les opérations d’immatriculation qu’il réalise.
Les deux niveaux sont liés : la convention d’établissement est conclue en vertu de la convention d’entreprise, et la suspension ou la résiliation de la convention d’entreprise entraîne de plein droit celle des conventions d’établissement qui lui sont rattachées.
L’habilitation SIV doit donc être gérée comme un véritable droit d’accès sensible : elle suppose une organisation interne, des responsabilités clairement identifiées et un suivi permanent des personnes et établissements autorisés à l’utiliser.
