Congés payés synthèse

Organiser les congés payés n’est pas chose facile, entre le calcul des jours acquis par les salariés et l’affichage obligatoire, beaucoup de questions se posent, notamment en terme de délai d’information.

Sachez que pour l’automobile, le salarié doit avoir connaissance de ses dates de congé au moins 3 mois à l’avance, et qu’il peut exiger de prendre une tranche de 18 jours entre le 1^er mai et le 31 octobre (CCNSA), il vaut mieux y penser dès le mois de février.

Le droit aux congés

Tout salarié a droit à des congés payés, quel que soit son emploi, sa qualification, la nature de sa rémunération, son horaire de travail et de son contrat (CDD/CDI).

Le salarié a droit à 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif, soit 2,5 jours x 12 mois = 30 jours ouvrables par an. Sont jours ouvrables tous les jours de la semaine, sauf les dimanches et les jours fériés légaux. En général, les jours de congés se calculent entre le 1^er juin de chaque année et le 31 mai de l’année suivante. Cette période est dite « période de référence ».

Les salariés peuvent prendre leurs congés payés dès l’ouverture de leurs droits, sans attendre l’issue de la « période de référence » – article L 3141-12 du Code du travail. Un salarié peut demander à bénéficier d’un congé de 5 jours ouvrables dès lors qu’il a travaillé 2 mois (2 x 2,5 = 5), avec votre autorisation.

• Le décompte des congés en jours ouvrables des salariés à temps partiel 

En tant qu’employeur, vous devez appliquer le même mode de décompte que pour les salariés à temps plein soit décompter les CP en jours ouvrables.

• Le décompte des CP d’un salarié à temps partiel qui travaille certains jours de la semaine

Le premier jour de congés est le premier jour où le salarié aurait dû travailler. Le dernier jour ouvrable de congés est compté dans le nombre de jours de congés pris même si le salarié n’aurait pas dû travailler ce jour-là.

Le salarié travaille lundi, mardi, jeudi et vendredi dans une entreprise où l’horaire est réparti du lundi au vendredi et où le repos hebdomadaire est donné le dimanche, il ne travaille pas le mercredi.

Il quitte son travail le vendredi soir et reprend le travail le lundi une semaine plus tard. Il aura pris 6 jours ouvrables de congés : le 1er jour de congé est le lundi, le 1er jour où il aurait dû travailler. Le mercredi est un jour de repos et un jour ouvrable, comme le samedi précédant son retour dans l’entreprise.

Si le salarié s’absente à partir du mardi soir et reprend le travail le lundi suivant, il aura pris 3 jours ouvrables de congés.

Le 1er jour de congé est le jeudi, premier jour où il aurait dû travailler, le samedi suivant est un jour ouvrable compté comme jour de congé, bien que non travaillé dans l’entreprise.

• Si le salarié travaille tous les jours de la semaine (le matin), faites le même décompte que pour un salarié à temps plein.

Périodes de travail effectif

Sont considérées comme périodes de travail effectif pour la détermination de la durée du congé au regard de la CCN des services de l’automobile en son article 1.15 a :

• les jours acquis au titre de la réduction du temps de travail ;
• les journées de congé payé ;
• la durée du congé de maternité, de paternité et d’adoption ;
• les périodes de congé de formation de cadres et d’animateurs pour la jeunesse ;
• les périodes limitées à une durée d’un an pendant lesquelles l’exécution du travail est suspendue par suite d’accident de trajet ou du travail, ou de maladie professionnelle ;
• l’indisponibilité pour maladie ou accident de la vie courante, dans la limite d’une durée maximale de trois mois ;
• les absences pour participer à la « journée défense et citoyenneté », et les temps de service dans la réserve opérationnelle ;
• la période de préavis non exécutée à la demande de l’employeur ;
• les congés de formation de toute nature, notamment pour le suivi d’une formation professionnelle, pour un congé individuel de formation, ou pour une formation économique, sociale et syndicale
• les jours fériés non travaillés ;
• les jours de congés exceptionnels pour événements personnels prévus par les articles 2-09 et 4-07 de la convention collective ;
• les congés des candidats ou des élus à un mandat parlementaire ou local.

Périodes de travail non assimilées à du temps de travail effectif

Absences non assimilées à un temps de travail effectif pour l’acquisition des congés payés :

• Les périodes de grève ;
• Le congé d’accueil dans la citoyenneté française ;
• Le congé parental d’éducation pris sous forme de congé total ;
• Le congé de présence parentale ;
• Le congé de proche aidant ;
• Le congé de solidarité familiale pris sous forme de congé total ;
• Le congé de solidarité internationale ;
• Le congé pour création ou reprise d’entreprise pris sous forme de congé total ;
• Le congé pour exercer des responsabilités de direction au sein d’une jeune entreprise innovante pris sous forme de congé total ;
• Le congé sabbatique ;
• Les jours fériés chômés ;
• Les absences de pure convenance personnelle autorisées par l’employeur hors de tout cadre légal ou conventionnel.

Lorsque le salarié a été absent durant la période d’acquisition et que son absence n’est pas assimilée à un temps de travail effectif (congé sans solde), le calcul du temps de travail s’effectue en appliquant un système d’équivalence en semaines et en jours.

Impact des arrêts maladie et congés payés

La loi DDADUE permet désormais à tout salarié d’acquérir des CP en cas d’arrêt maladie ordinaire, suite à un AT ou une maladie professionnelle CP et maladie : loi DDADUE

Mais que faire si la convention collective prévoit des stipulations plus favorables que la loi ?

Notre CCN est plus favorable que la loi, elle prévoit en son article 1.15 a), une assimilation des périodes d’arrêt de travail indemnisées à du  temps de travail effectif (2.5 jours ouvrables) donc plus favorable que la loi sur l’acquisition des CP en cas de maladie « ordinaire », mais limitée dans le temps, soit en l’espèce 3 mois.

Il faut savoir que les avantages du régime légal et ceux du régime conventionnel ne peuvent pas en principe se cumuler, le salarié devra bénéficier du régime qui lui est globalement le plus avantageux, sans panachage des avantages.

Si la durée de l’absence est inférieure à la durée assimilée par le régime conventionnel, c’est ce régime plus favorable qui sera appliqué. Mais si l’arrêt est prolongé et que le régime légal devient à un moment donné plus favorable, le calcul des droits à CP devra être régularisé en appliquant ce régime.

Il donc conseillé d’attendre le terme de l’arrêt de travail pour définir le régime d’acquisition des congés le plus favorable au salarié. En l’espèce la question se pose sur les 3 mois consécutifs assimilés par notre CCNSA comme du travail effectif et par conséquent permettant au salarié de bénéficier dans le cadre d’un arrêt maladie ordinaire, de 2.5 jours ouvrables et non 2 jours comme prévu par la loi.

Jours supplémentaires pour ancienneté

La convention collective (article 1.15) prévoit que la durée du congé est augmentée à raison d’un jour ouvrable après 20 ans de services continus ou non dans la même entreprise, de deux jours après 25 ans et de trois jours après 30 ans d’ancienneté.

Qui décide des dates de congé ?

La période de prise de congés est fixée par accord d’entreprise, d’établissement, accord de branche, et à défaut par l’employeur après avis du CSE s’il existe. C’est à vous employeur de décider de la période de prise des congés payés.

Il ne faut pas confondre la période de prise de congé avec la période de référence. La CCNSA en son article 1.15 – Congés Payés – b) Période de congés et période de référence, précise que la période de prise des CP se situe du 1er juin de l’année en cours au 31 mai de l’année suivante.

La période de prise des congés est celle au cours de laquelle les salariés vont pouvoir prendre les jours de congés payés acquis, ou la période durant laquelle l’employeur pourra décider de la fermeture de l’entreprise pour une partie des congés.

L’employeur décide et informe le personnel sur le calendrier des CP.

Les congés par roulement, donc individuellement

Dans ce cas d’espèce, l’entreprise ne ferme pas, vous avez plusieurs salariés dans différents ateliers, de manière à ce que tout le monde ne parte pas en même temps vous informez les salariés de l’organisation des CP.

Notez que l’organisation et l’information s’appliquent pour les vacances estivales mais aussi pour la 5ème semaine.

1) vous indiquez via une note d’information que la période de prise de congés payés pour l’année 202X se situe par exemple du 1er juin au 30 septembre 202X ;

A savoir : concernant le congé principal de 4 semaines, le salarié doit prendre un congé continu d’une durée minimale de 18 jours ouvrables, et peut prendre au maximum (sauf exceptions) 24 jours ouvrables. 

2) dans la  note vous informez les salariés de leur obligation de poser au minimum 18 jours ouvrables et consécutifs de CP en référence à la CCNSA – article 1.15 Congés payés – c) Congé principal de 4 semaines qui indique  » En règle générale, le salarié devra avoir connaissance de ses dates de congé au moins trois mois à l’avance [  ]. Ce congé principal, quand il est d’une durée supérieure à 18 jours …. ».

Vous pouvez imposer le dépôt de 4 semaines de vacances consécutives, les 18 jours ouvrables consécutifs sont un minimum qu’ils doivent poser et que vous devez leur imposer.

3) L’information doit être faite environ trois mois à l’avance, elle concerne la période de prise de CP, du minimum ou du maximum à déposer, les modalités de dépôt des souhaits et préférences des salariés, via un tableau à remplir ou autre ; indiquer un délai maximum de réponse.

4) Une fois les dates collectées avec ou sans arbitrages (2 salariés désirent les  mêmes dates), nouvelle information de l’affichage de l’ordre des départs en CP qui est obligatoire dans l’entreprise.

Concrètement, le salarié doit déposer au minimum 18 jours ouvrables de manière continue, les jours restants (6 jours) pourront être fractionnés avec l’accord écrit des deux parties. Ils pourront être pris en en une ou plusieurs fois entre le 1er mai et le 31 octobre de l’année en cours, mais également en dehors de cette période.

Sachant que vos salariés doivent avoir connaissance de leurs dates de congés au moins 3 mois à l’avance et qu’ils peuvent exiger de prendre une tranche de 18 jours entre le 1^er mai et le 31 octobre, il vaut mieux y penser dès le mois de février  –  Convention collective des services de l’automobile  ARTICLE 1.15 – CONGÉS PAYÉS – c) Congé principal de 4 semaines.

Le chef d’entreprise peut modifier ultérieurement les dates des congés, mais uniquement en cas de circonstances exceptionnelles. De même, à la demande du salarié qui se voit obligé de différer son départ en congé (grève des transports, problème de location…), l’employeur peut accepter de modifier la date initialement prévue, mais il n’y est pas obligé: il s’agit dans ce cas d’un accord entre les parties.

Les congés en cas de fermeture de l’entreprise

Si vous fermez votre entreprise, devez informer vos salariés, comme vu précédemment.

Ayez toujours à l’esprit que les salarié doivent prendre au minimum 18 jours de CP consécutifs. Par conséquent, si vous fermez votre entreprise sur une période choisie par vous (3 semaines), vous informez les salariés de la date de fermeture et vous leur demandez de poser leur 4ème semaine soit en imposant une date limite de dépôt ou au choix du salarié avec votre aval.

Les dates de fermeture de l’entreprise s’imposent aux salariés qui ne peuvent les refuser et prendre leur CP à un autre moment.

Sachez également que :

• Si l’entreprise ferme moins de 24 jours ouvrables avec par conséquent, un fractionnement des congés payés, l’employeur doit obtenir l’avis des représentant du personnel (si ils existent), et si pas de représentants du personnel, il faut l’agrément de chaque salarié par écrit.
• Si l’entreprise ferme plus de 24 jours ouvrables : légalement la durée des congés pris en une seule fois ne peut dépasser les 24 jours ouvrables, la 5ème ne pouvant être accolée. Par conséquent il est interdit de fermer plus de 24 jours ouvrables. Cependant, des aménagements sont possibles si chaque salarié donne son accord exprès (écrit) à la fermeture supérieure à 24 jours. En cas de désaccord des salariés, sachez que vous serez dans l’ obligation d’indemniser les salariés pour chaque jour de fermeture au delà de 24 jours mais aussi de leur faire bénéficier de leur 5ème semaine.
• Si un de vos salariés n’a pas acquis assez de congés et que vous fermez votre entreprise ?

Vous n’avez pas à le rémunérer, mais vous pouvez lui proposer de poser des CP par anticipation (un écrit est préférable) sans possibilité de lui imposer. Si c’est un nouveau salarié, informez le qu’il peut peut être prétendre à une aide financière de France travail qui est ouverte au salarié qui, avant de reprendre un nouveau poste pouvait prétendre à l’ARE pendant la période de référence des CP ou pendant la période qui lui fait suite immédiatement.

La règle du fractionnement des congés payés

Si le congé principal de 24 jours ouvrables (soit 4 semaines de congés) est fractionné par l’employeur en deux ou plusieurs tranches, l’une d’entre elles devant être égale ou supérieure à 18 jours ouvrables, le salarié bénéficiera de : 

• 2 jours ouvrables de congé qui lui sont attribués lorsque le nombre de jours restants sur les 24 est au moins égal à 5 ;
• ou 1 jour lorsque ce nombre est inférieur à 5 (convention collective article 1.15.c).

Le droit à 1 ou 2 jours supplémentaires est acquis quelle que soit la période choisie pour prendre les congés fractionnés

Ce fractionnement doit être accepté par le salarié (un  écrit est fortement recommandé), il entraine sous conditions des jours supplémentaires, même si ceux-ci sont pris pendant la période du 1er mai et le 31 octobre de l’année en cours (la CCN est plus favorable sur ce point car en général le fractionnement débute au 1er novembre). Cela ne concerne que le congé principal et non la 5ème semaine.

Le salarié bénéficiera d’1 jour supplémentaire lorsque la fraction restante est inférieure à 5 jours ouvrables ou de 2 jours quand la fraction restante est égale à 5 ou 6 jours ouvrables.

Exemple : salarié à 24 jours de CP, il prend 18 jours, il lui reste 6 jours de CP à prendre, avec le fractionnement, il aura droit à 2 jours supplémentaires ; si le salarié à 24 jours, il en dépose 20, il lui reste 4 jours soit 1 jour supplémentaire de CP au titre du fractionnement.

Pour résumer si l’employeur impose avec l’accord du salarié, le fractionnement, il devra octroyer des jours supplémentaires à ce titre.

Dans les autres hypothèses, l’employeur peut subordonner le fractionnement à la condition que le salarié renonce aux jours supplémentaires.

Donc un fractionnement demandé par le salarié peut être :

• Refuser par l’employeur ,
• Accepter par l’employeur sans conditions ;
• Accepter la renonciation individuelle expresse et écrite du salarié à l’octroi de jours supplémentaires du fait du fractionnement.

Donc pas de formalisme sur la renonciation du salarié, vous pouvez opter pour :

• Mettre en place un formulaire de demande de congés mentionnant que leur fractionnement vaut renonciation ;
• Informer les salariés par note de service que l’autorisation de fractionner les congés est subordonnée à la présentation d’une demande écrite mentionnant la renonciation aux jours  supplémentaires

L’employeur peut informer ses salariés par une note de service que l’autorisation de fractionner les congés est subordonnée à la présentation d’une demande mentionnant la renonciation aux jours supplémentaires. Dans un tel cas, les salariés doivent se conformer à cette exigence. Ils sont obligés de présenter la demande exigée par la note de service en mentionnant la renonciation aux jours supplémentaires. Si le salarié ne signe pas la renonciation, l’employeur ne peut se retrancher derrière la note de service.

Outre la note d’information, il faut que le salarié confirme dans un document qu’il renonce aux jours de fractionnement.

Objet : Renonciation aux jours pour fractionnement

Nom du salarié

À …, le … 2024

M…,

Je sollicite la prise de mes congés payés, aux dates suivantes : …

Ce calendrier étant fixé à ma demande, je renonce à l’obtention de jours de congé supplémentaires pour fractionnement.

Veuillez agréer, M…, mes salutations.

Signature du salarié

La 5ème semaine de congés payés

La cinquième semaine ne doit pas être accolée aux 4 autres. Dès lors que cette règle est respectée, la cinquième semaine peut être prise pendant la période légale (1er mai-31 octobre) ou en dehors de cette période.

Cependant, certains salariés peuvent prendre d’affilée leurs 5 semaines de congés : les salariés justifiant de contraintes géographiques particulières (étrangers, travailleurs originaires des départements et territoires français d’outre-mer, etc.) ; les salariés ayant dans leur foyer un enfant ou un adulte handicapé ou une personne âgée en perte d’autonomie.

Le décompte des jours de congés pris

A partir de quel jour doit-on effectuer le décompte des jours ouvrables ?

Le décompte des jours de congé utilisé correspond au nombre de jours ouvrables de la période des congés. Par conséquent, l’absence est donc imputée sur les jours ouvrables et non sur les seuls jours travaillés par le salarié si il était présent.

Le premier jour ouvrable à décompter au salarié est celui où il serait venu normalement travailler, lorsque l’horaire de travail est réparti sur moins de 6 jours.

Par exemple, dans une entreprise ouverte du lundi au vendredi, un salarié partant en congé le vendredi au soir aura comme premier jour ouvrable décompté le lundi.

Pour le salarié d’une entreprise ouverte du mardi au samedi, qui part en congé le samedi soir, le premier jour ouvrable décompté sera le mardi.

La rège de l’arrondi

Le calcul des congés payés s’effectue en jours ouvrables et si le nombre ainsi calculé n’est pas un nombre entier, la durée du congé est portée au nombre entier immédiatement supérieur (art L 3141.7 du Code du travail).

Pour la Cour de cassation, cette règle, dite « règle de l’arrondi » doit s’appliquer sur le nombre de jours de congés calculés pour l’année entière et non sur une fraction de ceux-ci.

Exemple : pour un salarié ayant travaillé 2 mois sur 12, le nombre de jours congés acquis sera égal à 5 jours ouvrables, et non à 6 jours si l’on pratique la règle de l’arrondi mois par mois (2 x 3). Cour de cassation chambre sociale 15 mai 2014 n° 12-27.319

Le report des congés payés

Ce n’est qu’à titre exceptionnel que l’employeur peut accepter le report des congés payés, sauf motif qui résulterait de son fait comme avoir refusé au salarié de prendre ses congés payés.

En cas d’acceptation, un écrit est fortement conseillé.

Règle des 5 samedis

Si le décompte se fait en jours ouvrables, le salarié qui a travaillé toute la période de référence totalise 30 jours ouvrables (hors jours d’ancienneté). Ces 30 jours correspondent à 5 semaines : 5 semaines x 6 jours ouvrables = 30. Du fait qu’il y a 5 semaines, on compte 5 samedis parmi ces 30 jours.

Lors du décompte final des prises de congé, il faut veiller à ce qu’il y ait 5 samedis (ou 5 lundis pour les salariés ne travaillant pas le lundi) maximum de décomptés. En effet, de nombreux arrêts de la Cour de cassation précisent que le salarié dont le décompte est effectué en jours ouvrables ne doit pas être défavorisé par rapport au salarié dont le décompte se fait en jours ouvrés (=jours travaillés) : 5 semaines x 5 jours travaillées = 25 jours ouvrés de congés pour un salarié travaillant 5 jours par semaine.

Ainsi, un salarié qui prendra, avec l’accord de son employeur, 4 vendredis au titre de sa 5^ème semaine par exemple, ne se verra pas décompter 4 samedis si plusieurs samedis ont déjà été comptabilisés lors de ses prises de congé antérieures.

Parents de moins de 21 ans

Les parents salariés âgés de moins de 21ans au 30 avril de l’année précédente bénéficient de 2 jours de congés supplémentaires par enfant à charge. Ce congé supplémentaire est réduit à un jour si le congé légal n’excède pas 6 jours.

Jeunes travailleurs de moins de 21 ans

Sans condition d’ancienneté, les salariés de moins de 21 ans au 30 avril de l’année précédente, ont droit, s’ils le demandent à un congé de 30 jours ouvrables, qui ne sera rémunéré qu’au regard des jours réellement acquis par le travail accompli.

Parents de plus de 21 ans

Les parents salariés âgés de plus de 21ans au 30 avril de l’année précédente bénéficient de 2 jours de congés supplémentaires par enfant à charge. Le cumul de ce congé supplémentaire et du congé légal ne doit pas excéder 30 jours.

14 Juillet et 15 août : jours fériés

Le 14 juillet et le 15 août étant des jours fériés, on ne doit pas les décompter comme jours ouvrables aux salariés qui sont en congés. En effet, les jours fériés ne sont pas des « jours ouvrables », ils sont considérés comme des dimanches.

Cette règle s’applique bien sûr pour tous les jours fériés.

Exemple : Supposons que le 15 août tombe un samedi. Une entreprise est fermée tous les samedis, jour de repos hebdomadaire des salariés, qui travaillent au mois d’août. Doit-on leur donner un jour de congé supplémentaire pour « récupérer » le samedi 15 août ?

Non, le salarié qui habituellement ne travaille pas le samedi et qui n’est pas en période de congés payés n’aura pas un jour de congé supplémentaire. Pour lui, il s’agira d’un samedi comme les autres. En revanche, si le salarié est en congés payés la semaine comprenant le samedi 15 août, on lui décomptera 5 jours ouvrables pour la semaine au lieu de 6 jours ouvrables habituellement.

Les congés payés et le préavis

Ces deux périodes répondent chacune à un objectif et ne doivent pas être confondues, il faut donc envisager différents cas

• La rupture du contrat (démission, licenciement) est notifiée et les dates de congés payés ne sont pas encore définies : le préavis doit être exécuté
• La rupture est notifiée et les dates de congés posées et validées : le salarié peut prendre ses CP. Exemple : il peut commencer son préavis, pour ensuite prendre ses CP puis finir d’exécuter son préavis

Attention : si vous fermez votre établissement cela met le salarié dans l’obligation de prendre son congé pendant la période de prévis qui du coup sera reportée d’autant. Cela n’est valable que pour un préavis de licenciement, en cas de démission, le salarié pourra refuser la prolongation du préavis et en tant qu’employeur vous devrez malgré tout lui verser en totalité son indemnité de préavis.

Dans le 1^er cas le préavis est suspendu, dans le 2d non.

• La rupture est notifiée et le salarié est déjà en congés payés

Le préavis débutera au retour des vacances

Les congés pour évènements familiaux

Le code du travail et la convention collective accordent aux salariés des autorisations exceptionnelles d’absence rémunérée à l’occasion de certains évènements familiaux : mariage, naissance, etc. Ces congés exceptionnels, qui doivent être pris au moment de l’événement (en principe dans les 15 jours entourant l’évènement), ne sont pas dus lorsque le salarié est déjà absent pour une raison quelconque (maladie, congé annuel…).

Ainsi, un salarié qui se marie pendant son congé payé annuel, n’aura pas de congé payé prolongé de quatre jours. En effet, l’autorisation d’absence se justifie si elle se situe lors d’une période où le salarié devrait normalement être présent dans l’entreprise (lettre ministérielle 16.09.1988). Il en va de même en matière de congé accordé à l’occasion d’une naissance (Cour de Cassation 11.10.1994). En revanche, rien n’interdit à l’employeur d’accorder au salarié un congé exceptionnel au cours d’une période de congés payés.

Conseils 

• Il ne faut pas se hâter de licencier un salarié qui n’a pas repris son travail à la date prévue. Une décision précipitée pourrait ôter tout caractère sérieux au licenciement prononcé (Cassation sociale 17.12.1976). En effet, le salarié peut parfois justifier ultérieurement son retour tardif (accident ou maladie ayant entraîné une hospitalisation …).
• On ne peut pas considérer comme démissionnaire un salarié qui ne reprend pas son poste à la date prévue. L’employeur dans un 1^er temps doit envoyer une mise en demeure puis mettre en œuvre la procédure de licenciement : convocation à un entretien préalable et notification du licenciement par lettre recommandée avec accusé de réception. Ultérieurement, s’il s’avère que le salarié était dans l’incapacité de se manifester auprès de son employeur (il était, par exemple, dans le coma), le licenciement prononcé est annulé.