Vous avez l’obligation de mettre en place un règlement intérieur dans votre entreprise (au regard de votre effectif), mais avant de vous lancer dans sa rédaction, vous voulez connaître vos obligations concernant son utilité, sa mise en place, son contenu …
Le règlement intérieur : est un acte unilatéral rédigé par l’employeur permettant de fixer les droits et les obligations des salariés au sein de l’entreprise. Il fait l‘objet d’une réglementation qui en délimite son contenu limité à trois domaines : la santé, l’hygiène et la sécurité et la discipline – C. trav., art. L. 1321‐1
Il est également un support permettant de rappeler les dispositions relatives aux droits de la défense des salariés dans le cadre d’une procédure disciplinaire, ainsi que celles relatives au harcèlement et aux agissements sexistes – C. trav., art. L. 1321‐2
Les entreprises concernées par la mise en place d’un RI ?
Notez que depuis le 1er janvier 2020, la mise en place d’un RI est devenu obligatoire pour les entreprises qui emploient au moins 50 salariés (20 salariés auparavant).
Le décompte des 50 salariés s’applique à l’expiration d’un délai de douze mois à compter de la date à laquelle le seuil de 50 salariés a été atteint pendant douze mois consécutifs. Article L 1311-2 du Code du travail.
Si votre entreprise a un ou plusieurs établissements d’au moins 50 salariés, il faut établir un RI dans chacun d’eux.
Si votre entreprise compte moins de 50 salariés, vous pouvez unilatéralement décider d’en instaurer un en respectant les dispositions légales.
Quels risques si vous n’avez pas établi un RI ?
Vous n’avez pas établi de RI obligatoire, c’est la jurisprudence sur le plan civil, qui a défini les conséquences pour l’employeur en l’absence de RI.
Le défaut de règlement intérieur empêche l’employeur de faire usage de son pouvoir disciplinaire et par conséquent, de prononcer une sanction autre que le licenciement (Cass. soc., 23 mars 2017, no 15‐23.090). La nature et l’échelle des sanctions disciplinaires doivent être prévues par le règlement intérieur pour que l’employeur puisse prononcer une sanction disciplinaire (Cass. soc., 11 décembre 2015, no 14‐19.954). L’employeur ne peut pas prononcer une sanction disciplinaire autre que le licenciement si le règlement intérieur n’a pas été porté préalablement à la connaissance des salariés. Une telle sanction est nulle (Cass. soc., 1er juillet 2020, no 18‐24.556).
Suivant le même principe, dès lors qu’une des clauses du règlement intérieur est illicite, car non conforme aux exigences légales relatives au contenu du règlement intérieur, elle est inopposable au salarié.
Au pénal : le défaut de RI est puni d’une amende de 4ème classe. Il en sera de même en cas : de défaut de consultation du CSE, de non respect du contenu légal du RI, du non respect des formalités de communication à l’inspection du travail et du dépôt auprès du Conseil de prud’hommes et enfin du défaut de publicité du RI au sein de l’entreprise.
A qui s’applique le RI ?
Il s’impose à tous les salariés liés par un contrat de travail. Les intérimaires sont soumis au RI de l’entreprise utilisatrice, pour la partie hygiène et sécurité, mais sont exclus de la partie disciplinaire relative à la nature et l’échelle des sanctions et la procédure disciplinaire.
Le contenu du RI
Il ne peut que contenir des clauses en matière d’hygiène et sécurité, de discipline et concernant la santé. Toutes autre clause ne relevant pas de ces domaines sont exclues.
- Dispositions en matière d’hygiène et de sécurité.
Pour rappel, l’employeur est tenu de prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des salariés.
On peut trouver des consignes générales de sécurité que les salariés doivent respecter, pour assurer leur sécurité et celle des autres.
L’employeur rappeler les textes règlementaires concernant les consignes de sécurité pour l’exécution de travaux dangereux comme par exemple le travail sur des installations électriques.
En matière d’hygiène on peut retrouver : l’interdiction de prendre ses repas sur le lieu de travail, d’introduire des boissons alcoolisées ou de la drogue, des consignes d’utilisations des douches.
Concernant les mesures de sécurité : le RI peut contenir les instructions que l’employeur donne aux salariés sur l’utilisation des équipements de travail, de protections individuelles, en fonction de la nature des taches à accomplir.
Le RI peut contenir une interdiction de fumer, de vapoter.
A défaut, les consignes d’incendie n’ont pas à apparaitre dans le RI mais doivent être obligatoirement affichées au sein de l’entreprise.
- Les règles générales et permanentes relatives à la discipline
Sont fixées par le RI et plus particulièrement celle relatives à la nature et l’échelle des sanctions que peut prendre l’employeur, sans pour autant être un catalogue d’interdictions de toute nature.
On peut trouver des clauses relative à la durée du travail : obligation de respecter les horaires, présence au poste de travail à certaines heures (début et fin), prévenir de ses absences et retards ; les sorties autorisée pendant les heures de travail , l’interdiction de se déplacer sans avertir sa hiérarchie.
Clauses sur l’accès à l’entreprise : interdiction d’introduire ou de faire introduire des personnes étrangères, délivrance d’un document permettant l’accès dans l’entreprise.
Clauses sur la discipline au travail : comme l’obéissance aux ordres de la hiérarchie concernant l’exécution des taches ; un rappel sur le devoir de discrétion absolue sur des renseignements confidentiels ; obligation d’avoir une tenue appropriée.
Clauses sur les usages de l’entreprises : sur l’autorisation de faire des quêtes dans l’entreprise ; sur l’interdiction de vente dans l’entreprise d’objets ; interdiction de diffuser des journaux ou pétitions, de procéder à un affichage non autorisé.
Clauses sur l’usage du matériel professionnel : interdiction d’emporter des objets appartenant à l’entreprise ; d’utiliser pour son compte personnel sans autorisation, les machines outils … appartenant à l’entreprise.
Clauses sur l’usage des véhicules de l’entreprise : bons de déplacement sur l’utilisation des véhicules appartenant à l’entreprise imposant le respect du code de la route et la circulation intérieure dans l’établissement et abords de l’établissement.
L’échelle des sanctions : le RI fixe la nature et l’échelle des sanctions pouvant être prises par l’employeur.
Les sanctions sont classées par ordre de gravité allant de la sanction légère sans procédure particulière, jusqu’à la sanction grave subordonnée à une procédure préalable.
- Dispositions relatives aux droit de la défense des salariés
Clauses obligatoire, concernant l’information du salarié en cas de sanction prise à son encontre, sur le respect de la procédure en fonction du type de sanction.
- Clause relative à l’interdiction des pratiques de harcèlement au travail : le RI doit rappeler les dispositions du code du travail – article L 1321-2 .
- Clause relatives à l’interdiction des agissements sexistes – article L 1321-2 du Code du travail.
- Clauses relatives à la protection des lanceurs d’alerte : rappeler le dispositif de protection prévue par la loi du 9 décembre 2016.
Les clauses interdites du RI
Toutes les clauses contraires aux lois, règlements et dispositions conventionnelles sont interdites dans le RI.
Les clauses contraires aux libertés individuelles et collectives non justifiées par la tâche à accomplir, ni proportionnées au but recherché : comme une clause sur l’interdiction du mariage, interdiction absolue de siffler, chanter …
Les clauses restreignant la liberté de conscience, les clauses restreignant la liberté religieuse.
Les clauses relatives à l’utilisation de l’éthylotest et aux fouilles
Le recours à l’éthylotest : le Conseil d’Etat a précisé que le recours à l’alcootest peut être prévu lorsqu’il s’agit de vérifier le taux d’alcoolémie d’un salarié qui manipule des produits dangereux ou est occupé à une machine dangereuse ou conduit des véhicules automobiles et notamment transporte des personnes.
La Cour de cassation a une position différente : elle a décidé que les dispositions d’un règlement intérieur permettant d’établir sur le lieu de travail l’état d’ébriété d’un salarié en recourant à un contrôle de son alcoolémie sont licites, dès lors :
- que les modalités de ce contrôle en permettent la contestation ;
- qu’eu égard à la nature du travail confié à ce salarié, un tel état d’ébriété est de nature à exposer les personnes ou les biens à un danger, de sorte qu’il peut constituer une faute grave.
Sur le dépistage de stupéfiant : il est admis que l’employeur puisse prévoir dans le règlement intérieur la possibilité de recourir aux tests salivaires pour les postes qui le justifient sous conditions :
- être prévus par le RI ;
- si les fonctions du salarié le justifient (manipulation de machines ou de produits dangereux, conduite de véhicules…) ;
- même si le test salivaire est pratiqué par le supérieur hiérarchique ou l’employeur, dès lors que ceux-ci sont tenus de respecter le secret professionnel sur les résultats obtenus ;
- si le salarié a la possibilité de contester le test salivaire par un autre test ou une contre-expertise.
Les clauses relatives aux fouilles
Attention : il y a différents types de fouilles :
- pour des raisons de sécurité collective : il est possible à titre préventif et si justifié par l’activité de l’entreprise pour des raisons de sécurité collective ;
- liées à la recherche d’objets volés : en général, elles ne sont possibles que par un officier de police judiciaire. Mais : en cas de disparitions renouvelées et rapprochées d’objets ou de matériels appartenant à l’entreprise, il peut être toléré que les salariés soient invités à présenter le contenu de leurs effets ou objets personnels, à condition qu’ils aient été avertis du droit de s’opposer à cette vérification.
- la fouille des vestiaires : est possible dans les mêmes conditions que la fouille liées à la recherche d’objets.
La mise en place du RI
Il ne peut être mis en place ou modifié qu’après avoir été soumis à l’avis du Comité social et économique (CSE).
Le RI, accompagné de l’avis du CSE ou du PV de carence des dernières élections, doit être communiqué à l’inspection du travail (même en cas de modification), qui peut demander la modification ou le retrait de certaines clauses.
Le RI doit indiquer sa date d’entrée en vigueur qui doit être postérieure d’un mois à l’accomplissement des formalités de dépôt et de publicité.
Le règlement intérieur doit être déposé au greffe du conseil de prud’hommes.
Enfin, il doit est porté, par tout moyen, à la connaissance des personnes ayant accès aux lieux de travail ou aux locaux où se fait l’embauche.
Pour information : vous pensez aller plus vite en rédigeant une note de service dont les thèmes relèvent du règlement intérieur. Sachez que dès lors qu’une note de service contient une prescription générale et permanente dans les matières relevant du règlement intérieur, elle doit suivre la procédure prévue pour la modification du règlement intérieur.
Vous trouverez dans documents complémentaires, un modèle type à adapter aux spécificités de votre entreprise.
