Les registres obligatoires et conseillés en entreprise

Tout employeur a l’obligation de détenir plusieurs registres : le registre unique du personnel, le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUER), le registre des alertes en matière de santé publique et d’environnement, le registre de traitement des données personnelles (RGPD), le registre du comité social et économique – CSE (ex-registre des délégués du personnel) et le registre des dangers graves et imminents dans tous les établissements dotés d’un CSE. Un registre des accidents bénins non déclarés peut être mis en place et d’autres registres détaillés ci-après.

Notez le : les observations et mises en demeure notifiées par l’inspection du travail n’ont plus à figurer sur un registre spécial, mais doivent  être conservées par l’employeur ;

Le livre de paie, qui reproduit les mentions du bulletin de salaire, n’est pas obligatoire.

Le registre unique du personnel

Dès l’embauche du premier salarié ou l’arrivée d’un stagiaire, le chef d’entreprise a l’obligation de tenir un registre du personnel par établissement. Les salariés sont inscrits dans le registre dès leur embauche et dans leur ordre d’arrivée. Les stagiaires le sont également, dans une partie spécifique du registre.

Ce registre peut être tenu sur support numérique.

Les mentions suivantes doivent figurer :

  • Identification du salarié : nom, prénoms, date de naissance, sexe, nationalité ;
  • Carrière : emplois, qualifications, date d’entrée et de sortie de l’entreprise ;
  • Type de contrat : contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, contrat d’insertion professionnelle, contrat à durée déterminée, travail à temps partiel, mise à disposition par un groupement d’employeurs, mise à disposition par une entreprise de travail temporaire (intérim) par exemple ;
  • Pour les travailleurs étrangers : type et numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail ;
  • Pour les stagiaires : nom et prénoms, dates de début et de fin du stage, nom et prénoms du tuteur, lieu de présence du stagiaire, sont à indiquer dans une partie spécifique (pour ne pas les confondre avec les salariés).

Sachez le : si une même personne est embauchée avec des contrats successifs (CDD d’usage ou extra par exemple), il est nécessaire, pour chaque contrat ou vacation, d’indiquer, sur une nouvelle ligne du registre, la date d’entrée et de sortie correspondantes.

Le registre unique du personnel est tenu à la disposition du comité social et économique (CSE), de l’inspection du travail et des agents de l’URSSAF.

Les mentions portées sur le registre unique du personnel doivent être conservées pendant 5 ans à partir du départ du salarié ou du stagiaire de l’établissement.

Registres relatifs à l’hygiène et à la sécurité

Le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUER)

Le document unique d’évaluation des risques professionnels comprend les informations suivantes :

  • Résultats de l’évaluation des risques pour la santé et la sécurité des salariés de votre entreprise ;
  • Inventaire des risques identifiés dans chaque unité de travail de votre établissement ;
  • Point de départ de la démarche de prévention de votre entreprise.

Une mise à jour doit être réalisée au moins une fois par an ou en cas de modification des conditions de travail, d’outillage, de transformation de locaux…

Ce document doit être mis à la disposition des personnes suivantes :

  • Salariés ;
  • Médecin du travail lorsqu’il est intégré à l’entreprise ;
  • Membres de la délégation du personnel du comité social et économique (CSE) ;
  • Inspecteur ou contrôleur du travail ;
  • Agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale ;

L’absence de transcription ou de mise à jour du document d’évaluation des risques peut être sanctionnée d’une contravention de 1 500 € (3 000 € en cas de récidive).

L’employeur qui ne présente pas l’un de ces registres à l’inspection du travail encourt une contravention de 450 €.

En outre, la responsabilité pénale de l’employeur (faute inexcusable) peut être engagée en cas d’accident du travail s’il ne présente pas un DUER à jour.

Attention : pensez à bien mettre à jour votre DUER au regard de l’évolution et des dispositions à mettre en place suite au covid 19.

Le registre des alertes en matière de santé publique et d’environnement

Ce registre spécial, rendu obligatoire depuis le 1er avril 2014 a pour objet de recueillir les alertes :

  • du représentant du personnel au comité social et économique (CSE), qui constate directement ou indirectement qu’il existe un risque grave pour la santé publique ou l’environnement ;
  • des salariés qui estiment que l’entreprise utilise des produits qui présentent un risque grave pour la santé publique ou l’environnement.

L’alerte consignée par écrit doit être datée et signée. Elle doit préciser les produits utilisés par l’établissement dont le salarié ou le représentant du personnel au CSE estime qu’ils présentent un risque grave pour la santé publique ou l’environnement.

L’employeur examine la situation avec le représentant du personnel qui lui a transmis l’alerte et informe le salarié des suites qu’il entend donner à cette alerte.

Le lanceur d’alerte auteur d’une dénonciation calomnieuse peut être puni de 5 ans d’emprisonnement et de 45.000 € d’amende.

Le registre des contrôles de sécurité

Afin de faciliter la conservation et la consultation des documents de vérification et de contrôle en matière d’hygiène et de sécurité imposés par la loi, ceux-ci peuvent être rassemblés dans un document unique intitulé registre unique de sécurité.

Ce registre n’est pas obligatoire. Toutefois, la tenue et la conservation des documents de vérification et de contrôle en matière d’hygiène et de sécurité le sont. Une amende de 750 euros est encourue en cas de violation de cette obligation.

Le registre des contrôles médicaux

Tout salarié embauché doit passer une visite médicale. Ensuite, il est soumis à des examens médicaux en vue de s’assurer du maintien de son aptitude au poste de travail. Certaines catégories de salariés sont soumises à une périodicité plus rapprochée des visites. À cette occasion, le médecin constitue ou complète le dossier médical et remet au salarié une fiche d’aptitude, qu’il faut garder précieusement dans le dossier du salarié.

Le registre des accidents bénins

Le registre des accidents du travail bénins permet de remplacer la déclaration des accidents du travail, n’entraînant ni arrêt de travail, ni soin médical donnant lieu à une prise en charge par les organismes de Sécurité sociale, par une simple inscription sur un registre dédié.

La loi de financement de la Sécurité Sociale 2021, avait annoncé une évolution des modalités de délivrance, de réception et d’archivage du registre des accidents du travail bénins, en permettant à l’employeur de détenir un registre des accidents bénins sans demande préalable à la CARSAT/CRAMIF/CGSS de sa région.

Le décret 2021-526 du 29 avril 2021 entérine les dispositions de la loi, qui sont applicables au 1er mai 2021.

Désormais, il vous est possible de tenir un registre (sans autorisation préalable), si vous répondez aux conditions suivantes :

  • avoir un poste de secours d’urgence ;
  • justifier de la présence permanente d’un médecin, pharmacien, infirmier diplômé d’Etat, ou d’une personne chargée d’une mission d’hygiène et de sécurité dans l’entreprise détentrice d’un diplôme national de secouriste complété par le diplôme de sauveteur secouriste du travail ;
  • respecter l’obligation de mise en place du CSE si vous comptez au moins 11 salariés.

Vous devez conserver le registre (qui devient votre propriété) sur le support de votre choix pendant 5 ans à compter de la fin de l’exercice considéré. Il faut informer la CARSAT de la tenue du registre par tout moyen conférant date certaine. Le CSE doit aussi être informé.

Le registre des accidents du travail

L’employeur doit déclarer dans les 48 heures tout accident du travail à la caisse primaire d’assurance maladie dont relève la victime, qu’il soit bénin ou non. Pas de registre à mettre en place, mais garder les déclarations faites.

Le registre des dangers graves et imminents

Tous les établissements dotés d’un CSE doivent détenir un registre des dangers graves et imminents. Les alertes faites par les représentants du personnel du CSE ainsi que leurs avis y sont consignés.

Le registre des dangers graves et imminents est tenu à la disposition des représentants du personnel du CSE.

La méconnaissance de ces obligations légales vous expose à une amende de 10 000 euros, portée à 30.000 euros et 1 an d’emprisonnement en cas de récidive.

Lorsqu’un risque n’a pas été consigné et a provoqué un accident du travail ou une maladie professionnelle, la responsabilité pénale de l’employeur peut être engagée au titre de la faute inexcusable.

Le registre des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique (CSE)

Depuis le 1er janvier 2020, le registre des délégués du personnel est remplacé par le registre du CSE.

Il doit contenir les notes écrites exposant les demandes des membres de la délégation du personnel du CSE et les réponses motivées de l’employeur.

Il est tenu à la disposition des salariés, de l’inspecteur du travail et des membres de la délégation du personnel du CSE.

L’absence de registre constitue un délit d’entrave au fonctionnement du CSE qui peut être sanctionné d’une amende de 7.500 €. Ne pas présenter le registre à l’inspecteur du travail peut être sanctionné d’une contravention de 450 €.

Le registre de traitement des données personnelles

Afin d’être en conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), tout employeur a l’obligation, depuis le 25 mai 2018, d’informer ses salariés sur leurs droits (accès, modification, oubli), la finalité, le fondement juridique du traitement de leurs données personnelles, les destinataires de ces données, leur durée de conservation, etc.

Le registre de traitement des données personnelles regroupe l’ensemble des informations personnelles relatives aux salariés que l’entreprise a récolté. Ce registre doit permettre aux autorités ou aux salariés, en vertu de leur droit d’accès, de savoir quelles sont les données recueillies et leur finalité. Il doit préciser les personnes autorisées à y accéder et les dispositifs de protection numérique (format digital) ou physique (format papier) pour assurer leur confidentialité.

L’information est à fournir aux salariés par la remise d’un document écrit lors de l’embauche et à tous les salariés en poste qui n’auraient pas déjà bénéficié de ces informations.

Registre des repos hebdomadaires particuliers

Sur lequel doivent figurer les noms des salariés soumis à un régime particulier et caractéristiques du repos (le jour et les fractions de journées choisies pour le repos) – Code du Travail, articles R 3172-2 à 5, R 3135-2, R 3173-2 et R 3173-3.