En principe, le salarié doit avoir connaissance de ses dates de congés au moins 3 mois à l’avance. Et puisqu’il peut exiger de prendre une tranche de 18 jours entre le 1er mai et le 31 octobre (voir CCN), il vaut mieux y penser dès le mois de février
Le droit aux congés
Tout salarié a droit aux congés payés, quels que soient son emploi, sa qualification, la nature de sa rémunération, son horaire de travail et de son contrat (CDD/CDI). Ainsi, un salarié à temps partiel sous contrat à durée déterminée a les mêmes droits qu’un salarié à temps plein sous contrat à durée indéterminée.
Les salariés à temps partiel bénéficient des mêmes droits aux congés payés que les salariés à temps plein, quelles que soient la durée et la répartition hebdomadaire des jours de travail. Une semaine de congé comporte donc autant de jours de congé qu’il y a de jours habituellement travaillés, partiellement ou totalement, au cours de la semaine ; ainsi par exemple, pour un salarié travaillant un seul jour par semaine, l’absence ce jour-là correspond à une semaine de congé payé
Le salarié a droit à 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif, soit 2,5 jours x 12 mois = 30 jours ouvrables par an. Sont jours ouvrables tous les jours de la semaine, sauf les dimanches et les jours fériés légaux. En général, les jours de congés se calculent entre le 1er juin de chaque année et le 31 mai de l’année suivante. Cette période est dite « période de référence ».
Les salariés peuvent prendre leurs congés payés dès l’ouverture de leurs droits, sans attendre l’issue de la « période de référence » (article L 3141-12 du Code du travail). Ainsi par exemple, un salarié peut demander à bénéficier d’un congé de 5 jours ouvrables dès lors qu’il a travaillé 2 mois (2 x 2,5 = 5), avec votre autorisation.
Périodes de travail effectif
Sont considérés comme périodes de travail effectif pour la détermination de la durée du congé au regard de la CCN des services de l’automobile en son article 1.15 a :
- les jours acquis au titre de la réduction du temps de travail ;
- les journées de congé payé ;
- la durée du congé de maternité, de paternité et d’adoption ;
- les périodes de congé de formation de cadres et d’animateurs pour la jeunesse ;
- les périodes limitées à une durée d’un an pendant lesquelles l’exécution du travail est suspendue par suite d’accident de trajet ou du travail, ou de maladie professionnelle ;
- l’indisponibilité pour maladie ou accident de la vie courante, dans la limite d’une durée maximale de trois mois ;
- les absences pour participer à la « journée défense et citoyenneté », et les temps de service dans la réserve opérationnelle ;
- la période de préavis non exécutée à la demande de l’employeur ;
- les congés de formation de toute nature, notamment pour le suivi d’une formation professionnelle, pour un congé individuel de formation, ou pour une formation économique, sociale et syndicale
- les jours fériés non travaillés ;
- les jours de congés exceptionnels pour événements personnels prévus par les articles 2-09 et 4-07 de la convention collective ;
- les congés des candidats ou des élus à un mandat parlementaire ou local.
Jours supplémentaires pour ancienneté
La convention collective (article 1.15) prévoit que la durée du congé est augmentée à raison d’un jour ouvrable après 20 ans de services continus ou non dans la même entreprise, de deux jours après 25 ans et de trois jours après 30 ans d’ancienneté.
Qui décide des dates de congé ?
Faites attention à ne pas confondre la période de prise de congé avec la période de référence. La CCNSA en son article 1.15 – Congés Payés – b) Période de congés et période de référence, précise que la période de prise des CP se situe du 1er juin de l’année en cours au 31 mai de l’année suivante.
La période de prise des congés est l’intervalle au cours duquel les salariés pourront solliciter des congés payés, ou pendant lequel l’employeur pourra décider de la fermeture de l’entreprise pour une partie des congés. Par exemple : la période de prise de congés se fera sur les mois de juin, juillet et aout.
L’employeur peut décider après consultation des représentants du personnel si ils existent et en application des dispositions de la convention collective, que le personnel prendra :
Les congés par roulement, donc individuellement
Dans ce cas, environ trois mois à l’avance, vous fixerez pour chaque salarié l’ordre des départs en congé, pour le congé principal de 4 semaines, après avis des représentants du personnel et en tenant compte de la situation familiale du bénéficiaire (possibilités de congés du conjoint).
Concrètement, au préalable, le salarié fait connaître ses préférences sur les dates voulues et l’employeur établit l’ordre des départs en tenant compte des impératifs de service et souhaits de chacun. Le tout doit faire l’objet d’une information par tout moyen, claire et non équivoque, sur acceptation / refus des dates demandées.
Concernant le congé principal de 4 semaines : le salarié doit prendre un congé continu d’une durée minimale de 18 jours ouvrables, et peut prendre au maximum (sauf exceptions) 24 jours ouvrables.
Concrètement, le salarié doit déposer au minimum 18 jours ouvrables de manière continue, les jours restants (6 jours) pourront être fractionnés avec l’accord écrit des deux parties. Ils pourront être pris en en une ou plusieurs fois entre le 1er mai et le 31 octobre de l’année en cours, mais également en dehors de cette période.
Sachant que vos salariés doivent avoir connaissance de leurs dates de congés au moins 3 mois à l’avance et qu’ils peuvent exiger de prendre une tranche de 18 jours entre le 1er mai et le 31 octobre, il vaut mieux y penser dès le mois de février – Convention collective des services de l’automobile ARTICLE 1.15 – CONGÉS PAYÉS – c) Congé principal de 4 semaines.
Le chef d’entreprise peut modifier ultérieurement les dates des congés, mais uniquement en cas de circonstances exceptionnelles. De même, à la demande du salarié qui se voit obligé de différer son départ en congé (grève des transports, problème de location…), l’employeur peut accepter de modifier la date initialement prévue, mais il n’y est pas obligé: il s’agit dans ce cas d’un accord entre les parties.
Les congés simultanément en cas de fermeture de l’entreprise
- Si l’entreprise ferme moins de 24 jours ouvrables avec par conséquent, un fractionnement des congés payés, l’employeur doit obtenir l’avis des représentant du personnel (si ils existent), et si pas de représentants du personnel, il faut l’agrément de chaque salarié par écrit.
La règle du fractionnement des congés payés
Si le congé principal de 24 jours ouvrables (soit 4 semaines de congés) est fractionné par l’employeur en deux ou plusieurs tranches, l’une d’entre elles devant être égale ou supérieure à 18 jours ouvrables
- 2 jours ouvrables de congé sont attribués lorsque le nombre de jours restants sur les 24 est au moins égal à 5 ;
- ou 1 jour lorsque ce nombre est inférieur à 5 (convention collective article 1.15.c).
Ce fractionnement doit être accepté par le salarié (un écrit est fortement recommandé), entraine sous conditions des jours supplémentaires, même si ceux-ci sont pris en dehors de la période du 1er mai et le 31 octobre de l’année en cours (la CCN est plus favorable sur ce point). Cela ne concerne que le congé principal et non la 5ème semaine.
Le salarié bénéficiera d’1 jour supplémentaire lorsque la fraction restante est inférieure à 5 jours ouvrables ou de 2 jours quand la fraction restante est égale à 5 ou 6 jours ouvrables.
Exemple : salarié à 24 jours de CP, il prend 18 jours, il lui reste 6 jours de CP à prendre, avec le fractionnement, il aura droit à 2 jours supplémentaires ; si le salarié à 24 jours, il en dépose 20, il lui reste 4 jours soit 1 jour supplémentaire de CP au titre du fractionnement.
Pour résumer si l’employeur impose avec l’accord du salarié, le fractionnement, il devra octroyer des jours supplémentaires à ce titre.
Dans les autres hypothèses, l’employeur peut subordonner le fractionnement à la condition que le salarié renonce aux jours supplémentaires.
Donc un fractionnement demandé par le salarié peut être :
- refuser par l’employeur ,
- accepter par l’employeur sans conditions ;
- accepter la renonciation individuelle expresse et écrite du salarié à l’octroi de jours supplémentaires du fait du fractionnement.
Donc pas de formalisme sur la renonciation du salarié, vous pouvez opter pour :
- mettre en place un formulaire de demande de congés mentionnant que leur fractionnement vaut renonciation ;
- informer les salariés par note de service que l’autorisation de fractionner les congés est subordonnée à la présentation d’une demande écrite mentionnant la renonciation aux jours supplémentaires
Le décompte des jours de congés pris
A partir de quel jour doit-on effectuer le décompte des jours ouvrables ?
Le décompte des jours de congé utilisé correspond au nombre de jours ouvrables de la période des congés. Par conséquent, l’absence est donc imputée sur les jours ouvrables et non sur les seuls jours travaillés par le salarié si il était présent.
Le premier jour ouvrable à décompter au salarié est celui où il serait venu normalement travailler, lorsque l’horaire de travail est réparti sur moins de 6 jours.
Par exemple, dans une entreprise ouverte du lundi au vendredi, un salarié partant en congé le vendredi au soir aura comme premier jour ouvrable décompté le lundi.
Pour le salarié d’une entreprise ouverte du mardi au samedi, qui part en congé le samedi soir, le premier jour ouvrable décompté sera le mardi.
La rège de l’arrondi
Le calcul des congés payés s’effectue en jours ouvrables et si le nombre ainsi calculé n’est pas un nombre entier, la durée du congé est portée au nombre entier immédiatement supérieur (art L 3141.7 du Code du travail).
Pour la Cour de cassation, cette règle, dite « règle de l’arrondi » doit s’appliquer sur le nombre de jours de congés calculés pour l’année entière et non sur une fraction de ceux-ci.
Exemple : pour un salarié ayant travaillé 2 mois sur 12, le nombre de jours congés acquis sera égal à 5 jours ouvrables, et non à 6 jours si l’on pratique la règle de l’arrondi mois par mois (2 x 3). Cour de cassation chambre sociale 15 mai 2014 n° 12-27.319
Le report des congés payés
Ce n’est qu’à titre exceptionnel que l’employeur peut accepter le report des congés payés, sauf motif qui résulterait de son fait comme avoir refusé au salarié de prendre ses congés payés.
En cas d’acceptation, un écrit est fortement conseillé.
Règle des 5 samedis
Si le décompte se fait en jours ouvrables, le salarié qui a travaillé toute la période de référence totalise 30 jours ouvrables (hors jours d’ancienneté). Ces 30 jours correspondent à 5 semaines : 5 semaines x 6 jours ouvrables = 30. Du fait qu’il y a 5 semaines, on compte 5 samedis parmi ces 30 jours.
Lors du décompte final des prises de congé, il faut veiller à ce qu’il y ait 5 samedis (ou 5 lundis pour les salariés ne travaillant pas le lundi) maximum de décomptés. En effet, de nombreux arrêts de la Cour de cassation précisent que le salarié dont le décompte est effectué en jours ouvrables ne doit pas être défavorisé par rapport au salarié dont le décompte se fait en jours ouvrés (=jours travaillés) : 5 semaines x 5 jours travaillées = 25 jours ouvrés de congés pour un salarié travaillant 5 jours par semaine.
Ainsi, un salarié qui prendra, avec l’accord de son employeur, 4 vendredis au titre de sa 5ème semaine par exemple, ne se verra pas décompter 4 samedis si plusieurs samedis ont déjà été comptabilisés lors de ses prises de congé antérieures.
Parents de moins de 21 ans
Les parents salariés âgés de moins de 21ans au 30 avril de l’année précédente bénéficient de 2 jours de congés supplémentaires par enfant à charge. Ce congé supplémentaire est réduit à un jour si le congé légal n’excède pas 6 jours.
Jeunes travailleurs de moins de 21 ans
Sans condition d’ancienneté, les salariés de moins de 21 ans au 30 avril de l’année précédente, ont droit, s’ils le demandent à un congé de 30 jours ouvrables, qui ne sera rémunéré qu’au regard des jours réellement acquis par le travail accompli.
Parents de plus de 21 ans
Les parents salariés âgés de plus de 21ans au 30 avril de l’année précédente bénéficient de 2 jours de congés supplémentaires par enfant à charge. Le cumul de ce congé supplémentaire et du congé légal ne doit pas excéder 30 jours.
14 Juillet et 15 août : jours fériés
Le 14 juillet et le 15 août étant des jours fériés, on ne doit pas les décompter comme jours ouvrables aux salariés qui sont en congés. En effet, les jours fériés ne sont pas des « jours ouvrables », ils sont considérés comme des dimanches.
Cette règle s’applique bien sûr pour tous les jours fériés.
Exemple : Supposons que le 15 août tombe un samedi. Une entreprise est fermée tous les samedis, jour de repos hebdomadaire des salariés, qui travaillent au mois d’août. Doit-on leur donner un jour de congé supplémentaire pour « récupérer » le samedi 15 août ?
Non, le salarié qui habituellement ne travaille pas le samedi et qui n’est pas en période de congés payés n’aura pas un jour de congé supplémentaire. Pour lui, il s’agira d’un samedi comme les autres. En revanche, si le salarié est en congés payés la semaine comprenant le samedi 15 août, on lui décomptera 5 jours ouvrables pour la semaine au lieu de 6 jours ouvrables habituellement.
Les congés payés et le préavis
Ces deux périodes répondent chacune à un objectif et ne doivent pas être confondues, il faut donc envisager différents cas
- La rupture du contrat (démission, licenciement) est notifiée et les dates de congés payés ne sont pas encore définies : le préavis doit être exécuté
- La rupture est notifiée et les dates de congés posées et validées : le salarié peut prendre ses CP. Exemple : il peut commencer son préavis, pour ensuite prendre ses CP puis finir d’exécuter son préavis
Attention : si vous fermez votre établissement cela met le salarié dans l’obligation de prendre son congé pendant la période de prévis qui du coup sera reportée d’autant. Cela n’est valable que pour un préavis de licenciement, en cas de démission, le salarié pourra refuser la prolongation du préavis et en tant qu’employeur vous devrez malgré tout lui verser en totalité son indemnité de préavis.
Dans le 1er cas le préavis est suspendu, dans le 2d non.
- La rupture est notifiée et le salarié est déjà en congés payés
Le préavis débutera au retour des vacances
Les congés pour évènements familiaux
Le code du travail et la convention collective accordent aux salariés des autorisations exceptionnelles d’absence rémunérée à l’occasion de certains évènements familiaux : mariage, naissance, etc. Ces congés exceptionnels, qui doivent être pris au moment de l’événement (en principe dans les 15 jours entourant l’évènement), ne sont pas dus lorsque le salarié est déjà absent pour une raison quelconque (maladie, congé annuel…).
Ainsi, un salarié qui se marie pendant son congé payé annuel, n’aura pas de congé payé prolongé de quatre jours. En effet, l’autorisation d’absence se justifie si elle se situe lors d’une période où le salarié devrait normalement être présent dans l’entreprise (lettre ministérielle 16.09.1988). Il en va de même en matière de congé accordé à l’occasion d’une naissance (Cour de Cassation 11.10.1994). En revanche, rien n’interdit à l’employeur d’accorder au salarié un congé exceptionnel au cours d’une période de congés payés.
QUELQUES CONSEILS
- Il ne faut pas se hâter de licencier un salarié qui n’a pas repris son travail à la date prévue. Une décision précipitée pourrait ôter tout caractère sérieux au licenciement prononcé (Cassation sociale 17.12.1976). En effet, le salarié peut parfois justifier ultérieurement son retour tardif (accident ou maladie ayant entraîné une hospitalisation …).
- On ne peut pas considérer comme démissionnaire un salarié qui ne reprend pas son poste à la date prévue. L’employeur dans un 1er temps doit envoyer une mise en demeure puis mettre en œuvre la procédure de licenciement : convocation à un entretien préalable et notification du licenciement par lettre recommandée avec accusé de réception. Ultérieurement, s’il s’avère que le salarié était dans l’incapacité de se manifester auprès de son employeur (il était, par exemple, dans le coma), le licenciement prononcé est annulé.
