Un de vos salariés quitte l’entreprise (tout motif confondu) et vous voulez en savoir plus sur le certificat de travail que vous devez impérativement remettre à chaque rupture du contrat.
Afin de vous accompagner dans cette démarche administrative, vous trouverez ci-après tous les éléments d’information relatifs à ce document.
La remise du certificat de travail, à quelle occasion ?
- L’article L 1234-19 du Code du travail stipule : « à l’expiration du contrat de travail, l’employeur doit délivrer un certificat de travail au salarié ».
Par conséquent, toute rupture du contrat entraine la délivrance au salarié d’un certificat de travail. Il peut s’agir d’un licenciement, d’une démission, de la fin d’un contrat à durée déterminée, du départ ou de la mise à la retraite, d’une rupture conventionnelle ou d’une fin de période d’essai… et ce, quel que soit le type de contrat de travail : contrat à durée déterminée ou indéterminée, à temps partiel ou complet, contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, contrat d’insertion. Seuls les stagiaires ne sont pas éligibles.
Notez-le : si votre entreprise fait l’objet d’une liquidation ou d’un redressement judiciaire, c’est au liquidateur de la société de remettre le certificat au salarié, si il y a eu plusieurs employeurs entre l’embauche et la fin du contrat, il incombera au dernier employeur d’établir le document en reprenant si nécessaire l’ancienneté totale du salarié et par conséquent la date d’entrée en fonction chez le 1er employeur.
Par ailleurs, en cas de décès du salarié au cours du contrat de travail, ses ayant droit peuvent exiger la remise du certificat de travail.
Les mentions obligatoires
Aucune condition de forme requise, mais il est conseillé de l’établir sur papier à en-tête de votre entreprise et de respecter les mentions obligatoires de l’article D 1234-6 du Code du travail.
Le certificat de travail doit impérativement indiquer :
- L’identification du salarié et de l’employeur ;
- La date d’entrée et de sortie du salarié ;
- La nature de l’emploi ou des emplois successivement occupés (tout détailler) et les périodes pendant lesquelles ces emplois ont été tenus ;
- Que le salarié bénéficie temporairement de la portabilité des garanties frais de santé et prévoyance au regard de l’article L 911-8 du Code de la sécurité sociale ;
- Date et lieu de délivrance du certificat ;
- Signature de l’employeur.
Précisions supplémentaires
Sur la date d’entrée, il s’agit du jour où le salarié a effectivement pris ses fonctions, période d’essai incluse.
Pour un salarié étranger, la date d’entrée correspond à la date d’entrée dans l’entreprise et non celle du visa du contrat de travail par la Dreets.
Sur la date de sortie, c’est celle où le contrat prend fin, plusieurs cas de figure :
- le préavis est effectué par le salarié ou celui-ci a été dispensé par l’employeur d’effectuer son préavis (préavis payé non effectué), dans ce cas la date de sortie sera celle de fin du préavis ;
- un salarié, sans être y dispensé par l’employeur, n’effectue pas son préavis, ou le salarié demande à être dispensé de préavis et obtient l’accord de l’employeur, dans ce cas, la fin du contrat sera celle du dernier jour de travail effectué ;
- dans le cas d’un licenciement pour inaptitude (d’origine professionnelle ou non) la date de fin de contrat est celle de la notification de licenciement.
La nature de l’emploi occupé correspond aux fonctions réellement exercées par le salarié, reprenez l’intitulé indiqué sur le bulletin de salaire ou celui du contrat de travail ou de l’avenant si une modification est intervenue.
Aucune des parties ne peut demander ou imposer à ce que d’autres mentions soient apposées : comme des appréciations élogieuses sur le travail du salarié ou des appréciations négatives mentionnées par l’employeur.
Par ailleurs, il est totalement interdit de préciser le motif de la rupture, l’évocation de la nationalité du salarié, un mandat en tant que membre du comité économique et social, de délégué syndical ou autre.
Date de remise du certificat
Elle doit être faite à l’expiration du contrat de travail. Dans le cas où le salarié est dispensé par l’employeur d’effectuer le préavis, il va y avoir une période ou le salarié ne travaille pas vu la dispense de préavis (1 à 3 mois suivant le statut), et qui a pu retrouver un emploi. Dans ce cas il serait opportun de délivrer au salarié qui en fait la demande, en attendant la fin effective du contrat, une attestation précisant cette date et mentionnant la possibilité pour le salarié d’occuper un autre emploi au cours de cette période.
Modalités de remise du certificat
Vous avez notifié à un salarié son licenciement pour faute grave avec mise à pied conservatoire (par conséquent il n’est pas présent dans l’entreprise pour une remise en main propre) et vous avez précisé dans votre courrier que le document est tenu à sa disposition. Or, le salarié exige un envoi par courrier, devez vous accéder à sa demande ?
Sachez-le : le certificat de travail est «quérable et non portable» (Cass.soc 26 mars 2014). Votre seule obligation est de le tenir à la disposition du salarié et de l’informer que le document est prêt.
Dans notre exemple, vous avez précisé que le document est tenu à la disposition du salarié (à partir du …..), au bureau du service du personnel, de X heures à X heures du lundi au vendredi. Vous avez à juste titre, rappelé au salarié que le document est quérable (à lui de venir le chercher) et l’avez bien informé qu’il était disponible.
Attention, il y a des cas où l’envoi en recommandé est conseillé : le salarié est absent pour maladie et ne peut se déplacer, il est démissionnaire pour suivre son conjoint et habite désormais loin de l’entreprise. A vous de juger de l’opportunité de l’envoi du document, car le salarié peut démontrer son impossibilité à venir le retirer (Cass. soc 1er juillet 2015).
Si d’avance, vous faites l’objet d’une condamnation de délivrer le certificat sous astreinte, il va de soi qu’il devient portable par un envoi en recommandé avec accusé de réception.
Les risques encourus par l’employeur
Vous n’avez pas remis le document, vous l’avez remis tardivement ou vous avez omis une mention obligatoire, quelles sanctions ?
Le salarié est en droit de demander des dommages et intérêts, s’il apporte la preuve d’un préjudice subi. La décision relève exclusivement du pouvoir souverain des juges. Par conséquent, la condamnation de l’employeur n’est pas automatique, si les juges admettent l’existence d’un préjudice ils décideront souverainement du montant à allouer au salarié.
Au niveau pénal, le fait de ne pas délivrer le certificat de travail est puni d’une amende de la 4ème classe d’un montant de 400 € (art R 1238-3 du Code du travail).
Il faut savoir que le certificat de travail permet au salarié de prouver qu’il est libre de tout engagement vis à vis d’un futur employeur et de pôle emploi. Par ailleurs, il sert de preuve pour le calcul des pensions de retraite pour les organismes sociaux et de retraite complémentaires.
Ne négligez pas sa remise au salarié dans un délai raisonnable, et surtout utiliser moyen de preuve concernant la remise du document (en main propre ou par recommandé).
Vous trouverez dans la rubrique « documents complémentaires », un modèle type de certificat de travail à remplir en fonction du cas d’espèce.
