Dans le cadre de la rupture du contrat de travail, le reçu pour solde de tout compte, fait partie des documents de fin de contrat que l’employeur doit remettre au salarié.
Ce document établi par l’employeur, fait l’inventaire des sommes qui ont été versées au salarié lors de la rupture du contrat de travail (art L 1234-20 al 1er CT), soit par chèque ou virement.
Tous les modes de rupture du contrat de travail sont concernés par la remise du document : démission, licenciement, rupture conventionnelle, fin de CDD, départ ou mise à la retraite, fin de contrat des alternants…
Pour un stagiaire, les sommes versées (le cas échéant) sont indiquées dans l’attestation de stage.
L’employeur a t’il une obligation de le remettre au salarié ?
Oui, la remise d’un reçu pour solde de tout compte par l’employeur est obligatoire et non facultative (cass. soc 18 dec 2013, circ DGT N° 2009-5 du 17 mars 2009).
Il faudra prouver que vous avez bien remis ce document au salarié et ce, par tout moyen.
Le salarié doit il signer le reçu pour solde de tout compte ?
A la différence de l’employeur pour lequel la remise du document est obligatoire, le salarié n’a aucune obligation de signer le reçu qui lui est remis.
Par conséquent, il vous est interdit de conditionner le versement des sommes dues à la signature du reçu par le salarié. Le refus de signer ne vous dédouane pas du versement des sommes indiquées sur le reçu.
Le contenu du reçu pour solde de tout compte ?
Il faut impérativement l’établir en double exemplaire, un pour le salarié et un pour l’employeur (art D 1234-7 CT), aucune obligation de forme n’est requise.
Quelles mentions intégrer ?
Le reçu doit faire l’inventaire des sommes versées au salarié à l’occasion de la rupture du contrat de travail. On peut trouver, les sommes relatives au salaire du mois en cours, l’indemnité compensatrice de congés payés, de licenciement, de préavis, des primes mensuelles, de 13ème mois, d’ancienneté…
Il faut détailler d’une manière très précise tous les éléments de rémunération et d’indemnisation qui ont été versés, avec la ventilation entre toutes les sommes.
Il est déconseillé d’indiquer une somme globale et de renvoyer au bulletin de salaire pour le détail des sommes versées.
Par ailleurs, le solde de tout compte ne doit en principe contenir que des sommes exigibles au temps T et non indiquer des droits futurs éventuels soit, des sommes qui ne sont pas encore connues à la date de rédaction du document. Ce peut être une indemnité de non concurrence, une prime d’intéressement ou une commission non encore connue puisque calculée en fin d’exercice.
Quand le document doit-il être remis au salarié ?
Le principe est qu’il doit être remis à l’expiration du contrat de travail, donc si un préavis est effectué ce sera à la fin du préavis. En tout état de cause, ne faites pas signer le document au salarié avant la notification de son licenciement (le courrier de licenciement), avant la fin du préavis ou avant l’homologation de la rupture conventionnelle, car le document ne peut être signé tant que le salarié est sous la dépendance de l’employeur.
Par exception : la Cour de cassation accepte, si le salarié est dispensé d’effectuer son préavis, que la signature soit apposée le jour effectif du départ ou au cours du préavis (Cass soc 17 janvier 1996).
Les conséquences de la non signature par le salarié ?
Vous remettez au salarié le reçu pour solde de tout compte et vous lui demandez de signer le document, mais il refuse.
Aucune sanction particulière ne pourra être prise à son encontre en cas de refus de signer le document, cela lui permettra d’agir en contestation (de dénoncer le reçu), auprès du conseil de prud’hommes, des sommes indiquées à condition de respecter une certaine durée qui varie en fonction des thématiques (art L 1471-1 et L 3245-1 du CT) :
- Délai d’un an si le montant concerne la rupture du contrat de travail, comme l’indemnité de licenciement ;
- Délai de 2 ans concernant l’exécution du contrat de travail comme des frais professionnels ;
- Délai de 3 ans pour tous ce qui relève des salaires.
Les conséquences de la signature par le salarié ?
Si le salarié vous donne reçu pour solde de tout compte, il devra absolument dater et signer le document. La date est élément de preuve par lequel le reçu est bien signé après la rupture du contrat de travail et qu’en tant qu’employeur vous avez bien remis le document au salarié.
La date de la signature par le salarié du document, lui permettra si nécessaire, de déclencher le point de départ dont il dispose pour dénoncer le reçu, soit dans les 6 mois à compter de la date de signature du document et non la date de paiement des sommes dues. Si au bout de 6 mois le salarié ne l’a pas dénoncé, le reçu devient libératoire pour l’employeur, le salarié ne pourra plus contester les sommes indiquées et ce même si elles sont fausses.
Attention, le reçu est libératoire au bout de 6 mois exclusivement pour les sommes qui y sont mentionnées. Par conséquent, le salarié sera toujours en droit de réclamer des sommes non indiquées dans le reçu.
Pour savoir si le reçu a été dénoncé dans les temps, il faut se placer à la date d’expédition de la lettre recommandée de dénonciation. Une lettre simple est valable tant que l’employeur ne conteste pas l’avoir reçu. Elle n’a pas à être motivée, mais elle doit porter sur l’ensemble des sommes visées et non partiellement.
En tant qu’employeur, le délai de 6 mois ne vous est pas opposable, vous pouvez donc réclamer un trop perçu par le salarié dans le délai de prescription applicable.
Le salarié appose des réserves sur le document ?
Si le salarié indique sur le document une phrase du type : « sous réserve de tous mes droits passés, présents, futurs », cela n’aura pas d’effet libératoire pour l’employeur, le salarié pourra toujours contester les sommes inscrites sur le document.
Mais, si la réserve correspond à un objet précis ou limité, comme une réserve sur une prime précise, dès lors, cette réserve ne privera pas le reçu d’effet libératoire pour l’employeur à l’égard des autres éléments de rémunération (Cass. soc 30 octobre 1996).
La délivrance du reçu pour solde de tout compte
Tout comme le certificat de travail, le reçu est quérable et non portable.
Par conséquent, en tant qu’employeur vous êtes obligé d’établir le document, de le tenir à la disposition du salarié, et de l’informer que le document est prêt à être retiré (heure, lieu, personne à contacter…). Attention à une remise tardive du document qui, si elle porte préjudice au salarié, celui -ci pourrait demander des dommages et intérêts.
NOTEZ-LE : un reçu irrégulier (qui ne respecte pas les conditions de fond ou de forme), n’aura pas d’effet libératoire mais juste la valeur d’une simple quittance des sommes qui y figurent.
Dans la rubrique « documents complémentaires » vous trouverez un modèle de reçu pour solde de tout compte.
