C’est quoi ?
Le solde de tout compte est l‘inventaire des sommes versées par l’employeur au salarié et dues lors de la rupture du contrat de travail, qu’il soit un CDI ou un CDD, et ce pour toute rupture du contrat de travail : fin de CDD, démission, rupture conventionnelle, fin de période d’essai, licenciement.
Ces sommes sont répertoriées dans un document intitulé « reçu pour solde de tout compte » que vous devez obligatoirement remettre au salarié à la fin de son contrat.
Le contenu du reçu pour solde de tout compte
Le document doit détailler au maximum et de manière précise les sommes versées au salarié au titre du dernier mois de travail, à savoir :
Les rémunérations (salaires)
- Les indemnités versées au salarié à la fin du contrat ;
- L’indemnité compensatrice de congés payés ;
- L’indemnité compensatrice de préavis ;
- L’indemnité de licenciement ;
- L’indemnité de précarité ;
- Heures supplémentaires, astreintes…
Vous devez détailler de manière explicite chaque somme versée au salarié (ne pas indiquer une somme globale) à la fin de son contrat de travail, qu’elles soient dues au titre de l’exécution les relations de travail (salaires, primes, heures supplémentaires etc..), ou au titre de la cessation du contrat de travail (indemnité de licenciement, de congés payés, de préavis …), car le salarié au moment de la signature du reçu, doit être en mesure de prendre connaissance du détail des sommes versées avant de signer valablement le reçu.
Conditions de forme du reçu pour solde de tout compte
Le « reçu pour solde de tout compte » est obligatoire, doit remplir certaines conditions de forme et doit avoir un contenu précis afin d’être juridiquement valable.
La mention « établi en double exemplaire » doit être précisée sur le document , qui doit être tenu à la disposition du salarié, ce dernier devant venir le chercher à la fin du contrat de travail (sauf s’il est dans l’incapacité médicale de se déplacer). Le reçu est quérable (vous n’êtes pas obligé de l’envoyer au domicile du salarié), mais vous pouvez l’informer de la disponibilité de son solde de tout compte et lui demander de venir le chercher dans les locaux de l’entreprise.
Le reçu peut il être contesté par le salarié ?
Il faut avoir à l’esprit, que le salarié n’est pas obligé de signer le reçu quand vous lui remettez.
- Le salarié signe le document
Il disposera d’un délai de 6 mois à compter de la signature du reçu pour pouvoir le dénoncer.
Une fois les 6 mois passées, le reçu deviendra « libératoire » pour vous mais uniquement pour les sommes qui y sont mentionnées, d’où l’importance qu’elles soient clairement détaillées, car dans ce cas, le salarié ne pourra pas prétendre au paiement de sommes supplémentaires, sauf à contester la réalité du paiement des sommes mentionnées, ou à solliciter devant la juridiction prud’homale d’autres sommes, telles que des dommages et intérêts pour licenciement abusif ou autre.
Le reçu sert donc de preuve de paiement des sommes y figurant, et sert de point de départ du délai de 6 mois au delà duquel vous serez libéré.
- Le salarié refuse de signer le reçu pour solde de tout compte
Si la signature du solde de tout compte est essentielle pour faire démarrer le délai de 6 mois, elle n’est pas obligatoire en tant que tel.
Par conséquent, le salarié n’est pas obligé de signer le solde de tout compte et l’absence de signature ne vous permet pas de suspendre le versement des sommes. En effet, vous devez obligatoirement verser les sommes dues au salarié, même s’il refuse de signer. Beaucoup d’employeur sont tentés d’indiquer au salarié qu’il aura son chèque et ou documents afférents à la rupture du contrat de travail contre signature du reçu, n’allez pas dans cette direction.
Quel risque pour vous employeur en cas de non signature ?
Le salarié pourra contester les sommes inscrites dans celui-ci dans un délai supérieur à 6 mois. Ce délai de 6 mois ne s’applique pas puisqu’il n’y a pas signature.
Dès lors, ayez à l’esprit que le salarié aura 3 ans pour contester les sommes mentionnées ou non dans le solde de tout compte – Cass. Soc. 27 mars 2019, n°18-12792
Notez le : le délai démarre à partir de la date de remise du reçu au salarié, d’où l’intérêt de bien l’envoyer, ou de l’informer de sa disponibilité par recommandé avec accusé de réception ou par remise en main propre contre décharge.
Attention : n’établissez jamais le solde de tout compte avant la fin du contrat du salarié, même par gentillesse. Il faut attendre la rupture du contrat (après la date de fin). Dans le cas contraire, le salarié a légitimement le droit de refuser de signer et dans tous les cas, le délai de 6 mois ne s’appliquera pas.
