La période estivale arrive à grand pas, c’est l’occasion pour vous d’accueillir un jeune pendant ses vacances scolaires ou universitaires.

Faisons le point sur vos obligations

Celles liées à l’embauche d’un jeune en période de vacances scolaires sont identiques à celles requises pour l’emploi de tout salarié :

• Une DPAE (déclaration préalable à l’embauche) est obligatoirement transmise à l’URSSAF compétente dans les 8 jours précédant la date prévisible d’embauche d’un salarié ;
• Un CDD (contrat de travail à durée déterminée) doit être conclu avec le jeune et comporter notamment les mentions relatives au motif de recrutement (surcroît de travail, remplacement salarié absent), à la durée du travail et éventuellement à la période d’essai voir note Le CDD ;
• Visite d’information et de prévention : voir note synthèse visite médicale  qui dans ce cas, doit avoir lieu avant l’embauche ; 
• Un bulletin de salaire doit être délivré ;
• Les règles générales du code du travail et les dispositions de la convention collective sont applicables à un salarié embauché dans le cadre d’un job d’été ; 
• L’inscription sur le registre du personnel est obligatoire.

Attention : le défaut de déclaration d’embauche, l’absence de bulletin de paie ou la mention sur le bulletin d’un nombre d’heures inférieur à celui réellement accompli, ainsi que le manquement aux obligations déclaratives périodiques et/ou de paiement des cotisations et contributions sociales sont constitutifs du délit de travail dissimulé.

Embaucher un jeune pendant ses vacances scolaires

Dès lors qu’ils ont plus de 14 ans, les jeunes peuvent être embauchés dans le cadre d’un job d’été, à condition, s’ils ont moins de 16 ans, de disposer d’un repos continu d’une durée qui ne peut être inférieure à la moitié de la durée totale desdites vacances. Par exemple, si le jeune dispose de 15 jours de vacances, son contrat ne peut pas dépasser 7 jours – c. trav. art. D. 4153-2.

Quinze jours avant la date prévue d’embaucher un jeune âgé de 14 à moins de 16 ans, l’employeur doit demander à l’inspecteur du travail une autorisation de recruter. La demande précise : les nom, prénoms, âge et domicile du mineur, la durée du contrat, la nature et les conditions de travail envisagée, l’horaire et la rémunération. Elle doit être accompagnée de l’accord écrit du représentant légal du jeune.

L’inspecteur du travail dispose de 8 jours francs pour informer l’employeur de son désaccord. L’absence de réponse dans le délai de 8 jours francs vaut autorisation – c. trav. art. R. 4153-6.

Par ailleurs, il ne faut pas oublier que si le jeune est un mineur non émancipé, il ne pourra signer son contrat de travail qu’avec l’autorisation écrite de son représentant légal (père, mère…).

ATTENTION :  les jeunes de 14 à 16 ans ne peuvent être affectés qu’à des travaux légers non susceptibles de porter préjudice à leur sécurité, santé ou leur développement. Par ailleurs, certains travaux sont interdits au moins de 18 ans (article L 4153-6 et suivants , D 4153-15 et suivants du code du travail). voir notes  Emploi des jeunes de 15 à moins de 18 ans – travaux interdits jeunes de 15 à 18 ans

Distinction entre le CDD et le stage

L’URSSAF rappelle également que les jobs d’été ne doivent pas être confondus avec les stages étudiants.

En effet, durant l’été, les entreprises peuvent aussi accueillir des stagiaires dans le cadre d’un cursus scolaire ou universitaire. Cependant, aucune convention de stage ne peut être conclue pour remplacer un salarié en cas d’absence ou de suspension de son contrat de travail, pour exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent, pour faire face à un accroissement temporaire d’activité ou pour occuper un emploi saisonnier.

Par ailleurs, Il est interdit de confier au stagiaire des tâches dangereuses pour sa santé ou sa sécurité  – article L124-14 du code de l’éducation.

Pour les stagiaires en entreprise, non titulaires d’un contrat de travail, il n’y a pas de DPAE à effectuer. Cependant, une convention de stage doit obligatoirement être conclue entre le stagiaire, l’entreprise et l’établissement d’enseignement. L’entreprise doit tenir à jour la liste des conventions de stage conclues.

Le stagiaire doit obligatoirement recevoir une rémunération à partir de 2 mois de stage ou au cours d’une même année scolaire ou universitaire à 2 mois consécutifs ou non, intitulée gratification de stage. 

• La gratification de stage

Le plafond horaire restant inchangé (29 €) par rapport à l’année 2024, par conséquent, le montant par défaut de la gratification minimale des stagiaires et du seuil de franchise de cotisations de la gratification des stagiaires reste à 4,35 € par heure de stage en 2025.

Son montant est fixé par convention de branche ou accord professionnel étendu. À défaut d’accord ou de convention prévoyant un montant plus favorable, la gratification est égale à 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale pour chaque heure de stage effectuée (soit 29 € × 15 % = 4,35 € par heure en 2025).

Quelle que soit la durée du stage, la gratification versée aux stagiaires est en franchise de cotisations dans une certaine limite. Elle n’est pas considérée comme une rémunération si elle n’excède pas, au titre d’un mois civil, le nombre d’heures de stage effectuées au cours du mois considéré multiplié par 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale (soit 29 € × 15 % = 4,35 € par heure en 2025 et en 2024) (c. séc. soc. art. L. 136-1-1, III, 1°, b et D. 242-2-1).

Si elle dépasse ce seuil, la fraction excédentaire est soumise aux cotisations de sécurité sociale, à la contribution solidarité autonomie, au FNAL, au versement mobilité, à la CSG/CRDS, ainsi qu’à la contribution légale à la formation professionnelle, la taxe d’apprentissage et la participation construction si l’organisme d’accueil du stagiaire est assujetti.

Salaire du jeune

Les jeunes de moins de 18 ans titulaires d’un contrat de travail, sont rémunérés au minimum sur la base du SMIC mais avec une minoration  :

⬥   De 20 % avant 17 ans ; 

⬥   De 10 % entre 17 et 18 ans.

Notez que : en principe, le salaire doit être versé au représentant légal du jeune mineur. Toutefois, sur autorisation de ce dernier, le jeune pourra le percevoir directement. Dans ce cas, il est préférable de formaliser l’accord par écrit.

Cet abattement est supprimé pour les jeunes travailleurs justifiant de 6 mois de pratique professionnelle dans la branche d’activité dont ils relèvent.

Au terme de son contrat, le jeune reçoit une indemnité de congés payés égale à 10 % de la totalité des salaires perçus.

ARTICLE 1.19 – JEUNES SALARIÉS – CCNSA

c) Salaire des jeunes

Dans tous les cas où de jeunes salariés de moins de 18 ans effectuent, d’une façon courante et dans des conditions égales d’activité, de rendement et de qualité, des travaux habituellement confiés à des adultes, ces jeunes seront rémunérés selon les tarifs établis pour la rémunération du personnel adulte effectuant ces mêmes travaux.
En dehors des cas précisés ci-dessus, les jeunes salariés de moins de 18 ans, ne bénéficiant pas d’un contrat d’apprentissage ou d’une autre formation en alternance, perçoivent au moins le minimum garanti de la catégorie ou de l’emploi auxquels ils sont rattachés, sous réserve d’un abattement de 20 % avant 17 ans et de 10 % entre 17 et 18 ans. Ces abattements de 20 et 10 % sont supprimés après six mois de pratique

Indemnité de fin de CDD (ou prime de précarité)

Si le contrat a été conclu pendant la période de vacances scolaires ou universitaires, le jeune n’a pas droit à l’indemnité de fin de contrat ou prime de précarité (article L. 1243-10 du Code du travail). Il est conseillé de mentionner dans le contrat de travail que celui-ci est conclu pour une période comprise dans les vacances scolaires ou universitaires.

Régime fiscal (prélèvement à la source)

En principe, les sommes perçues en rémunération d’emplois salariés, y compris par des jeunes, élèves ou étudiants, au titre des emplois qu’ils occupent pendant la période de leurs congés scolaires ou universitaires, ou pendant leurs études, secondaires ou supérieures, sont passibles de l’impôt sur le revenu selon les règles de droit commun des traitements et salaires.

Une exonération d’impôt sur le revenu est prévue au titre des salaires versés aux personnes âgées de 25 ans au plus au 1er janvier de l’année d’imposition, en rémunération d’activités exercées pendant leurs études, secondaires ou supérieures, ou exercées durant leurs congés scolaires ou universitaires, dans la limite de 3 fois le montant mensuel du SMIC : il s’agit là d’une limite annuelle valable pour l’ensemble des rémunérations perçues par un jeune au titre des emplois occupés au cours d’une même année. Seule la part excédentaire sera imposable.

Modèle de demande d’autorisation pour l’embauche d’un mineur 

En tête entreprise                                                   Inspection du travail

A ……….le …………..

Madame, Monsieur l’inspecteur,

Nous sollicitons de votre part l’autorisation pour l’embauche au sein de notre entreprise de (nom prénom du jeune), né(e) le ……….., agé(e) de …………

X sera embauché(e) en contrat à durée déterminée du …..au ….. , pour une durée hebdomadaires de ……………selon les horaires suivants :

• lundi de H à H et de H à H ;
• M/M/J/V

X percevra une rémunération de                   euros brut, soit une rémunération mensuelle brute de ……………………pour X heures.

X occupera les fonctions de ………………………(intitulé du poste), ses missions seront les suivantes : (développer)

X n’effectuera pas de travaux risquant de l’exposer à des dangers pour sa santé, sa sécurité, sa moralité ou excédant ses forces.

Il  exercera ses fonctions à ……(adresse entreprise).

Nous vous prions donc de bien vouloir nous donner l’autorisation pur que ce jeune travaille au sein de notre entreprise.

Dans cette attente, recevez Monsieur, madame, l’inspecteur l’expression  de ma parfaite considération.

PJ : autorisation parentale : pour un modèle d’autorisation parentale de travail pour son enfant mineur : Modèle pour donner autorisation enfant mineur de travailler

Signature + qualité du signataire

• Vous trouverez dans documents complémentaires un modèle de CCD à terme précis pour embauche jeune mineur – job d’été

L’embauche d’un salarié, quelles que soient la nature et la durée du contrat, donne lieu à différentes formalités obligatoires. Certaines catégories de salariés ou situations particulières (apprentis, …) nécessitent des formalités supplémentaires non évoquées ici.

Déclaration préalable à l’embauche (DPAE)

La DPAE doit obligatoirement être effectuée, au plus tôt 8 jours avant l’embauche et au plus tard avant la mise au travail effective du salarié. Elle concerne tout type de contrat (CDD ou CDDI), à temps plein ou partiel, apprentis et contrat de professionnalisation compris, seuls les stagiaires ne sont pas soumis à la DPAE. 

Elle permet de remplir en une seule formalité, vos obligations en matière d’embauche : l’immatriculation de l’employeur et du salarié à la Sécurité sociale ; l’affiliation du salarié au régime d’assurance chômage ; l’adhésion à un service de prévention et de santé au travail ; la demande de visite d’information et de prévention ou d’examen médical d’aptitude.

Vous devez la transmettre :

• Obligatoirement par voie électronique pour l’embauche du 1er salarié,  ou si vous avez adressé plus de 50 DPAE au cours de l’année civile précédente, sur le site Net entreprises ;
• Par envoi du Cerfa 14738*01, en recommandé avec avis de réception (ou télécopie), au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l’embauche. L’Urssaf adresse un récépissé accusant réception de la déclaration mentionnant les informations enregistrées dans les 5 jours suivant la réception de la DPAE.

Cette formalité n’est pas à accomplir pour les stagiaires et les intérimaires, ni pour les utilisateurs du Titre emploi-service entreprise. En cas de succession de CDD ou d’un CDD transformé en CDI vous n’avez pas à faire une nouvelle DPAE.

Gardez précieusement l’accusé de réception de la DPAE qui pourra vous êtes demandé par les agents de contrôle (URSAFF, inspection du travail…).

La DPAE doit obligatoirement contenir un certain nombre de mentions obligatoires :

• Nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale du salarié ;
• Dénomination sociale de l’entreprise, adresse, code APE, numéro de SIRET et le service de santé au travail dont elle dépend ;
• Date et heure d’embauche, la nature, la durée du contrat ainsi que la durée de la période d’essai éventuelle.

Le salarié ne se présente pas à son poste le jour prévu, que faut il faire ? Si l’embauche ne se concrétise pas, vous devez en informer  votre Urssaf rapidement, afin d’interrompre l’ouverture de votre compte employeur.

Déclaration complémentaire

En plus de la DPAE, l’employeur effectue une déclaration préalable des personnes recrutées, par lettre recommandée, adressée à l’inspection du travail dans les cas suivants :

• Dans les établissements industriels et commerciaux, toute personne qui se propose d’occuper du personnel pour la première fois, doit, sous peine d’une amende, en avertir l’inspection du travail préalablement à l’embauche.
• Lors d’une nouvelle embauche dans un établissement qui a cessé d’employer du personnel pendant 6 mois au moins ;
• Lors de la déclaration de modification de l’entreprise (changement d’exploitant, d’industrie ou de commerce, ou transfert géographique).

Affiliation auprès de la caisse de retraite complémentaire

Vous devez effectuer l’affiliation du nouveau salarié auprès d’IRP AUTO :  Alliance Professionnelle Retraite Agirc et Arrco, pour tous les salariés non cadres, cadres ou agents de maîtrise des services de l’automobile.

Inscription sur le registre unique du personnel

Tout salarié nouvellement embauché doit être inscrit sur le registre unique du personnel. Cette formalité doit également être effectuée pour les travailleurs temporaires, les travailleurs mis à disposition par un groupement d’employeurs. Les stagiaires sont inscrits dans une partie spécifique du registre du personnel.

Médecine du travail : visite d’information et de prévention 

Vous devez organiser une visite d’information et de prévention (VIP) (elle remplace la visite d’embauche) dans les 3 mois suivants la prise de poste quels que soient le contrat de travail et la durée de celui-ci.

Pour en savoir plus synthèse visites médicales

Elle est obligatoire avant l’embauche pour :

• Le travailleur de nuit ; 
• Le jeune travailleur de moins de 18 ans.

Pour les travailleurs affectés à un poste présentant des risques particuliers pour leur santé ou leur sécurité bénéficiant d’un suivi individuel renforcé (SIR), ils doivent avoir un examen médical effectué par le médecin du travail avant l’affectation sur le poste.

Cas de dispense :

• Lorsque le salarié a bénéficié d’une VIP dans les 5 ans précédant son embauche et qu’il occupe un emploi identique à celui qu’il a quitté
• Le délai de 5 ans  est réduit à  3 ans pour les travailleurs de nuit, les travailleurs handicapés, les travailleurs titulaires d’une pension d’invalidité et les travailleurs relevant d’un suivi individuel renforcé.

Établissement ou mise à jour du document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP)

Obligatoire à partir d’un salarié quel que soit le type de son contrat. Il répertorie tous les dangers pour la sécurité et la santé des salariés, analyse les risques et liste les moyens de prévention mis en place ou à mettre en place.

Il doit être mis à jour au minimum une fois par an, sauf pour les entreprises de moins de 11 salariés dans certains cas.

Établissement d’un contrat de travail 

Un contrat de travail écrit est obligatoire pour certains types de contrat, notamment :

• Le contrat de travail à durée déterminée ;
• Le contrat de travail à temps partiel ;
• Le contrat d’apprentissage ;
• Le contrat de professionnalisation.

Concernant le contrat de travail à durée indéterminée, si le code du travail ne le rend pas obligatoire, la Convention collective nationale des Services de l’Automobile impose un contrat écrit (articles 2.03 et 4.02). Par conséquent, quel que soit le type de contrat de travail, vous devez rédiger un contrat de travail écrit.

Documents à remettre au salarié à son arrivée

• Contrat de travail ; 
• Copie de la déclaration préalable à l’embauche ou de l’accusé de réception délivré par l’Urssaf ;
• Information relative à la protection sociale complémentaire (prévoyance) applicable dans l’entreprise : donnée pouvant figurer dans le contrat de travail ; 
• Information relative à la complémentaire santé applicable dans l’entreprise et remise des documents à remplir pour l’affiliation et/ou de la demande de dispense ;
• Note d’information sur le traitement des données personnelles (RGPD) ;
• Livret d’accueil de sécurité élaboré par les partenaires sociaux livret de sécurité ;
• Livret d’épargne salariale lorsqu’il existe un dispositif d’épargne salariale dans l’entreprise ;
• Toute information spécifique à l’organisation du travail dans l’entreprise.

Affichages obligatoires

Vous avez la possibilité depuis octobre 2016 de choisir, pour communiquer certaines informations, la remise en main propre contre décharge plutôt que l’affichage 

Dans ce cas, vous devez notamment remettre :

• Le Règlement intérieur, s’il existe (obligatoire dès 50 salariés) ; 
• Textes de loi relatifs à l’égalité de rémunération entre les femmes et les hommes ;
• Textes relatif au harcèlement moral et au harcèlement sexuel ; 
• Texte relatif à la lutte contre la discrimination à l’embauche.

Pour en savoir plus affichage obligatoire – affichage à l’attention du personnel

Informations et formation

• Information du salarié qu’il bénéficie tous les 2 ans d’un entretien professionnel avec son employeur afin d’évaluer ses perspectives d’évaluation professionnelle, notamment en termes de qualification et d’emploi. Il n’est pas destiné à évaluer son travail. Le mieux est d’insérer l’information dans le contrat de travail. Attention la convention collective des services de l’automobile indique en son article ARTICLE 1.21 – FORMATION PROFESSIONNELLE – d – « L’entreprise doit assurer à chaque salarié un entretien professionnel dans l’année suivant l’embauche, puis tous les deux ans » ; 
• Information du salarié relative à la sécurité : il s’agit de l’informer sur les précautions à prendre afin d’assurer sa propre sécurité et celles des autres, mais également sur l’utilisation des EPI fournis.

Présentation du DUER (document unique d’évaluation des risques) et du livret d’accueil de sécurité.

• Formation à la sécurité en cours de période d’essai : la formation doit être renforcée si le salarié est exposé à des travaux dangereux.

Utilisation des fiches de poste HSE (hygiène sécurité, environnement) et des équipements de protection.

Constitution du dossier personnel du salarié

Avec notamment :

• Contrat de travail ;
• La fiche de poste ;
• Copie de la pièce d’identité ; 
• Permis de conduire si nécessaire par rapport au poste occupé ; 
• Attestation Sécurité Sociale ; 
• Autorisation de travail pour les salariés étrangers ; 
• Eventuelle demande de dispense d’affiliation à la complémentaire santé de l’entreprise ;
• Copie des diplômes, des attestations diverses (climatisation, véhicules électriques, etc.) ;
• Preuve de la remise d’outils de travail tels que caisse à outils, clé de vestiaire, vêtements de travail, téléphone ou ordinateur portables, etc. 

Jeunes salariés

Article 1.19 de la Convention collective nationale des services de l’automobile 

La qualité de l’accueil des jeunes, surtout lors du premier emploi, étant une condition essentielle de leur bonne insertion, l’employeur devra :

• Présenter au jeune les principaux rouages de l’entreprise ;
• Faire un commentaire des engagements réciproques contenus dans la lettre d’embauche ou le contrat de travail ;
• Faire un commentaire du règlement intérieur lorsqu’il en existe, et en particulier des consignes de sécurité ;
• Désigner une personne qualifiée pour accompagner effectivement le jeune; ce rôle est normalement confié à un tuteur ou, dans le cas du contrat de formation en alternance, au maître d’apprentissage.

Toute entreprise devra procéder, une fois par an, à un entretien spécifique du chef d’entreprise ou de son représentant, avec tout jeune en formation dans l’entreprise sous contrat de formation en alternance.