Pour conclure un contrat, la signature des parties est essentiel.
La signature apposée sur un document permet d’identifier son auteur et manifester son consentement d’être lié aux obligations qui en découlent.
Afin de gagner en efficacité et en rapidité, vous êtes nombreux à vous équiper de logiciels favorisant la signature à distance des documents tels que les bons de commande et les devis. Certains logiciels peuvent d’éditer des documents et les transmettre directement par mail au client.
Cette technique permet au client de vous donner son accord pour effectuer les travaux ou pour l’achat d’un véhicule, sans qu’il n’ait besoin de se déplacer.
Toutefois, la signature électronique génère des conséquences non négligeables dans vos relations contractuelles.
Nous vous présenterons dans cette note :
- la définition de la signature électronique
- les différents niveaux de signature électronique
- l’utilisation de la signature électronique dans le cadre du SIV
- les conséquences de l’utilisation de la signature électronique dans vos rapports avec le consommateur.
Définition de la signature électronique
La signature électronique est une suite de données numériques permettant d’authentifier l’auteur d’un document électronique et d’en garantir l’intégrité, c’est-à-dire, s’assurer que ledit document n’a pas été altéré entre sa signature et sa consultation.
Pour revêtir la même valeur juridique qu’une signature manuscrite, la signature électronique doit être créée par un procédé fiable délivré par un prestataire de service de certification électronique.
L’ANSSI publie régulièrement une liste des prestataires de services de certifications électroniques, vous trouverez la liste complète via ce lien.
Les niveaux de signature électronique
Selon l’usage du document et son enjeu juridique ou financier, le choix du niveau de signature électronique est primordial.
En effet, en cas de litige, plus le niveau sera élevé et plus la valeur probatoire du document sera forte (c’est-à-dire la possibilité pour le document d’être admis comme une preuve juridique). L’objectif étant de rendre difficile toute contestation sur l’authenticité de l’acte ainsi signé.
- La signature électronique simple (niveau 1)
La signature électronique simple est souvent appelé « signature numérique ». Il s’agit du procédé le plus simple mais le moins fiable au regard de la règlementation. Ce type de signature a une valeur juridique limitée. En cas de litige, le document ainsi signé ne pourra constituer qu’un commencement de preuve par écrit, qui devra être corroboré par d’autres moyens (facture, preuve de paiement etc.).
Exemples de technique de la signature numérique :
– signer sur un appareil électronique via un stylet (tablette ou smartphone).
– scanner une signature manuscrite, puis l’apposer sur un document.
Ce procédé peut être utilisé dans des processus internes à une entreprise, notamment pour la signature de documents dont la portée est purement déclarative.
⇒ Dans le cadre de votre activité, l’utilisation de ce procédé est fortement déconseillée. En effet, ce niveau de signature ne permet pas de garantir l’identité du signataire et l’intégrité du document signé (celui-ci pouvant être facilement modifié).
En cas de litige portant sur la réalisation d’une prestation ou le règlement d’une facture, il est nécessaire de démontrer l’accord du client par un écrit. Un devis ou un bon de commande signés au moyen d’une signature numérique ou scannée devront être accompagnés d’autres documents pour prouver l’accord du client, l’existence du contrat et la portée des engagements (échanges de courriels, facture, etc).
Pour les documents signés par les clients, il est préférable d’adopter une signature électronique d’un niveau de fiabilité supérieur.
- La signature électronique avancée (niveau 2)
Ce type de signature permet de signer grâce à une clé privée accessible uniquement au signataire.
La signature électronique avancée doit :
– être liée au signataire sans ambiguïté
– permettre d’identifier le signataire
– être créée à l’aide de données que le signataire peut, avec un niveau de confiance élevé, utiliser sous son contrôle exclusif
– permettre de détecter toute modification ultérieure du document signé électronique.
Certaines solutions de signature électronique avancée permettent de télécharger sa pièce d’identité sur la plateforme du prestataire. Ce dernier pourra procéder à des contrôles et authentifier le signataire.
A l’issue du processus de signature, un certificat de signature des parties (appelé « fichier de preuve ») est fourni à l’ensemble des signataires. Ce fichier devra être conservé avec le document signé (Pour d’information : la durée de conservation des documents d’entreprise).
Exemples de techniques adoptées par les solutions de signature électronique avancée :
– La signature est effectuée avec confirmation par code reçu via un SMS sur un numéro de téléphone enregistré et lié à l’identité du signataire,
– La signature est effectuée après vérification de l’identité du signataire via l’envoi préalable ou le téléchargement d’une copie de sa pièce d’identité sur la plateforme de signature.
⇒ Dans le cadre de votre activité, il s’agit du niveau minimum requis pour la signature électronique de vos documents contractuels.
- La signature électronique avancée reposant sur un certificat de signature électronique qualifié (niveau 3)
Ce type de signature permet d’authentifier le signataire par un processus spécifique, distinct de la signature avancée (niveau 2).
Ce procédé repose sur la signature électronique avancée avec l’utilisation d’un certificat de signature électronique qualifié répondant aux exigences du règlement eIDAS.
Le certificat de signature électronique qualifié est délivré par le prestataire de service de confiance.
Pour établir ce certificat, le prestataire procède à la vérification de l’identité du signataire, soit en physique avec un agent qualifié, comme un agent de La Poste, ou bien via l’utilisation d’un service de vérification d’identité à distance certifié.
Exemples de techniques adoptées par les solutions de signature électronique de niveau 3 :
– la signature est effectuée via l’utilisation d’un logiciel exigeant la présentation d’un certificat qualifié préalablement délivré au signataire lors d’un face-à-face physique,
– La signature est effectuée avec la confirmation par code SMS reçu sur un numéro de téléphone ou une application mobile enregistré et lié au signataire à l’occasion d’un face-à-face physique ou d’une vérification d’identité à distance couplé à l’utilisation d’un certificat qualifié de signature électronique.
⇒ Dans le cadre de votre activité, ce niveau de signature est vivement recommandé afin de garantir l’intégrité du document et l’identification du signataire. Il s’agit du niveau à privilégier pour la signature des documents contractuels tels que le contrat de vente d’un véhicule.
- La signature électronique qualifiée (niveau 4)
C’est le seul niveau de signature ayant la même valeur juridique que la signature manuscrite. Il s’agit du niveau de sécurité le plus élevé qui garantit l’intégrité du document signé.
Pour utiliser la signature électronique qualifiée, il est nécessaire de réunir les conditions suivantes :
– Acquérir un certificat électronique qualifié auprès d’une autorité de certification reconnue ou un prestataire de service de confiance qualifié. Le certificat permet d’attester l’identité du signataire.
– Disposer d’un Dispositif de Création de Signature Qualifié (QSCD), tel qu’une carte à puce ou un token USB, ou via une solution logicielle sécurisée. Ce dispositif certifiés par l’ANSSI est délivré uniquement à une personne physique. Une entreprise ne peut signer qu’au travers d’un représentant, une personne physique, dûment habilitée.
La signature électronique qualifiée est souvent requise dans des contextes réglementés, comme la signature d’actes notariés (notaires, commissaires de justice).
Par exemple, pour les formalités réalisées via le guichet unique formalites.entreprises.gouv.fr (changement de situation, de dépôt des comptes annuels ou de cessation d’activité), l’utilisation d’une signature électronique qualifiée est nécessaire. Le service d’authentification gratuit, FranceConnect+ permet de bénéficier du niveau de signature requis pour effectuer ces formalités.
⇒ La signature électronique qualifiée est assez coûteuse et lourde à mettre en œuvre. Il est réservé pour la signature des documents les plus sensibles ou lorsque le procédé est exigé par la loi.
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♦ Pour choisir le niveau de signature le mieux adapté à votre activité, il est essentiel d’analyser les risques, évaluer la probabilité de survenance d’un litige, de sa gravité et ses conséquences. N’hésitez pas à consulter les différents prestataires de service pour comparer les offres, leur faire part de vos attentes et pour solliciter une démonstration ou une formule d’essai.
♦ Si vous disposez d’un logiciel interne qui comprend une solution de signature électronique, n’hésitez pas à contacter l’éditeur afin qu’il puisse vous renseigner sur le niveau de signature électronique utilisé. Privilégiez a minima (selon la nature du contrat) le niveau de signature électronique avancée et conservez précieusement le fichier de preuve de chaque document signé. |
L’utilisation de la signature électronique dans le cadre du SIV
Dans le cadre des réunions bimensuelles de l’ANTS auxquelles participe la FNA, la question relative à l’utilisation de la signature électronique pour les démarches d’immatriculation a été abordée.
Pour être acceptée, la signature doit avoir été émise via un procédé sécurisé : seule la signature électronique qualifiée (niveau 4) bénéficie de la même valeur que la signature manuscrite.
La signature électronique avancée reposant sur un certificat de signature électronique qualifié (niveau 3) permet de s’assurer de l’identité du signataire.
Dès lors que vous passez par un prestataire de service de confiance, la signature électronique des documents CERFA est reconnue par l’ANTS.
Néanmoins, il vous faudra a minima la signature électronique de niveau 3 qui permet de s’assurer de l’identité du signataire.
L’ANTS ne répond pas de manière ferme mais elle laisse le choix entre le niveau 4 (signature qualifiée) et le niveau 3 (signature avancée reposant sur un certificat de signature qualifié).
Il existe une réserve concernant le cachet d’entreprise. En effet, pour certains CERFA, la signature et le cachet de l’entreprise sont demandés.
Il a été noté que certains professionnels n’ont pas de cachet et que le cachet n’est pas une obligation légale. Cependant, l’article R.123-237 du code de commerce prévoit les mentions obligatoires sur les documents professionnels et signés par l’entreprise ou en son nom (notamment le n° SIREN, la mention RCS suivie de la ville où se trouve le greffe où l’entreprise est immatriculée, le lieu du siège social). Le cachet est un moyen de satisfaire simplement à ces mentions obligatoires.
Les agents de l’ANTS ont informé lors de la réunion qu’une communication sera faite aux préfectures et aux CERT sur ce point. Une modification des CERFA sera étudiée.
Conséquences de l’utilisation de la signature électronique
La signature électronique facilite la conclusion des contrats à distance. En tant que professionnel, cela suppose d’appliquer la règlementation relative aux contrats à distance, à savoir une obligation d’information précontractuelle renforcée et l’application du droit de rétractation.
De ce fait, le client (consommateur) dispose d’un délai de quatorze jours pour exercer son droit de rétractation du contrat conclu à distance (faculté d’annuler le contrat sans avoir à motiver sa décision).
Pour un contrat de prestation de service (ex : le devis de réparation), le délai court à compter de la signature du contrat.
Pour le réparateur qui envisage de faire signer un devis par voie électronique, il est recommandé :
1) transmettre au client le devis ainsi que les conditions générales contenant les informations précontractuelles obligatoires, notamment les informations liées à l’exercice du droit de rétractation ;
2) insérer une clause dans le devis, de manière apparente et répondant aux dispositions de l’article L. 221-25 du Code de la consommation.
La clause pourra prendre la forme d’une case à cocher par le client ou d’une déclaration insérée à proximité de la signature :
« Je demande que l’exécution du devis commence avant la fin du délai de rétractation.
A cet effet, je reconnais et accepte expressément qu’après l’exécution totale de la prestation, je ne disposerai plus du droit de rétractation ».
Pour un contrat de vente, le délai de rétractation court à compter de la réception du bien.
Pour plus d’informations sur le droit de rétractation, nous vous conseillons de consulter nos notes :
– L’exercice du droit de rétractation en cas de vente à distance d’un véhicule
